Kako uporabljati Sestanke

Funkcija Sestanki omogoča enostavno in učinkovito načrtovanje sestankov z drugimi udeleženci v projektu. S to funkcijo lahko načrtujete sestanke, dodajate materiale in nastavite nadaljnje sestanke.

V tem članku bomo pokazali, kako uporabljati funkcijo Sestanki za izvedbo sestankov.

Kdo lahko ustvarja sestanke?

Ko se sestanek začne

Sestanke lahko izvajate, če ste del uporabniške skupine, ki ima dovoljenje za urejanje sestankov in ustvarjanje nadaljnjih sestankov. Ko ste začeli sestanek, nastavite prisotnost udeležencev:

Nato zapišite svoje opombe s sestanka (1) za različne predmete sestanka:

Nastavite stanje predmetov sestanka (2):

• Stanje 'Odprto' bo preneslo predmet na naslednji nadaljnji sestanek.
• Stanje 'Zaprto' ne bo preneslo predmeta na naslednji sestanek.

Povezovanje elementov sestanka z opravili/komentarji

Točke sestanka lahko med sestankom povežete z nalogami in komentarji (novimi ali obstoječimi). Da to storite:

Kliknite na desni strani točke sestanka Izberite med novim opravilom, novim komentarjem, obstoječim opravilom, ali obstoječim komentarjem Izberite vrsto predloge ali obstoječo registracijo.

Lahko pa to storite, ko urejate točko sestanka:

Dodaj priloge k elementom sestanka

Točkam sestanka lahko dodate priloge, da udeležencem sestanka olajšate iskanje ustreznih dokumentov in datotek, ki so omenjene med točko sestanka. Za dodajanje priloge:

Kliknite na desni strani točke sestanka Izberite vrsto priloge, ki jo želite dodati k predmetu:

Sestanki za nadaljnje delo

Ko je sestanek končan, in kliknete 'Končaj sestanek', lahko ustvarite nadaljnji sestanek.

Za to kliknite Ustvari nadaljevanje.

Odprte točke sestanka, udeleženci, priloge na točkah sestanka, opis in vsa definirana polja bodo preneseni.

Še vedno boste imeli možnost, da uredite informacije o sestanku, udeležence in dnevni red, kot da bi šlo za nov sestanek.

Nadaljnji sestanek lahko ustvarite tudi iz pogleda seznama. Pojdi na

Field Sestanki Ustvari 'Nadaljevanje'.

Povzetek sestanka

Ko skrbnik/projektni administrator odloči končati sestanek, bo povezava do povzetka poslana udeležencem po e-pošti:

Pregled sestankov

Lahko dobite pregled vseh sestankov, vsebine in povezanih prikazov seznama iz stranskega menija. V stranskem meniju za sestanke so pet kategorij prikazov seznama:

• Vsi sestanki
• Vsi elementi sestanka
• Moje točke sestanka
• Zamujene točke sestanka
• Specifične mape sestankov (ena za vsako vrsto sestanka)

Vsi sestanki

Prikaz Vsi sestanki prikazuje pregled vseh sestankov vseh vrst v projektu. Iz pogleda lahko vidite različne vrste sestankov in informacije o:

• Številka sestanka in naslov
• Datum, začetek in čas konca
• Lokacija
• Stanje
• Število kategorij in točk sestanka
• Število udeležencev

Vsi elementi sestanka

V prikaz vseh točk sestanka so prikazani elementi vseh sestankov. Od tukaj lahko vidite, kateremu sestanku pripada in stanje sestanka. Pri točkah sestanka lahko vidite naslednje:

• Naslov točke sestanka
• Odgovorna oseba
• Vrsta in prioriteta
• Rok
• Stanje točke sestanka
• Ali je povezan z opravilom ali komentarjem in prilogami

Moje točke sestanka

V prikazu v obliki seznama Mojih točk sestanka lahko vidite vse točke sestanka, za katere ste vi (ali vsi) odgovorni, ter vse informacije o točkah sestanka.

Zamujene točke sestanka

Zamujene točke sestanka bodo prikazale vse zamujene točke sestanka v projektu.

Specifične mape sestankov

Vsaka specifična mapa sestanka bo prikazovala enake informacije kot prikaz vseh sestankov, vendar samo za ta določen sestanek.

Prikaz koledarja za sestanke

Prikaz koledarja vam omogoča, da vidite vse sestanke na koledarju. Možno je tudi ustvariti sestanke iz prikaza koledarja (sestanki ustvarjeni iz prikaza koledarja kot osnutek brez časa začetka in konca se ne bodo prikazali na koledarju).

Preklopite na prikaz koledarja s klikom na ikono.

Brisanje sestanka

Če izbrišete načrtovan sestanek, bodo vsi načrtovani udeleženci sestanka prejeli e-poštno obvestilo o preklicu. Preklicna e-pošta bo vsebovala tudi posodobljeno datoteko koledarja, da lahko prekinete sestanek v svojem koledarju.