Brug denne tjekliste som en hurtig guide, før du inviterer dit team. Den dækker de vigtigste opsætningspunkter for at sikre, at intet bliver overset, inden du går i luften.
1. Mappestruktur og dokumenter
- Mappestruktur oprettet og afspejler projektfag og kontrakter
- Mapper med et præfiks af et nummererings- eller klassificeringssystem
- Mappestruktur holdt til to eller tre niveauer
- Navngivningskonventioner for filer og dokumenter defineret og dokumenteret
- Versionshistorik sporet i én permanent lokation pr. dokument
- Dalux Sync installeret til masseupload af filer og synkronisering af mapper fra desktop (Læs mere: Dalux Sync)
2. Brugergrupper og brugerrettigheder
- Brugergrupper oprettet for alle projektroller og kontraktpakker
- Nummererings- eller klassificeringssystem anvendt på gruppenavne, der matcher mappestrukturens præfikser
- Mappetilladelser tildelt pr. brugergruppe: upload-, læse- og redigeringsrettigheder bekræftet
- Brugerrettigheder gennemgået på tværs af alle mapper
4. Kommentarer og kommunikationskanaler
- Kommentarer er aktiveret
- Brugergrupper med adgang til kommentarer gennemgået: bekræftet at de rigtige grupper er inkluderet, før teamet begynder at arbejde
Med mappestruktur, brugergrupper, filområder og kommunikationskanaler på plads er det tekniske fundament i dit projekt afsluttet. Det sidste trin er at sikre, at dit team er klar til at bruge det.
5. Gør din organisation klar
- Plan for brugerintroduktion defineret
- Introduktions- eller træningssession planlagt før go-live
- Den person, der skal være første kontakt for intern support, er blevet identificeret.
- Fastgjort meddelelse forberedt med projektstruktur, centrale workflows og kontaktoplysninger (Læs mere: Sådan opsætter du projektindstillinger)
- Projektopsætning dokumenteret: mappestruktur, brugergrupper, filområder og kommunikationskanaler registreret til fremtidige administratorer
6. Go-live
- Alle tjeklistepunkter ovenfor er fuldført
- Intern granskning af opsætningen afsluttet
- Brugere inviteres først, når opsætningen er fuldført
En god opsætning på dette stadie behøver ikke at være perfekt. Den skal være brugbar, aftalt og ensartet. Start med det grundlæggende, få dit team i gang, og skaler op, efterhånden som projektet vokser. Workflows vil blive finpudset, skabeloner justeret, og adgang opdateret, efterhånden som projektet udvikler sig. Tjeklisten ovenfor giver dig netop fundamentet til at gøre det med selvtillid.
Har du brug for support?
Hvis du er usikker på nogen del af opsætningen, så involvér din Customer Success Manager før go-live. Dette er især nyttigt, når du mapper komplekse projektstrukturer ind i Dalux, validerer workflowlogik eller sikrer, at opsætningen skalerer på tværs af flere kontrakter og faser. De kan også hjælpe dig med at definere mål, succeskriterier, næste trin og tidsrammer.
For yderligere læsning om hvert opsætningsområde, se artiklerne Kom godt i gang i denne sektion eller besøg Box-underkategorien i HelpCenter.