Utilisez cette formulaire comme guide rapide avant d’inviter votre équipe. Elle couvre les principaux points de configuration afin de s’assurer que rien n’est oublié avant la mise en production.
1. Structure de dossiers et documents
- La structure de dossiers est créée et reflète les disciplines et les contrats du projet
- Dossiers préfixés par un système de numérotation ou de classification
- Hiérarchie des dossiers limitée à deux ou trois niveaux
- Conventions de nommage des fichiers et des documents définies et documentées
- Historique des versions suivi dans un seul emplacement permanent par document
- Dalux Sync installé pour les téléchargements de fichiers en masse et la synchronisation des dossiers depuis le bureau (En savoir plus : Dalux Sync)
2. Groupes d'utilisateurs et autorisations
- Groupes d'utilisateurs créés pour tous les rôles du projet et les lots contractuels
- Système de numérotation ou de classification appliqué aux noms des groupes, correspondant aux préfixes de la structure de dossiers
- Autorisations du dossier affectées par groupe d’utilisateur : droits d’ajout, de lecture et de modification confirmés
- Autorisations utilisateur examinées dans tous les dossiers
4. Commentaires et canaux de communication
- Les commentaires sont activés
- Groupes d'utilisateurs ayant accès aux commentaires examinés : confirmation que les bons groupes sont inclus avant que l'équipe ne commence à travailler
Avec la structure de dossiers, les groupes d'utilisateurs, les zones de fichiers et les canaux de communication en place, la base technique de votre projet est terminée. La dernière étape consiste à s'assurer que votre équipe est prête à l'utiliser.
5. Préparation de votre organisation
- Plan d'intégration des utilisateurs défini
- Session d’introduction ou de formation planifiée avant la mise en production
- La personne qui sera le premier point de contact pour l’assistance interne a été identifiée.
- Annonce épinglée préparée avec la structure du projet, les flux de travail clés et les coordonnées (En savoir plus : Comment configurer les réglages du projet)
- Configuration du projet documentée : structure de dossiers, groupes d’utilisateurs, zones de fichiers et canaux de communication consignés pour les administrateurs futurs
6. Mise en production
- Tous les éléments du formulaire ci-dessus complétés
- Révision interne de la configuration finalisée
- Utilisateurs invités seulement une fois la configuration terminée
Une bonne configuration à ce stade n'a pas besoin d'être parfaite. Elle doit être utilisable, approuvée et cohérente. Commencez par les bases, faites travailler votre équipe et passez à l'échelle à mesure que le projet grandit. Les flux de travail seront affinés, les modèles ajustés et les accès mis à jour à mesure que le projet évolue. La liste de contrôle ci-dessus vous donne simplement la base pour le faire en toute confiance.
Besoin d'assistance ?
Si vous n'êtes pas sûr d'une quelconque partie de la configuration, impliquez votre Customer Success Manager avant le lancement. Cela est particulièrement utile lors du mappage de structures de projet complexes dans Dalux, de la validation de la logique des flux de travail ou pour s'assurer que la configuration passe à l'échelle sur plusieurs contrats et phases. Ils peuvent également vous aider à définir les objectifs, les facteurs de réussite, les prochaines étapes et les délais.
Pour aller plus loin sur chaque aire de configuration, consultez les articles Commencer dans cette section ou visitez la sous-catégorie Box dans HelpCenter.