Inleiding
Als veiligheidsmanager is het niet eenvoudig om lopend, gevaarlijk werk te coördineren met aannemers, bouwmanagement en soms externe partijen. Veiligheidsvergaderingen kunnen snel ontaarden in het simpelweg rapporteren door aannemers over aanstaand werk, zonder een duidelijk resultaat te bereiken. Met Dalux kunt u terugkerende veiligheidsvergaderingen houden waarbij elk item een verantwoordelijke heeft en de vergaderverslagen voor u worden bijgehouden.
De uitdaging
Een bouwplaats met veel lopende werkzaamheden, waaronder gevaarlijke, heeft echte coördinatie nodig tussen aannemers, bouwmanagement, veiligheid en soms externe partijen. Een veiligheidsvergadering die alleen rapporteert over aanstaand werk is minder effectief. De vergadering moet het werk van verschillende disciplines coördineren en aangeven waar zij zullen werken.
Met zoveel belanghebbenden in de ruimte is het gemakkelijk voor een vergadering om te eindigen zonder dat iemand duidelijk weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Handgeschreven notities of notities in een afzonderlijk document bereiken zelden iedereen die ze nodig heeft, en openstaande punten uit de ene vergadering raken gemakkelijk verloren voordat de volgende begint.
Hoe Dalux het oplost
U houdt uw veiligheidsvergaderingen vanuit een herbruikbaar sjabloon, zodat de agenda elke keer consistent is. Dalux houdt de aanwezigheid bij en stuurt automatisch e-mailuitnodigingen. Elk vergaderitem kan rechtstreeks worden verbonden met de rest van de projectinformatie, zoals veiligheidsissues, documenten of tekeningen.
Elk item dat aan het einde van de vergadering nog openstaat, wordt automatisch overgenomen naar de volgende vergadering in de reeks.
Het resultaat
Met vergaderingen in Dalux krijgt u:
- Consistente sjablonen: Gebruik hetzelfde sjabloon opnieuw voor elke veiligheidsvergadering en neem openstaande vergaderitems mee
- Vergaderverslagen en uitnodigingen automatiseren: Uitnodigingen en verslagen worden automatisch afgehandeld, zodat u minder tijd aan formaliteiten en meer tijd aan effectieve vergaderingen besteedt
- Verbonden met Dalux: Elk vergaderitem is verbonden met taken, documenten en tekeningen in het project
Stel een veiligheidsvergaderingssjabloon in dat voor uw project is gemaakt
Maak eerst een vergadersjabloon met een agenda die bestaat uit categorieën en items die zijn afgestemd op de behoeften van uw project. U kunt bijvoorbeeld uw vergadercategorieën zo noemen dat ze overeenkomen met de veiligheidscategorieën van uw project, en andere vergadercategorieën opnemen die niet in de veiligheidsinspectie aan bod komen.
Zodra het sjabloon is ingesteld, handelt Dalux het uitnodigingsproces af en stuurt het elke deelnemer een e-mail met de details van de vergadering. De uitnodigingen voor de vergadering bevatten ook een agenda-uitnodiging die deelnemers eenvoudig aan hun eigen agenda kunnen toevoegen.
U kunt u op de vergadering voorbereiden door vooraf items toe te voegen. U kunt bijvoorbeeld aanstaand werk markeren waarvoor coördinatie nodig is.
Wanneer de vergadering begint, kunt u elke deelnemer als aanwezig of afwezig markeren en rechtstreeks bij elk agendapunt notities maken. Als een onderwerp opvolging vereist, kunt u vanuit het item een nieuwe taak aanmaken. U kunt ook bestaande taken koppelen als tijdens de vergadering een lopend veiligheidsissue wordt besproken.
U kunt ook een tekening annoteren om precies te laten zien waar het werk plaatsvindt en deze als afbeelding aan het item toevoegen. Aan elk item kan een verantwoordelijke en een prioriteit worden toegewezen, zodat na afloop van de vergadering duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wanneer u de vergadering beëindigt, wordt het vergaderverslag automatisch gegenereerd en per e-mail verzonden naar iedereen op de aanwezigheidslijst, ongeacht of zij aanwezig waren. Elk item dat open blijft, wordt automatisch overgenomen naar de volgende vergadering in de reeks, aangemaakt als opvolging, zodat de volledige geschiedenis van de vergaderreeks op één plek opgeslagen blijft.
Van vergadernotities naar gedocumenteerde actie
Een terugkerende veiligheidsvergadering in Dalux blijft verbonden met de rest van uw project. Vergaderitems hebben een prioriteit en kunnen worden gekoppeld aan nieuwe of bestaande taken en projectdocumenten en -tekeningen.
Vergaderuitnodigingen en verslagen worden voor u afgehandeld, zodat u uw vergadertijd kunt gebruiken om werk te coördineren en problemen op te lossen zodra deze zich voordoen. Omdat alles is opgeslagen in Dalux Field, hoeft u de vergaderverslagen niet op te slaan in afzonderlijke Dalux Box-mappen voor elke onderaannemer.
Met vergaderingen in Dalux krijgt u:
- Consistente sjablonen: Gebruik hetzelfde sjabloon opnieuw voor elke veiligheidsvergadering en neem openstaande vergaderitems mee
- Vergaderverslagen en uitnodigingen automatiseren: Uitnodigingen en verslagen worden automatisch afgehandeld, zodat u minder tijd aan formaliteiten en meer tijd aan effectieve vergaderingen besteedt
- Verbonden met Dalux: Elk vergaderitem is verbonden met taken, documenten en tekeningen in het project
Lees verder
Als u meer wilt weten over de uitgelichte functies, lees dan deze artikelen: