Använd denna checklista som en snabbguide innan du bjuder in ditt team. Den täcker de viktigaste installationspunkterna för att säkerställa att inget förbises innan du går live.
1. Mappstruktur och dokument
- Mappstruktur skapad och speglar projektdiscipliner och avtal
- Mappar försedda med ett numrerings- eller klassificeringssystem som prefix
- Mapphierarki begränsad till två eller tre nivåer
- Fil- och dokumentnamngivningskonventioner definierade och dokumenterade
- Versionshistorik spårad på en permanent plats per dokument
- Dalux Sync installerat för massuppladdning av filer och mappsynkronisering från skrivbordet (Läs mer: Dalux Sync)
2. Användargrupper och användarrättigheter
- Användargrupper skapade för alla projektroller och kontraktspaket
- Numrering eller klassificeringssystem tillämpat på gruppnamn, i enlighet med mappstrukturens prefix
- Mappbehörigheter tilldelade per användargrupp: rättigheter att ladda upp, läsa och redigera bekräftade
- Användarrättigheter granskade i alla mappar
4. Kommentarer och kommunikationskanaler
- Kommentarer är aktiverade
- Användargrupper med åtkomst till kommentarer granskade: bekräftat att rätt grupper ingår innan teamet börjar arbeta
Med mappstruktur, användargrupper, filområden och kommunikationskanaler på plats är projektets tekniska grund klar. Det sista steget är att se till att ditt team är redo att använda det.
5. Gör din organisation redo
- Plan för användarintroduktion definierad
- Introduktions- eller utbildningssession schemalagd innan driftsättning
- Den person som ska vara första kontaktpunkten för intern support har identifierats.
- Fastnålat meddelande förberett med projektstruktur, viktiga arbetsflöden och kontaktuppgifter (Läs mer: How to set up project settings)
- Dokumenterad projektuppsättning: mappstruktur, användargrupper, filområden och kommunikationskanaler registrerade för framtida administratörer
6. Gå live
- Alla checklistpunkter ovan slutförda
- Intern granskning av inställningarna slutförd
- Användare bjuds endast in efter att inställningen är slutförd
En bra konfiguration i det här skedet behöver inte vara perfekt. Den behöver vara användbar, överenskommen och konsekvent. Börja med grunderna, få ditt team att arbeta och skala upp i takt med att projektet växer. Arbetsflöden kommer att förfinas, mallar justeras och åtkomst uppdateras i takt med att projektet utvecklas. Checklistan ovan ger dig just grunden för att göra det med självförtroende.
Behöver du support?
Om du är osäker på någon del av inställningen, involvera din Customer Success Manager före driftsättning. Detta är särskilt användbart när du mappar komplexa projektstrukturer till Dalux, validerar logiken i arbetsflöden eller säkerställer att inställningen skalar över flera kontrakt och faser. De kan också hjälpa dig att definiera mål, framgångsfaktorer, nästa steg och tidsramar.
För vidare läsning om varje inställningsområde, se artiklarna Kom igång nu i det här avsnittet eller besök Box-underkategorin i HelpCenter.