Sikkerhet på byggeplassen med regelmessige HMS-møter

Introduksjon

Som HMS-leder er det ikke enkelt å koordinere pågående, farlig arbeid med entreprenører, byggeledelsen og noen ganger eksterne parter. HMS-møter kan raskt utvikle seg til at entreprenører bare rapporterer om kommende arbeid uten å oppnå et tydelig resultat. Med Dalux kan du holde regelmessige HMS-møter der hvert punkt har en ansvarlig part, og møtereferatene håndteres for deg.

Utfordringen

En byggeplass med mye pågående arbeid, inkludert farlig arbeid, trenger reell koordinering mellom entreprenører, byggeledelse, HMS og noen ganger eksterne parter. Et HMS-møte som bare rapporterer om kommende arbeid, er mindre effektivt. Det bør koordinere arbeidet til ulike fag og spesifisere hvor de skal arbeide.

Når så mange interessenter er til stede i rommet, er det lett for et møte å avsluttes uten at noen er klare over hvem som er ansvarlig for hva etterpå. Notater tatt for hånd eller i et separat dokument når sjelden frem til alle som trenger dem, og åpne punkter fra ett møte er lette å miste før det neste.

Slik løser Dalux det

Du gjennomfører HMS-møtene ut fra en gjenbrukbar mal, slik at agendaen er konsekvent hver gang. Dalux registrerer deltakelse og sender e-postinvitasjoner automatisk. Hvert møtepunkt kan kobles direkte til resten av prosjektinformasjonen, for eksempel HMS-avvik, dokumenter eller tegninger.

Alle punkter som fortsatt er åpne når møtet avsluttes, overføres automatisk til det neste møtet i serien.

Resultatet

Med møter i Dalux får du:

• Konsekvente maler: Gjenbruk den samme malen for hvert HMS-møte, og overfør åpne møtepunkt
• Automatiser møtereferater og invitasjoner: Invitasjoner og referater håndteres automatisk, slik at du bruker mindre tid på formaliteter og mer tid på effektive møter
• Sammenkoblet med Dalux: Hvert møtepunkt kobles til oppgaver, dokumenter og tegninger i prosjektet

Sett opp en HMS-mal for møter som er laget for prosjektet ditt

Først lager du en møtemal med en agenda som består av kategorier og punkter tilpasset prosjektets behov. Du kan for eksempel navngi møtekategoriene dine slik at de samsvarer med prosjektets HMS-kategorier, og inkludere andre møtekategorier som ikke er dekket i verneprotokollen.

Når malen er satt opp, håndterer Dalux invitasjonsprosessen og sender hver deltaker en e-post med møtedetaljene. Møteinvitasjonene inkluderer også en kalenderinvitasjon som deltakerne enkelt kan legge til i sin egen kalender.

Du kan forberede møtet ved å legge til punkter på forhånd. Du kan for eksempel markere kommende arbeid som trenger koordinering.

Når møtet begynner, kan du markere hver deltaker som til stede eller fraværende og ta notater direkte på hvert agendapunkt. Hvis et tema krever oppfølging, kan du opprette en ny oppgave fra punktet. Du kan også koble til eksisterende oppgaver hvis et pågående HMS-avvik tas opp i møtet.

Du kan også kommentere en tegning for å vise nøyaktig hvor arbeidet foregår, og legge den ved punktet som et bilde. Hvert punkt kan tildeles en ansvarlig part og en prioritet, slik at det er tydelig hvem som har ansvar for hva når møtet er avsluttet.

Når du avslutter møtet, genereres møtereferatet automatisk og sendes på e-post til alle på deltakerlisten, enten de var til stede eller ikke. Alle punkter som står åpne, overføres automatisk til det neste møtet i serien, opprettet som oppfølging, slik at hele historikken for møteserien forblir lagret på ett sted. 

Fra møtenotater til dokumentert handling

Et regelmessig HMS-møte i Dalux forblir koblet til resten av prosjektet ditt. Møtepunkter har prioritet og kan kobles til nye eller eksisterende oppgaver samt prosjektdokumenter og tegninger.

Møteinvitasjoner og referater håndteres for deg, slik at du kan bruke møtetiden til å koordinere arbeid og løse problemer etter hvert som de oppstår. Siden alt lagres i Dalux Field, trenger du ikke å lagre møtereferatene i separate Dalux Box-mapper for hver underentreprenør.

Med møter i Dalux får du:

• Konsekvente maler: Gjenbruk den samme malen for hvert HMS-møte, og overfør åpne møtepunkt
• Automatiser møtereferater og invitasjoner: Invitasjoner og referater håndteres automatisk, slik at du bruker mindre tid på formaliteter og mer tid på effektive møter
• Sammenkoblet med Dalux: Hvert møtepunkt kobles til oppgaver, dokumenter og tegninger i prosjektet