Tehnične informacije
Funkcija sestankov je na voljo tako v Field kot v Box in se tako lahko uporablja v obeh modulih. Če imate v projektu tako Field kot Box, bodo sestanki dosegljivi v obeh modulih.
Če na projektu nimate Dalux Field, boste potrebovali za uporabo sestankov Dalux Box Pro.
Funkcija Sestankov omogoča enostavno in učinkovito načrtovanje sestankov z drugimi udeleženci v projektu. Z uporabo te funkcije lahko organizirate sestanke, dodate elemente sestanka in ustvarite nadaljnje sestanke.
V tem članku preučimo, kako ustvarjati predloge sestankov in kako nastaviti sestanke.
Aktiviranje funkcije Sestankov
Sestanki so na voljo bodisi v modulu Box ali pa v modulu Field.
Če želite aktivirati funkcijo, pojdite na
Nastavitve
Box ali
Field
Dodaj funkcije
'Sestanki'
Aktiviraj.
Kdo lahko ustvari Sestanke?
Uporabniške pravice
Da bi lahko ustvarjali in nastavljali sestanke, morate biti skrbnik projekta, skrbnik terena ali pa vodja načrtovanja projektov (lahko ustvarjate samo predloge). Prilagojenim uporabniškim skupinam se lahko dovoli urejanje sestankov in ustvarjanje nadaljnjih sestankov.
Dovoljenja za 'Pogled' ali 'Uredite/ustvarite spremljanja' za specifične sestanke nadzorujejo uporabniške skupine. Če želite nastaviti dovoljenja, pojdite na:
Nastavitve
Uporabniki
Pomaknite se na 'Skupine po meri'
Odprite skupino
Dodaj.
Kako ustvariti predlogo sestanka
S predlogami sestankov je možno dnevni red večkrat ponovno uporabiti pri več vrstah sestankov. Predloge lahko ustvari skrbnik projekta v nastavitvah Field/Box.
Če želite ustvariti predlogo, pojdite na
Nastavitve
Box ali
Field
'Predloge sestankov'
Dodaj:
Izberete lahko, če želite ustvariti novo predlogo ali pa jo kopirati iz obstoječega projekta. To bo odprlo novo okno, kjer lahko poimenujete predlogo, ji podate opis in nastavite dnevni red:
Dnevni red obsega kategorije in predmete sestanka. Predmeti sestanka bodo samodejno oštevilčeni in jim bo mogoče dodeliti vrsto:
- Brez
- Odobritev
- Odločitev
- Informacija
- Akcijska točka
in izbrati prioriteto:
- Brez
- Nizka: !
- Srednja: !!
- Visoka: !!!
Ustvari Sestanke
Pri nastavitvi sestanka lahko ustvarite sestanek od začetka ali pa iz obstoječe predloge.
Ustvari novo
Če želite ustvariti nov sestanek, pojdite na:
Field
Sestanki
Novo
'Ustvari nov sestanek'.
To bo odprlo prazen osnutek sestanka brez dnevnega reda ali opisa. Tukaj lahko tudi opremite sestanek s podatkom o kraju, datumom itd.
Ustvarjanje novega sestanka iz predloge
Ustvarjanje sestanka iz predloge omogoča hitrejše ustvarjanje in hkrati omogoča standardizacijo dnevnega reda.
Če želite ustvariti sestanek iz predloge, pojdite na:
Sestanki
Novo
'Ustvari nov sestanek iz predloge'
Izberite predlogo ter začnite izpolnjevati informacije o sestanku:
Prilagoditev sestanka
Pri ustvarjanju sestanka imate več možnosti za prilagoditev, ne glede na to, ali je bil ustvarjen od začetka ali iz predloge.
Prilagodite lahko:
Informacije o sestanku
- Ustvarite naslov za svoj sestanek, nastavite datum, čas ter trajanje. Lahko izberete tudi lokacijo in dodate opis.
Udeleženci
- Izberite, kdo naj sodeluje. Udeleženci bodo imeli dostop samo do serij sestankov tiste vrste, na katere so bili povabljeni.
Dnevni red
- Opišite različne kategorije sestankov. Znotraj vsake kategorije sestanka lahko dodate predmete sestanka.
Nasveti in triki
Naslov srečanja se lahko spremeni, če je še vedno v stanju dnevnega reda/osnutka in še ni bil poslan udeležencem.
Srečanja ni mogoče preimenovati v ime, ki je že v uporabi.
Elementi sestanka
Predmeti sestanka opisujejo različne zadeve v vsaki kategoriji, ki jih je treba obravnavati na sestanku. Pri ustvarjanju predmetov sestanka lahko uredite:
- Naslov
- Odgovorna oseba
- Prioriteta zadeve
- Rok za posamezni predmet
- Vrsta predmeta
- Opis predmeta
Različne vrste, ki jih lahko izberete, so:
- Brez
- Odobritev
- Odločitev
- Informacija
- Akcijska točka
Zaključek nastavitev
Ko so informacije o sestanku izpolnjene, lahko povabite udeležence:
Zdaj ste pripravljeni, da sestanek začnete.
Nasveti in triki
Če še niste pripravljeni povabiti udeležencev, shranite srečanje kot osnutek, s klikom na dnu okna
'Shrani osnutek'.
Izvajanje sestankov
Preberite več
Za več informacij o izvajanju sestankov si lahko preberete članek: Kako uporabljati Sestanke.