Gebruik deze checklist als snelle gids voordat je je team uitnodigt. Dit behandelt de belangrijkste instellingspunten om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien voordat je live gaat.
1. Mappenstructuur en documenten
- Mappenstructuur aangemaakt en weerspiegelt projectdisciplines en contracten
- Mappen met een nummerings- of classificatiesysteem als voorvoegsel
- Maphiërarchie beperkt tot twee of drie bouwlagen
- Naamgevingsconventies voor bestanden en documenten gedefinieerd en gedocumenteerd
- Versiegeschiedenis bijgehouden op één permanente locatie per document
- Dalux Sync geïnstalleerd voor bulkbestandupload en synchronisatie van mappen vanaf de desktop (Lees verder: Dalux Sync)
2. Gebruikersgroepen en gebruikersrechten
- Gebruikersgroepen aangemaakt voor alle projectfuncties en contractpakketten
- Nummerings- of classificatiesysteem toegepast op groepsnamen, overeenkomstig de voorvoegsels van de mappenstructuur
- Maprechten toegewezen per gebruikersgroep: upload-, lees- en bewerkingsrechten bevestigd
- Gebruikersrechten beoordeeld over alle mappen
4. Opmerkingen en communicatiestructuren
- Opmerkingen zijn geactiveerd
- Gebruikersgroepen met toegang tot opmerkingen beoordeeld: bevestigd dat de juiste groepen zijn opgenomen voordat het team begint te werken
Met mappenstructuur, gebruikersgroepen, bestandsgebieden en communicatiestructuren op hun plaats is de technische basis van uw project afgerond. De laatste stap is ervoor te zorgen dat uw team klaar is om het te gebruiken.
5. Je organisatie klaarstomen
- Inwerkplan voor gebruikers gedefinieerd
- Introductie- of trainingssessie gepland voordat je live gaat
- De persoon die het eerste contactpunt voor interne ondersteuning wordt, is geïdentificeerd.
- Vastgezette aankondiging voorbereid met projectstructuur, belangrijkste workflows en contactgegevens (Lees verder: How to set up project settings)
- Projectinstelling gedocumenteerd: mappenstructuur, gebruikersgroepen, bestandsgebieden en communicatiestructuren vastgelegd voor toekomstige beheerders
6. Live gaan
- Alle bovenstaande checklistitems afgerond
- Interne beoordeling van de inrichting afgerond
- Gebruikers alleen uitgenodigd nadat de inrichting is afgerond
Een goede inrichting hoeft in dit stadium niet perfect te zijn. Ze moet bruikbaar, overeengekomen en consistent zijn. Begin met de basis, zorg dat uw team aan het werk gaat en schaal op naarmate het project groeit. Workflows worden verfijnd, sjablonen aangepast en toegang bijgewerkt naarmate het project evolueert. De checklist hierboven geeft u precies de basis om dat met vertrouwen te doen.
Hulp zoeken?
Als u twijfelt over een deel van de inrichting, betrek dan uw Customer Success Manager vóór livegang. Dit is vooral nuttig wanneer u complexe projectstructuren in Dalux in kaart brengt, de workflowlogica valideert of ervoor zorgt dat de inrichting schaalt over meerdere contracten en fasen. Zij kunnen u ook helpen met het definiëren van doelen, succesfactoren, vervolgstappen en tijdschema's.
Voor verdere informatie over elk inrichtingsgebied verwijst u naar de artikelen 'Aan de slag' in deze sectie of bezoekt u de Box-subcategorie in HelpCenter.