Teknisk information
Mötesfunktionen finns tillgänglig både i Field och i Box och kan användas från båda modulerna. Om du har både Field och Box i ditt projekt kommer mötena att delas mellan modulerna.
Om du inte har Dalux Field i ditt projekt behöver du Dalux Box Pro för att kunna använda möten.
Mötesfunktionen gör det möjligt att enkelt och effektivt planera dina möten med andra deltagare i projektet. Med hjälp av den här funktionen kan du ordna möten, bifoga mötesobjekt och skapa uppföljningsmöten.
I den här artikeln går vi igenom hur du skapar mötesmallar och hur du ställer in möten.
Aktivera mötesfunktionen
Möten kan hittas i antingen Box eller Field-moduler.
För att aktivera funktionen, gå till
Inställningar
Box eller
Field
Lägg till funktioner
'Möten'
Aktivera.
Vem kan skapa möten?
Användarrättigheter
För att kunna skapa och sätta upp möten måste du vara projektadministratör, Field-administratör eller projekteringsledare. Anpassade användargrupper kan tillåtas att redigera möten och skapa uppföljningsmöten.
'Visa' eller 'Redigera/skapa uppföljningar' rättigheter till specifika möten styrs av användargrupper. För att ställa in behörigheter, gå till:
Inställningar
Användare
Rulla till 'Användardefinierade grupper'
Öppna gruppen
Lägg till.
Hur man skapar en mötesmall
Med mötesmallar är det möjligt att återanvända agendan för flera olika typer av möten. Mallar kan skapas av projektadministratören i inställningarna för Field/Box.
För att skapa en mall, gå till
Inställningar
Box eller
Field
'Mötesmallar'
Lägg till:
Du kan välja om du vill skapa en ny mall eller kopiera en från ett befintligt projekt. Detta öppnar ett nytt fönster där du kan namnge mallen, ge den en beskrivning och ställa in dagordningen:
Dagordningen består av möteskategorier och mötespunkter. Mötespunkterna kommer att numreras automatiskt och kan ges en typ:
- Inget
- Godkännande
- Beslut
- Information
- Åtgärdspunkt
och en prioritet:
- Inget
- Låg: !
- Medium: !!
- Hög: !!!
Skapa möten
När du sätter upp ett möte kan du skapa ett möte från grunden eller en befintlig mall.
Skapa ny
För att skapa ett nytt möte, gå till:
Field
Möten
Ny
'Skapa nytt möte'.
Detta öppnar ett tomt utkast för ett möte utan dagordning eller beskrivning. Här kan du anpassa mötet med plats, datum, etc.
Skapa nytt från mall
Att skapa ett möte från en mall gör det snabbare att skapa mötet och gör det också möjligt att standardisera dagordningen.
För att skapa ett möte från en mall, gå till:
Möten
Ny
'Skapa nytt möte från mall'
Välj mallen och börja fylla i ytterligare information om mötet:
Anpassa mötet
När du skapar mötet har du flera alternativ för att anpassa det, oavsett om det skapades från grunden eller en mall.
Du kan anpassa:
Mötesinformation
- Skapa en titel för ditt möte och ange datum, tid och varaktighet. Du kan också välja en plats och lägga till en beskrivning.
Deltagare
- Välj vem som ska delta. Deltagarna kommer endast att ha tillgång till mötesserien av den typ de har blivit inbjudna till.
Dagordning
- Beskriv de olika möteskategorierna. Inom varje möteskategori kan du lägga till mötespunkter.
Tips och tricks
Titeln på ett möte kan ändras om det fortfarande är i dagordning/utkaststatus och inte har skickats till deltagarna.
Det är inte möjligt att byta namn på ett möte till ett namn som redan används.
Mötespunkter
Mötespunkterna beskriver de olika ämnena inom varje kategori som behöver diskuteras under mötet. När du skapar mötespunkter kan du redigera:
- Titeln
- Den ansvarige
- Prioriteten för frågan
- Deadline för punkten
- Typ av punkten
- En beskrivning av punkten
De olika typer du kan välja mellan är:
- Inget
- Godkännande
- Beslut
- Information
- Åtgärdspunkt
Slutför konfigurationen
När mötesinformationen har fyllts i kan du börja bjuda in deltagare:
Du är nu redo att börja mötet.
Tips och tricks
Om du inte är redo att bjuda in deltagare kan du spara mötet som ett utkast genom att klicka på längst ner i fönstret
'Spara utkast'.
Hålla möten
Läs mer
För att lära dig hur du håller möten kan du läsa den här artikeln: Hur man använder Möten.