Sicherheit auf der Baustelle mit wiederkehrenden Sicherheitssitzungen

Einleitung

Als SiGeKo ist die Koordination laufender, gefährlicher Arbeiten mit Auftragnehmern, der Bauleitung und gelegentlich externen Parteien nicht einfach. Sicherheitssitzungen können schnell dazu verkommen, dass Auftragnehmer lediglich über bevorstehende Arbeiten berichten, ohne ein klares Ergebnis zu erzielen. Mit Dalux können Sie wiederkehrende Sicherheitssitzungen abhalten, bei denen jeder Punkt eine verantwortliche Partei hat und die Sitzungsprotokolle für Sie erstellt werden.

Die Herausforderung

Eine Baustelle mit vielen laufenden Arbeiten, darunter auch gefährliche, benötigt eine echte Koordination zwischen Auftragnehmern, der Bauleitung, der Sicherheit und gelegentlich externen Parteien. Eine Sicherheitssitzung, in der nur über bevorstehende Arbeiten berichtet wird, ist weniger effektiv. Sie sollte die Arbeiten verschiedener Fachbereiche koordinieren und festlegen, wo diese arbeiten werden.

Bei so vielen Beteiligten im Raum kann eine Sitzung leicht enden, ohne dass jemand genau weiß, wer anschließend wofür verantwortlich ist. Von Hand oder in einem separaten Dokument angefertigte Notizen erreichen nur selten alle, die sie benötigen, und offene Punkte aus einer Sitzung gehen leicht verloren, bevor die nächste stattfindet.

So löst Dalux das Problem

Sie führen Ihre Sicherheitssitzungen anhand einer wiederverwendbaren Vorlage durch, sodass die Agenda jedes Mal einheitlich ist. Dalux erfasst die Anwesenheit und sendet automatisch E-Mail-Einladungen. Jeder Besprechungspunkt kann direkt mit den übrigen Projektinformationen wie Sicherheitsproblemen, Dokumenten oder Zeichnungen verbunden werden.

Jeder Punkt, der am Ende der Sitzung noch offen ist, wird automatisch in die nächste Sitzung der Reihe übernommen.

Das Ergebnis

Mit Sitzungen in Dalux erhalten Sie:

• Einheitliche Vorlagen: Verwenden Sie für jede Sicherheitssitzung dieselbe Vorlage und übernehmen Sie offene Besprechungspunkte
• Sitzungsprotokolle und Einladungen automatisieren: Einladungen und Protokolle werden automatisch verarbeitet, sodass Sie weniger Zeit mit Formalitäten und mehr Zeit mit effektiven Sitzungen verbringen
• Mit Dalux verbunden: Jeder Besprechungspunkt ist mit Aufgaben, Dokumenten und Zeichnungen im Projekt verbunden

Richten Sie eine Sicherheitssitzungsvorlage ein, die für Ihr Projekt entwickelt wurde

Erstellen Sie zunächst eine Sitzungsvorlage mit einer Agenda aus Kategorien und Punkten, die auf die Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten sind. Sie können beispielsweise Ihre Sitzungskategorien so benennen, dass sie den Sicherheitskategorien Ihres Projekts entsprechen, und weitere Sitzungskategorien aufnehmen, die nicht von der Sicherheitskontrolle abgedeckt werden.

Sobald die Vorlage eingerichtet ist, übernimmt Dalux den Einladungsprozess und sendet jedem Teilnehmer eine E-Mail mit den Sitzungsdetails. Die Sitzungseinladungen enthalten außerdem eine Kalendereinladung, die die Teilnehmer einfach zu ihrem eigenen Kalender hinzufügen können.

Sie können sich auf die Sitzung vorbereiten, indem Sie im Voraus Punkte hinzufügen. Beispielsweise können Sie bevorstehende Arbeiten kennzeichnen, die eine Koordination erfordern.

Wenn die Sitzung beginnt, können Sie jeden Teilnehmer als anwesend oder abwesend markieren und direkt zu jedem Agendapunkt Notizen machen. Wenn ein Thema Nachverfolgung erfordert, können Sie aus dem Punkt eine neue Aufgabe einrichten. Sie können auch bestehende Aufgaben verknüpfen, wenn in der Sitzung ein laufendes Sicherheitsproblem angesprochen wird.

Sie können außerdem eine Zeichnung annotieren, um genau zu zeigen, wo die Arbeiten stattfinden, und sie als Bild an den Punkt anhängen. Jedem Punkt können eine verantwortliche Partei und eine Priorität zugewiesen werden, sodass nach Ende der Sitzung klar ist, wer wofür verantwortlich ist.

Wenn Sie die Sitzung beenden, wird das Sitzungsprotokoll automatisch erstellt und an alle Personen auf der Anwesenheitsliste gesendet, unabhängig davon, ob sie anwesend waren oder nicht. Jeder offene Punkt wird automatisch in die nächste Sitzung der Reihe übernommen und als Nachverfolgung erstellt, sodass die gesamte Historie der Sitzungsreihe an einem Ort gespeichert bleibt. 

Von Sitzungsnotizen zu dokumentierten Maßnahmen

Eine wiederkehrende Sicherheitssitzung in Dalux bleibt mit dem übrigen Projekt verbunden. Besprechungspunkte haben eine Priorität und können mit neuen oder bestehenden Aufgaben sowie Projektdokumenten und Zeichnungen verknüpft werden.

Sitzungseinladungen und Protokolle werden für Sie verarbeitet, sodass Sie Ihre Sitzungszeit nutzen können, um Arbeiten zu koordinieren und auftretende Probleme zu lösen. Da alles in Dalux Field gespeichert wird, müssen Sie die Sitzungsprotokolle nicht in separaten Dalux-Box-Ordnern für jeden Subunternehmer speichern.

Mit Sitzungen in Dalux erhalten Sie:

• Einheitliche Vorlagen: Verwenden Sie für jede Sicherheitssitzung dieselbe Vorlage und übernehmen Sie offene Besprechungspunkte
• Sitzungsprotokolle und Einladungen automatisieren: Einladungen und Protokolle werden automatisch verarbeitet, sodass Sie weniger Zeit mit Formalitäten und mehr Zeit mit effektiven Sitzungen verbringen
• Mit Dalux verbunden: Jeder Besprechungspunkt ist mit Aufgaben, Dokumenten und Zeichnungen im Projekt verbunden