Byggprojekt genererar dokumentation snabbt. Utan ett delat system hamnar ritningar i personliga inkorgar, underleverantörer använder inaktuella filer och versionshanteringen blir svår att upprätthålla.
När din mappstruktur är på plats:
- Varje projektdeltagare vet var de ska hitta och ladda upp filer
- Versionshistoriken spåras på en permanent plats per dokument
- Användarrättigheter kan tillämpas logiskt, mapp för mapp
Definiera din mappstruktur
Där det är tillämpligt, anpassa din struktur till lokala eller nationella standarder för dokumenthantering som används på din marknad. Börja med din organisationsplan, dina avtal och din budgetuppdelning för att identifiera discipliner och dokumentera ansvarsområden. Fråga sedan:
- Har varje disciplin/avtal sin egen mapp?
- Är strukturen konsekvent genom alla projektfaser så att filer inte behöver flyttas?
Tillvägagångssättet för en bra konfiguration
En mappstruktur i Dalux Box fungerar som ett filsystem på en dator: mappar representerar kategorier, undermappar delar upp dessa kategorier och filer lagras på förutsägbara platser.
När strukturen speglar hur projektet drivs stannar dokumenten på en permanent plats, och Dalux hanterar versionsspårning automatiskt.
Återspegla projektets verkliga struktur
Organisera mappar kring discipliner och avtalsansvar, till exempel arkitekt, konstruktör, grundentreprenör, inte kring processer eller datum.
Använd ett nummer- eller klassificeringssystem
Genom att prefixa mappar med nummer, till exempel 01.Design eller 02.Konstruktion, blir navigeringen konsekvent oavsett språk eller alfabetisk sortering.
Begränsa mappdjupet
Sträva efter högst två till tre nivåer. Djupare strukturer ökar risken för att filer lagras på fel plats.
Planera användarrättigheter parallellt med strukturen
Varje mapp du skapar är en punkt där åtkomsten kan styras. En arkitekt, ingenjör eller designer får vanligtvis läsrättighet i alla designmappar men skrivbehörighet endast i sin egen. Underleverantörer har vanligtvis skrivbehörighet till sin egen mapp och läsrättighet till publicerade filer som ritningar, modeller och specifikationer som är relevanta för deras arbete.
Börja enkelt
Definiera din struktur på högsta nivå innan projektet börjar, det är svårt att ändra när arbetet väl är igång. Mappar på lägre nivå, till exempel för enskilda underleverantörer, kan läggas till när avtal tilldelas och ansvarsområden blir tydligare.
Så skapar du din mappstruktur
I Inställningar kan du utgå från en företagsstandard eller Dalux standard baserad på A104 dokumenthantering. När du sätter upp ett nytt projekt utan företagsstandard erbjuder Dalux en guidad genomgång som hjälper dig att skapa en mappstruktur och användargrupper på en gång. Om du föredrar att bygga från grunden kan du konfigurera strukturen manuellt i Box.
Läs mer
Vi rekommenderar att du följer steg-för-steg-artiklarna innan du fördjupar dig i funktioner, men om du vill läsa mer om hur du ställer in din mappstruktur mer i detalj, läs dessa artiklar:
Med en mappstruktur på plats har varje projektdeltagare en enda, förutsägbar plats att hitta och ladda upp filer. Navigeringen blir intuitiv, risken att arbeta från en inaktuell fil minskar avsevärt, och åtkomsten kan styras mapp för mapp i takt med att projektet skalar upp.
Nästa steg är att definiera vem som har åtkomst till vad.