På ett byggprojekt ska inte alla kunna se eller komma åt varje dokument. En målare behöver inga mekaniska ritningar. Ett designteam ska inte ha behörighet att publicera filer utan godkännande.
Administratörer hanterar vanligtvis detta genom strukturerade åtkomstkontroller. I stället för att ge filåtkomst till "Maria från arkitektfirman", ge den till användargruppen "Arkitekt". När en ny arkitekt börjar mitt i projektet uppdaterar du gruppen en gång, och åtkomsten fortsätter utan avbrott.
När dina användargrupper och användarrättigheter är på plats:
- Varje projektdeltagare ser bara det som deras roll kräver
- Åtkomsten till mappar förblir konsekvent och förutsägbar genom hela projektet
- Personalförändringar kräver ingen omstrukturering av användarrättigheter eller arbetsflöden
Definiera dina användargrupper
Granska dina kontrakt, organisationsschema och mappstruktur från steg 1. Varje roll med en egen mapp behöver sin egen användargrupp. Fråga dig själv:
- Vem laddar upp dokument och vem granskar dem bara?
- Vem behöver åtkomst till alla mappar kontra bara sina egna?
- Finns det några mappar, som kontraktsadministration, som är begränsade?
Använd dina svar för att bygga en lista över användargrupper som återspeglar hur ditt team faktiskt arbetar, inte bara hur det är formellt strukturerat.
God rutin för användargrupper
Användargrupper representerar roller och ansvar i projektet, inte individer. En grupp kan representera arkitekten, konstruktionsingenjören, huvudentreprenören eller en specifik underleverantör inom en yrkeskategori. Varje grupp har sin egen uppsättning användarrättigheter som definierar vad medlemmarna kan se, ladda upp, redigera och hantera i Dalux Box.
Mappstrukturen definierar vad som finns. Användargrupper definierar vem som kan interagera med den och hur.
Namnge grupper så att de matchar mappstrukturen
Använd ett numrerings- eller klassificeringssystem för gruppnamn. Namnge varje grupp så att den matchar sin motsvarande mapp genom att använda samma numreringsprefix, till exempel 01.Arkitekt eller 02.Fundamententreprenör. Detta håller listan konsekvent sorterad och gör det omedelbart tydligt var varje grupp hör hemma i projektets hierarki.
Skapa en grupp per företag eller kontrakt
Grupper bör i första hand innehålla användare från samma företag eller kontraktspaket. Detta gör det enkelt att koppla en grupp till dess ansvarsområden och att nå alla användare från ett visst företag utan att behöva leta igenom flera grupper.
Dela upp efter disciplin eller yrkeskategori när ett företag omfattar flera områden
Om ett ingenjörsföretag hanterar både mekaniskt och elektriskt arbete, skapa separata grupper för varje disciplin men behåll dem inom samma numreringssekvens. Detta gör att du kan rikta information och användarrättigheter exakt, i stället för att skicka allt till hela företaget.
Börja enkelt
Precis som med mappstrukturen, börja med kärnrollerna: beställare, projekteringsgrupp, byggledning och viktiga underleverantörer. Lägg bara till grupper när en verklig åtkomstskillnad kräver det. En enkel, konsekvent struktur som underhålls över tid är mer effektiv än en omfattande struktur som ingen håller uppdaterad.
Motstå frestelsen att skapa grupper för varje liten roll tidigt i projektet. De starkaste projekten håller antalet grupper lågt och lägger bara till struktur när verkliga projektbehov kräver det.
Så här konfigurerar du användargrupper
Ställ in användargrupper i projektets användarinställningar:
Namnge gruppen och ställ in användarrättigheter.
När din första projektuppsättning är klar, lägg till användare via e-post. För stora team, använd importmallen för att slippa ange adresser en och en.
Läs mer
Vi rekommenderar att du följer artiklarna steg för steg innan du fördjupar dig i funktioner, men om du vill läsa mer detaljerat om användargrupper kan du läsa dessa artiklar:
Med en mappstruktur på plats har varje projektdeltagare en enda, förutsägbar plats att hitta och ladda upp filer. Navigeringen blir intuitiv, risken att arbeta från en föråldrad fil minskar avsevärt och åtkomsten kan styras mapp för mapp i takt med att projektet växer.
Nästa steg är att definiera vem som har åtkomst till vad.