Bezpečnost na staveništi s pravidelnými schůzkami BOZP

Úvod

Jako manažer BOZP nemáte snadnou úlohu při koordinaci probíhajících nebezpečných prací s dodavateli, vedením stavby a někdy i externími stranami. Schůzky BOZP se mohou rychle zvrhnout v pouhé vykazování nadcházejících prací dodavateli, aniž by bylo dosaženo jasného výsledku. S Dalux můžete pořádat pravidelné schůzky BOZP, kde má každá položka odpovědnou osobu a o zápisy ze schůzek je postaráno za vás.

Výzva

Staveniště s mnoha probíhajícími pracemi, včetně nebezpečných, potřebuje skutečnou koordinaci mezi dodavateli, vedením stavby, BOZP a někdy i externími stranami. Schůzka BOZP, na které se pouze vykazují nadcházející práce, je méně efektivní. Měla by koordinovat práci různých disciplín a určit, kde budou pracovat.

Když je v místnosti tolik zúčastněných stran, je snadné, aby schůzka skončila, aniž by bylo všem jasné, kdo je poté za co odpovědná osoba. Ručně psané poznámky nebo poznámky v samostatném dokumentu se zřídka dostanou ke všem, kteří je potřebují, a otevřené položky z jedné schůzky se snadno ztratí před další schůzkou.

Jak to řeší Dalux

Schůzky BOZP vedete z opakovaně použitelné šablony, takže program je pokaždé konzistentní. Dalux sleduje účast a automaticky odesílá e-mailové pozvánky. Každá položka schůzky se může přímo připojit ke zbytku informací o projektu, například k záznamům BOZP, dokumentům nebo výkresům.

Každá položka, která zůstane na konci schůzky otevřená, se automaticky přenese na další schůzku v sérii.

Výsledek

Se schůzkami v Dalux získáte:

• Konzistentní šablony: Stejnou šablonu znovu použijete pro každou schůzku BOZP a přenesete otevřené položky schůzky
• Automatizace zápisů ze schůzek a pozvánek: Pozvánky a zápisy jsou zpracovávány automaticky, takže strávíte méně času formalitami a více času efektivními schůzkami
• Propojení s Dalux: Každá položka schůzky se propojí s úlohami, dokumenty a výkresy v projektu

Nastavte šablonu schůzky BOZP vytvořenou pro váš projekt

Nejprve vytvořte šablonu schůzky s programem sestávajícím z kategorií a položek přizpůsobených potřebám vašeho projektu. Například můžete názvy kategorií schůzek přizpůsobit kategoriím BOZP vašeho projektu a zahrnout další kategorie schůzek, které nejsou zahrnuty v protokolu BOZP.

Po nastavení šablony Dalux zpracuje proces pozvánek a každému účastníkovi odešle e-mail s podrobnostmi o schůzce. Pozvánky na schůzku obsahují také pozvánku do kalendáře, kterou si účastníci mohou snadno přidat do vlastního kalendáře.

Na schůzku se můžete připravit přidáním položek předem. Můžete například označit nadcházející práce, které vyžadují koordinaci.

Když schůzka začne, můžete každého účastníka označit jako přítomného nebo nepřítomného a zapisovat poznámky přímo ke každé položce programu. Pokud téma vyžaduje následné řešení, můžete z položky vytvořit novou úlohu. Pokud se na schůzce objeví probíhající problém BOZP, můžete také propojit existující úlohy.

Výkres můžete také opatřit poznámkou, která přesně zobrazí, kde práce probíhá, a připojit jej k položce jako obrázek. Každé položce lze přiřadit odpovědnou osobu a prioritu, takže po skončení schůzky je jasné, kdo je za co odpovědná osoba.

Po ukončení schůzky se zápis ze schůzky automaticky vygeneruje a odešle e-mailem všem na seznamu účastníků bez ohledu na to, zda byli přítomni. Každá položka, která zůstane otevřená, se automaticky přenese na další schůzku v sérii, vytvořenou jako následná schůzka, takže celá historie série schůzek zůstane uložena na jednom místě. 

Od poznámek ze schůzky k dokumentovaným opatřením

Pravidelná schůzka BOZP v Dalux zůstává propojena se zbytkem vašeho projektu. Položky schůzky mají prioritu a lze je propojit s novými nebo existujícími úlohami, projektovými dokumenty a výkresy.

Pozvánky na schůzky a zápisy jsou zpracovávány za vás, takže čas schůzky můžete využít ke koordinaci prací a řešení problémů, jakmile nastanou. Protože je vše uloženo v Dalux Field, nemusíte ukládat zápisy ze schůzek do samostatných složek Dalux Box pro každého subdodavatele.

Se schůzkami v Dalux získáte:

• Konzistentní šablony: Stejnou šablonu znovu použijete pro každou schůzku BOZP a přenesete otevřené položky schůzky
• Automatizace zápisů ze schůzek a pozvánek: Pozvánky a zápisy jsou zpracovávány automaticky, takže strávíte méně času formalitami a více času efektivními schůzkami
• Propojení s Dalux: Každá položka schůzky se propojí s úlohami, dokumenty a výkresy v projektu