Verwenden Sie diese Checkliste als kurze Orientierung, bevor Sie Ihr Team einladen. Sie deckt die wichtigsten Einrichtungspunkte ab, damit vor dem Go-live nichts übersehen wird.
1. Ordnerstruktur und Dokumente
- Ordnerstruktur eingerichtet und spiegelt Projektfachbereiche und Verträge wider
- Ordner mit einem Nummerierungs- oder Klassifizierungssystem als Präfix versehen
- Ordnerhierarchie auf zwei oder drei Ebenen beschränkt
- Datei- und Dokumentbenennungskonventionen definiert und dokumentiert
- Versionshistorie an einem dauerhaften Ort je Dokument nachverfolgt
- Dalux Sync für den Massen-Upload von Dateien und die Ordnersynchronisation vom Desktop installiert (Mehr erfahren: Dalux Sync)
2. Benutzergruppen und Benutzerrechte
- Benutzergruppen für alle Projektrollen und Vertragspakete eingerichtet
- Nummerierungs- oder Klassifizierungssystem auf Gruppennamen angewendet, entsprechend den Präfixen der Ordnerstruktur
- Ordner-Benutzerrechte pro Benutzergruppe zugewiesen: Upload-, Lese- und Bearbeitungsrechte bestätigt
- Benutzerrechte in allen Ordnern geprüft
4. Kommentare und Kommunikationskanäle
- Kommentare sind aktiviert
- Benutzergruppen mit Zugriff auf Kommentare geprüft: bestätigt, dass die richtigen Gruppen enthalten sind, bevor das Team mit der Arbeit beginnt
Mit Ordnerstruktur, Benutzergruppen, Dateibereichen und Kommunikationskanälen ist das technische Fundament Ihres Projekts abgeschlossen. Der letzte Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Team bereit ist, es zu verwenden.
5. Ihre Organisation vorbereiten
- Benutzer-Onboarding-Plan definiert
- Einführungs- oder Schulungssitzung vor dem Go-live geplant
- Die Person, die der erste Kontakt für den internen Support sein wird, wurde identifiziert.
- Fixierte Ankündigung mit Projektstruktur, wichtigen Workflows und Kontaktdaten vorbereitet (Mehr erfahren: How to set up project settings)
- Projekteinrichtung dokumentiert: Ordnerstruktur, Benutzergruppen, Dateibereiche und Kommunikationskanäle für zukünftige Administratoren erfasst
6. Go-live
- Alle oben genannten Checklistenpunkte abgeschlossen
- Interne Prüfung des Setups abgeschlossen
- Benutzer werden erst eingeladen, nachdem das Setup abgeschlossen ist
Ein gutes Setup muss in dieser Phase nicht perfekt sein. Es muss nutzbar, abgestimmt und konsistent sein. Beginnen Sie mit den Grundlagen, bringen Sie Ihr Team zum Arbeiten und skalieren Sie das Projekt mit seinem Wachstum. Workflows werden verfeinert, Vorlagen angepasst und Zugriffe aktualisiert, wenn sich das Projekt weiterentwickelt. Die obige Checkliste gibt Ihnen genau die Grundlage, um dies sicher zu tun.
Benötigen Sie Unterstützung?
Wenn Sie bei einem Teil des Setups unsicher sind, beziehen Sie Ihren Customer Success Manager vor dem Go-live mit ein. Dies ist besonders nützlich, wenn komplexe Projektstrukturen in Dalux abgebildet, Workflow-Logik validiert oder das Setup über mehrere Verträge und Phasen hinweg skaliert werden soll. Sie können auch dabei helfen, Ziele, Erfolgsfaktoren, nächste Schritte und Zeitrahmen zu definieren.
Für weiterführende Informationen zu jedem Einrichtungsbereich lesen Sie die Getting Started-Artikel in diesem Abschnitt oder besuchen Sie die Box-Unterkategorie im HelpCenter.