Usa este formulario como una guía rápida antes de invitar a tu equipo. Cubre los principales puntos de configuración para asegurarse de que no se pase nada por alto antes de ponerlo en marcha.
1. Estructura de carpeta y documentos
- Estructura de carpeta creada y refleja las disciplinas y contratos del proyecto
- Carpetas con un prefijo de un sistema de numeración o clasificación
- Jerarquía de carpetas mantenida en dos o tres niveles
- Convenciones de nomenclatura de archivos y documentos definidas y documentadas
- Historial de versiones registrado en una ubicación permanente por documento
- Dalux Sync instalado para cargas masivas de archivos y sincronización de carpetas desde el escritorio (Leer más: Dalux Sync)
2. Grupos de usuario y permisos
- Grupos de usuario creados para todos los perfiles de proyecto y paquetes de contrato
- Sistema de numeración o clasificación aplicado a los nombres de grupo, que coincide con los prefijos de la estructura de carpeta
- Permisos de carpeta asignados por grupo de usuario: derechos de carga, lectura y edición confirmados
- Permisos de usuario revisados en todas las carpetas
4. Comentarios y canales de comunicación
- Los comentarios están activados
- Grupos de usuario con acceso a comentarios revisados: se confirmó que los grupos correctos están incluidos antes de que el equipo empiece a trabajar
Con la estructura de carpetas, los grupos de usuario, las áreas de archivo y los canales de comunicación establecidos, la base técnica de su proyecto está completa. El último paso es asegurarse de que su equipo esté listo para usarlo.
5. Preparando tu organización
- Plan de incorporación de usuarios definido
- Sesión de introducción o formación programada antes de ponerlo en marcha
- Se ha identificado a la persona que será el primer punto de contacto para el soporte interno.
- Anuncio fijado preparado con la estructura del proyecto, los flujos de trabajo clave y los detalles de contacto (Leer más: Cómo configurar los ajustes del proyecto)
- Configuración del proyecto documentada: estructura de carpeta, grupos de usuario, áreas de archivo y canales de comunicación registrados para futuros administradores
6. Puesta en marcha
- Todos los elementos de la lista de verificación de arriba completados
- Revisión interna de la configuración finalizada
- Usuarios invitados solo después de que la configuración esté completa
Una buena configuración en esta etapa no necesita ser perfecta. Debe ser utilizable, estar acordada y ser coherente. Empiece por lo básico, haga que su equipo empiece a trabajar y amplíe el alcance a medida que el proyecto crece. Los flujos de trabajo se refinarán, las plantillas se ajustarán y el acceso se actualizará a medida que el proyecto evolucione. La lista de verificación anterior solo le proporciona la base para hacerlo con confianza.
¿Necesita ayuda?
Si no está seguro sobre alguna parte de la configuración, involucre a su Customer Success Manager antes de la puesta en marcha. Esto es especialmente útil al mapear estructuras de proyecto complejas en Dalux, validar la lógica del flujo de trabajo o asegurarse de que la configuración pueda escalarse en varios contratos y fases. También pueden ayudarle a definir objetivos, factores de éxito, próximos pasos y plazos.
Para seguir leyendo sobre cada área de configuración, consulte los artículos de Introducción de esta sección o visite la subcategoría Box en HelpCenter.