Johdanto
Turvallisuusjohtajana käynnissä olevien vaarallisten töiden koordinointi urakoitsijoiden, rakennusjohdon ja joskus ulkopuolisten tahojen kanssa ei ole helppoa. Turvallisuuskokoukset voivat nopeasti muuttua tilanteiksi, joissa urakoitsijat vain raportoivat tulevista töistä saavuttamatta selkeää lopputulosta. Daluxin avulla voit pitää säännöllisiä turvallisuuskokouksia, joissa jokaisella asiakohdalla on vastuullinen taho ja kokouspöytäkirjoista huolehditaan puolestasi.
Haaste
Työmaalla, jolla on paljon käynnissä olevia töitä, myös vaarallisia, tarvitaan urakoitsijoiden, rakennusjohdon, turvallisuudesta vastaavien ja joskus ulkopuolisten tahojen välistä todellista koordinointia. Turvallisuuskokous, jossa vain raportoidaan tulevista töistä, on tehottomampi. Sen tulisi koordinoida eri suunnittelualojen töitä ja määrittää, missä ne työskentelevät.
Kun huoneessa on näin paljon sidosryhmien edustajia, kokous päättyy helposti niin, ettei kenellekään ole selvää, kuka on vastuullinen mistäkin sen jälkeen. Käsin tai erilliseen asiakirjaan tehdyt muistiinpanot saavuttavat harvoin kaikki niitä tarvitsevat, ja yhden kokouksen avoimet asiat on helppo hukata ennen seuraavaa kokousta.
Näin Dalux ratkaisee asian
Pidät turvallisuuskokoukset uudelleenkäytettävän mallipohjan avulla, joten asialista on joka kerta yhdenmukainen. Dalux seuraa läsnäoloa ja lähettää sähköpostikutsut automaattisesti. Jokainen asiakohta voidaan yhdistää suoraan projektin muihin tietoihin, kuten turvallisuusongelmiin, asiakirjoihin tai piirustuksiin.
Kaikki kokouksen lopussa vielä avoinna olevat asiat siirtyvät automaattisesti seuraavaan kokoukseen sarjassa.
Tulos
Daluxin kokouksilla saat:
- Yhdenmukaiset mallipohjat: Käytä samaa mallipohjaa jokaisessa turvallisuuskokouksessa ja siirrä avoimet kokouksen asiakohdat seuraavaan kokoukseen
- Automatisoi kokouspöytäkirjat ja kutsut: Kutsut ja pöytäkirjat käsitellään automaattisesti, joten käytät vähemmän aikaa muodollisuuksiin ja enemmän aikaa tehokkaisiin kokouksiin
- Yhdistetty Daluxiin: Jokainen asiakohta yhdistyy projektin tehtäviin, asiakirjoihin ja piirustuksiin
Määritä projektiisi suunniteltu turvallisuuskokouksen mallipohja
Luo ensin kokouksen mallipohja, jossa on projektisi tarpeisiin mukautettu luokista ja asiakohdista koostuva asialista. Voit esimerkiksi nimetä kokousluokat vastaamaan projektisi turvallisuusluokkia ja sisällyttää muita kokousluokkia, joita turvallisuustarkastus ei kata.
Kun mallipohja on määritetty, Dalux hoitaa kutsuprosessin ja lähettää jokaiselle osallistujalle sähköpostin, jossa ovat kokouksen tiedot. Kokouskutsut sisältävät myös kalenterikutsun, jonka osallistujat voivat helposti lisätä omaan kalenteriinsa.
Voit valmistautua kokoukseen lisäämällä asiakohtia etukäteen. Voit esimerkiksi merkitä tulevat työt, jotka edellyttävät koordinointia.
Kun kokous alkaa, voit merkitä jokaisen osallistujan läsnä olevaksi tai poissa olevaksi ja tehdä muistiinpanoja suoraan jokaisen asialistan kohdan yhteyteen. Jos jokin aihe vaatii jatkotoimia, voit luoda uuden tehtävän asiakohdasta. Voit myös yhdistää olemassa olevia tehtäviä, jos kokouksessa tuodaan esiin käynnissä oleva turvallisuusongelma.
Voit myös tehdä piirustukseen merkintöjä osoittaaksesi tarkasti, missä työ tapahtuu, ja liittää sen asiakohtaan kuvana. Jokaiselle asiakohdalle voidaan määrittää vastuullinen taho ja prioriteetti, joten on selvää, kuka vastaa mistäkin kokouksen päätyttyä.
Kun päätät kokouksen, kokouspöytäkirja luodaan automaattisesti ja lähetetään sähköpostitse kaikille osallistujalistalla oleville riippumatta siitä, olivatko he läsnä vai eivät. Kaikki avoimeksi jäävät asiat siirtyvät automaattisesti sarjan seuraavaan kokoukseen, jossa ne luodaan jatkotoimiksi, joten koko kokoussarjan historia säilyy tallennettuna yhdessä paikassa.
Kokousmuistiinpanoista dokumentoiduiksi toimenpiteiksi
Daluxin säännöllinen turvallisuuskokous pysyy yhdistettynä projektisi muihin tietoihin. Kokouksen asiakohdilla on prioriteetti, ja ne voidaan yhdistää uusiin tai olemassa oleviin tehtäviin sekä projektin asiakirjoihin ja piirustuksiin.
Kokouskutsut ja pöytäkirjat hoidetaan puolestasi, joten voit käyttää kokousaikasi töiden koordinointiin ja ongelmien ratkaisemiseen niiden ilmetessä. Koska kaikki tallennetaan Dalux Fieldiin, sinun ei tarvitse tallentaa kokouspöytäkirjoja erillisiin Dalux Box -kansioihin jokaiselle aliurakoitsijalle.
Daluxin kokouksilla saat:
- Yhdenmukaiset mallipohjat: Käytä samaa mallipohjaa jokaisessa turvallisuuskokouksessa ja siirrä avoimet kokouksen asiakohdat seuraavaan kokoukseen
- Automatisoi kokouspöytäkirjat ja kutsut: Kutsut ja pöytäkirjat käsitellään automaattisesti, joten käytät vähemmän aikaa muodollisuuksiin ja enemmän aikaa tehokkaisiin kokouksiin
- Yhdistetty Daluxiin: Jokainen asiakohta yhdistyy projektin tehtäviin, asiakirjoihin ja piirustuksiin
Lue lisää
Jos haluat oppia lisää korostetuista ominaisuuksista, lue nämä artikkelit: