Hur man använder Möten

Mötesfunktionen gör det möjligt att enkelt och effektivt planera dina möten med andra deltagare i projektet. Med denna funktion kan du schemalägga möten, lägga till material och ställa in uppföljningsmöten.

I den här artikeln visar vi hur du använder mötesfunktionen för att hålla möten.

Vem kan skapa möten?

När mötet börjar

Du kan genomföra möten om du är en del av en användargrupp som har rätt att redigera möten och skapa uppföljningsmöten. När du har startat mötet anger du deltagarna som närvarande eller frånvarande:

Skriv sedan dina mötesanmärkningar (1) för de olika mötespunkterna:

Ställ in status för mötespunkter (2):

• Statusen 'Öppen' kommer att ta med punkten till nästa uppföljningsmöte.
• Statusen 'Stängd' kommer inte att ta med punkten till nästa möte.

Koppla mötespunkter till uppgifter/kommentarer

Du kan koppla mötespunkter till uppgifter och kommentarer, antingen nya eller befintliga, när du är i ett möte. För att göra det:

Klicka till höger om mötespunkten Välj mellan Ny uppgift, Ny kommentar, Befintlig uppgift, eller Befintlig kommentar Välj en malltyp eller en befintlig registrering.

Eller så kan du göra det när du redigerar mötespunkten:

Lägg till bilagor till mötespunkter

Du kan lägga till bilagor till mötespunkter för att göra det enklare för personer som deltagit i mötet att hitta de relevanta dokumenten och filerna som hänvisas till under en mötespunkt. För att lägga till en bilaga:

Klicka till höger om mötespunkten Välj den typ av bilaga du vill lägga till på punkten:

Uppföljningsmöten

När ett möte är avslutat och du klickar på 'Avsluta möte' kan du skapa ett uppföljningsmöte.

För att göra det, klicka Skapa ny uppföljning.

Öppna mötespunkter, deltagare, bilagor på mötespunkter, beskrivningen och alla definierade fält kommer att tas med till nästa möte.

Du kommer fortfarande att ha möjlighet att redigera mötesinformationen, deltagarna och dagordningen som om det vore ett nytt möte.

Du kan också skapa ett uppföljningsmöte från listvy. Gå till

Field Möten Skapa 'Ny uppföljning'.

Mötesöversikt

När arrangören/projektadministratören beslutar att avsluta mötet kommer en länk till sammanfattningen att skickas till deltagarna via e-post:

Översikt över möten

Du kan få en översikt över alla möten, innehåll och relaterade listvyer från sidomenyn. I sidomenyn för möten finns fem kategorier av listvyer:

• Alla möten
• Alla mötespunkter
• Mina mötespunkter
• Försenade mötespunkter
• Specifika mötesmappar (en för varje mötestyp)

Alla möten

Listvyn Alla möten visar en översikt över alla möten av alla typer av möten i projektet. Från vyn kan du se de olika typerna av möten och information om:

• Mötesnummer och titel
• Datum, start- och sluttid
• Plats
• Status
• Antal möteskategorier och punkter
• Antal deltagare

Alla mötespunkter

I listvyn Alla mötespunkter visas punkterna under möteskategorier för alla möten. Härifrån kan du se vilket möte det tillhör och mötestatus. För mötespunkterna kan du se följande:

• Titel på mötespunkt
• Ansvarig
• Typ och prioritet
• Deadline
• Status för mötespunkt
• Om den är kopplad till en uppgift eller kommentar och bilagor

Mina mötespunkter

Från Mina mötespunkter listvy kan du se alla mötespunkter som du (eller alla) är ansvariga för och information om mötespunkterna.

Försenade mötespunkter

De försenade mötespunkterna kommer att visa alla försenade mötespunkter i projektet.

Specifika mötesmappar

Varje specifik mötesmapp kommer att visa samma information som listvyn Alla möten men endast för det specifika mötet.

Kalendervy för möten

Kalendervyn gör att du kan se alla möten i en kalender. Det är också möjligt att skapa möten från kalendervyn (möten som skapas från kalendervyn som utkast utan start- och sluttid, visas inte i kalendern).

Du kan växla till kalendervyn genom att klicka på -ikonen.

Radera ett möte

Om du raderar ett planerat möte kommer alla planerade deltagare till mötet att få ett e-postmeddelande om avbokning. Avbokningsmeddelandet kommer även att innehålla en uppdaterad kalenderfil, så att du kan avbryta mötet i din kalender.