Seguridad en la obra con reuniones de seguridad recurrentes

Introducción

Como responsable de seguridad, coordinar trabajos peligrosos en proceso con contratistas, la dirección de obra y, en ocasiones, partes externas no es fácil. Las reuniones de seguridad pueden convertirse rápidamente en simples informes de los contratistas sobre los próximos trabajos sin lograr un resultado claro. Con Dalux, puedes celebrar reuniones de seguridad recurrentes en las que cada tema tiene una parte responsable, y las actas de la reunión se gestionan por ti.

El desafío

Una obra con muchos trabajos en proceso, incluidos trabajos peligrosos, necesita una coordinación real entre contratistas, la dirección de obra, el área de seguridad y, en ocasiones, partes externas. Una reunión de seguridad que solo informa sobre los próximos trabajos es menos eficaz. Debe coordinar el trabajo de distintas disciplinas y especificar dónde trabajarán.

Con tantos interesados en la sala, es fácil que una reunión termine sin que nadie tenga claro quién es responsable de qué después. Las notas tomadas a mano o en un documento separado rara vez llegan a todas las personas que las necesitan, y es fácil perder los temas abiertos de una reunión antes de la siguiente.

Cómo lo resuelve Dalux

Realiza tus reuniones de seguridad desde una plantilla reutilizable, de modo que la agenda sea coherente en todo momento. Dalux realiza un seguimiento de la asistencia y envía invitaciones por correo electrónico automáticamente. Cada tema de la reunión puede conectarse directamente con el resto de la información del proyecto, como problemas de seguridad, documentos o planos.

Cualquier tema que siga abierto al final de la reunión pasa automáticamente a la siguiente reunión de la serie.

El resultado

Con las reuniones en Dalux obtienes:

• Plantillas coherentes: Reutiliza la misma plantilla para cada reunión de seguridad y transfiere los temas abiertos de la reunión
• Automatiza las actas y las invitaciones de las reuniones: Las invitaciones y las actas se gestionan automáticamente, por lo que dedicas menos tiempo a las formalidades y más tiempo a reuniones eficaces
• Interconectado con Dalux: Cada tema de la reunión se conecta con tareas, documentos y planos del proyecto

Configura una plantilla de reunión de seguridad diseñada para tu proyecto

Primero, crea una plantilla de reunión con una agenda compuesta por categorías y temas adaptados a las necesidades de tu proyecto. Por ejemplo, puedes nombrar las categorías de tus reuniones para que coincidan con las categorías de seguridad de tu proyecto e incluir otras categorías de reuniones no cubiertas en la inspección de seguridad.

Una vez configurada la plantilla, Dalux gestiona el proceso de invitación y envía a cada asistente un correo electrónico con los detalles de la reunión. Las invitaciones de las reuniones también incluyen invitaciones de calendario que los asistentes pueden añadir fácilmente a su propio calendario.

Puedes prepararte para la reunión añadiendo temas con antelación. Por ejemplo, puedes marcar los próximos trabajos que necesitan coordinación.

Cuando comienza la reunión, puedes marcar a cada asistente como presente o ausente y tomar notas directamente en cada elemento de la agenda. Si un tema requiere seguimiento, puedes crear una nueva tarea a partir del tema. También puedes vincular tareas existentes si durante la reunión se plantea un problema de seguridad en proceso.

También puedes anotar un plano para mostrar exactamente dónde se está realizando el trabajo y adjuntarlo al tema como imagen. A cada tema se le puede asignar una parte responsable y una prioridad, para que quede claro quién es responsable de qué cuando termine la reunión.

Cuando finalizas la reunión, las actas de la reunión se generan automáticamente y se envían por correo electrónico a todas las personas de la lista de asistencia, estuvieran presentes o no. Cualquier tema que quede abierto pasa automáticamente a la siguiente reunión de la serie, creado como seguimiento, por lo que todo el historial de la serie de reuniones queda guardado en un solo lugar. 

De las notas de la reunión a la acción documentada

Una reunión de seguridad recurrente en Dalux permanece conectada con el resto de tu proyecto. Los temas de la reunión tienen una prioridad y se pueden vincular a tareas nuevas o existentes, así como a documentos y planos del proyecto.

Las invitaciones y las actas de las reuniones se gestionan por ti, para que puedas utilizar el tiempo de la reunión para coordinar el trabajo y resolver los problemas a medida que surgen. Como todo se almacena en Dalux Field, no necesitas guardar las actas de las reuniones en carpetas separadas de Dalux Box para cada subcontratista.

Con las reuniones en Dalux obtienes:

• Plantillas coherentes: Reutiliza la misma plantilla para cada reunión de seguridad y transfiere los temas abiertos de la reunión
• Automatiza las actas y las invitaciones de las reuniones: Las invitaciones y las actas se gestionan automáticamente, por lo que dedicas menos tiempo a las formalidades y más tiempo a reuniones eficaces
• Interconectado con Dalux: Cada tema de la reunión se conecta con tareas, documentos y planos del proyecto