Skorzystaj z tej listy kontrolnej jako szybkiego przewodnika przed zaproszeniem swojego zespołu. Obejmuje ona główne kwestie konfiguracji, aby upewnić się, że nic nie zostanie pominięte przed uruchomieniem.
1. Struktura folderów i dokumenty
- Struktura folderów utworzona i odzwierciedla dziedziny projektu oraz umowy
- Foldery oznaczone prefiksem systemu numeracji lub klasyfikacji
- Hierarchia folderów ograniczona do dwóch lub trzech poziomów
- Zdefiniowano i udokumentowano konwencje nazewnictwa plików i dokumentów
- Historia wersji śledzona w jednej stałej lokalizacji dla każdego dokumentu
- Zainstalowano Dalux Sync do masowego przesyłania plików i synchronizacji folderów z pulpitu (Czytaj więcej: Dalux Sync)
2. Grupy użytkowników i uprawnienia
- Grupy użytkowników utworzone dla wszystkich ról projektowych i pakietów umownych
- System numeracji lub klasyfikacji zastosowany do nazw grup, zgodny z prefiksami struktury folderów
- Uprawnienia folderów przypisane według grup użytkownika: potwierdzone prawa do przesyłania, odczytu i edycji
- Uprawnienia użytkownika przejrzane we wszystkich folderach
4. Komentarze i kanały komunikacji
- Komentarze są aktywowane
- Przegląd grup użytkowników mających dostęp do komentarzy: potwierdzono, że odpowiednie grupy są uwzględnione przed rozpoczęciem pracy przez zespół
Gdy struktura folderów, grupy użytkowników, obszary plików i kanały komunikacji są już przygotowane, techniczne podstawy projektu są gotowe. Ostatnim krokiem jest upewnienie się, że zespół jest gotowy do korzystania z niego.
5. Przygotowanie organizacji
- Plan wdrożenia użytkowników został określony
- Zaplanowana sesja wprowadzająca lub szkoleniowa przed uruchomieniem
- Zidentyfikowano osobę, która będzie pierwszym kontaktem do wsparcia wewnętrznego.
- Przygotowano przypięte ogłoszenie ze strukturą projektu, kluczowymi przepływami pracy i danymi kontaktowymi (Czytaj więcej: Jak skonfigurować ustawienia projektu)
- Udokumentowano konfigurację projektu: struktura folderów, grupy użytkowników, obszary plików oraz kanały komunikacji zapisane dla przyszłych administratorów
6. Uruchomienie
- Wszystkie powyższe elementy listy kontrolnej zostały ukończone
- Wewnętrzny przegląd konfiguracji zakończony
- Użytkownicy zapraszani dopiero po zakończeniu konfiguracji
Dobra konfiguracja na tym etapie nie musi być idealna. Musi być użyteczna, uzgodniona i spójna. Zacznij od podstaw, zaangażuj swój zespół i skaluj rozwiązanie wraz ze wzrostem projektu. Przepływy pracy będą dopracowywane, szablony dostosowywane, a dostęp aktualizowany wraz z rozwojem projektu. Powyższa lista kontrolna daje Ci właśnie fundament, aby zrobić to pewnie.
Potrzebujesz pomocy?
Jeśli nie masz pewności co do jakiejkolwiek części konfiguracji, zaangażuj swojego Customer Success Managera przed uruchomieniem. Jest to szczególnie przydatne przy mapowaniu złożonych struktur projektowych do Dalux, weryfikacji logiki przepływu pracy lub zapewnieniu, że konfiguracja skaluje się w wielu umowach i fazach. Mogą również pomóc Ci w definiowaniu celów, czynników sukcesu, kolejnych kroków i ram czasowych.
Aby dowiedzieć się więcej o każdym obszarze konfiguracji, zajrzyj do artykułów Wprowadzenie w tej sekcji lub odwiedź podkategorię Box w HelpCenter.