Pri gradbenem projektu ne bi smel vsak videti ali se dotakniti vsakega dokumenta. Slikar ne potrebuje mehanskih načrtov. Projektantska ekipa ne bi smela imeti pooblastil za objavo datotek brez odobritve.
Upravitelji to običajno uredijo s pomočjo strukturiranih kontrol dostopa. Namesto da dostop do datoteke dodelite "Mariji iz arhitekturnega podjetja", ga dodelite uporabniški skupini "Arhitekt". Ko se nov arhitekt pridruži sredi projekta, skupino posodobite enkrat, dostop pa se nato nadaljuje brez prekinitve.
Ko so vaše uporabniške skupine in dovoljenja vzpostavljeni:
- Vsak udeleženec projekta vidi le tisto, kar zahteva njegova vloga
- Dostop do map ostaja dosleden in predvidljiv skozi celoten projekt
- Spremembe osebja ne zahtevajo nobenega prestrukturiranja dovoljenj ali potekov dela
Določanje vaših uporabniških skupin
Preglejte svoje pogodbe, organigram in strukturo map iz 1. koraka. Vsaka vloga z lastno mapo potrebuje svojo uporabniško skupino. Vprašajte se:
- Kdo nalaga dokumente in kdo jih samo pregleduje?
- Kdo potrebuje dostop do vseh map in kdo samo do svoje?
- Ali so katere mape, kot je upravljanje pogodb, omejene?
Uporabite svoje odgovore za oblikovanje seznama uporabniških skupin, ki odraža, kako vaša ekipa dejansko deluje, ne le kako je formalno strukturirana.
Najboljša praksa za uporabniške skupine
Uporabniške skupine predstavljajo vloge in odgovornosti v projektu, ne posameznikov. Skupina lahko predstavlja arhitekta, konstrukcijskega inženirja, glavnega izvajalca ali določeno dejavnost podizvajalca. Vsaka skupina ima svoj nabor dovoljenj, ki določajo, kaj lahko člani vidijo, naložijo, urejajo in upravljajo v okviru Dalux Box.
Struktura map določa, kaj obstaja. Uporabniške skupine določajo, kdo lahko z njo sodeluje in kako.
Poimenujte skupine tako, da se ujemajo s strukturo map.
Za imena skupin uporabite sistem številčenja ali razvrščanja. Vsako skupino poimenujte tako, da se ujema z ustrezno mapo, pri čemer uporabite enako številčno predpono, na primer 01.Arhitekt ali 02.Izvajalec temeljev. To ohranja seznam dosledno urejen in takoj jasno pokaže, kam posamezna skupina spada v projektni hierarhiji.
Ustvarite eno skupino na podjetje ali pogodbo
Skupine naj v prvi vrsti vsebujejo uporabnike iz istega podjetja ali paketov pogodbe. To olajša ujemanje skupine z njenimi odgovornostmi in doseganje vseh uporabnikov iz določenega podjetja brez brskanja po več skupinah.
Razdelite po stroki ali dejavnosti, kadar podjetje zajema več področij
Če eno inženirsko podjetje izvaja tako mehanska kot električna dela, ustvarite ločene skupine za vsako disciplino, vendar jih ohranite v istem številčnem zaporedju. Tako lahko informacije in dovoljenja natančno usmerite, namesto da bi vse pošiljali celotnemu podjetju.
Začnite preprosto
Tako kot pri strukturi map začnite z osnovnimi vlogami: naročnik, projektna ekipa, vodenje gradnje in ključni podizvajalci. Dodajajte skupine le takrat, ko je to resnično potrebno zaradi razlik v dostopu. Preprosta, dosledna struktura, ki jo ohranjate skozi čas, je učinkovitejša od celovite, ki je nihče ne posodablja.
Upreti se skušnjavi, da bi na začetku projekta ustvarili skupine za vsako manjšo vlogo. Najmočnejši projekti ohranjajo majhno število skupin in dodajajo strukturo le takrat, ko to zahtevajo resnične potrebe projekta.
Kako nastaviti uporabniške skupine
Nastavite uporabniške skupine v nastavitvah uporabnikov svojega projekta:
Poimenujte skupino in nastavite dovoljenja.
Ko je začetna nastavitev projekta dokončana, dodajte uporabnike po e-pošti. Za velike ekipe uporabite predlogo za množični uvoz, da se izognete vnosu naslovov enega po enega.
Preberite več
Priporočamo, da pred poglobljenim raziskovanjem funkcij sledite člankom korak za korakom, če pa želite več podrobnosti o uporabniških skupinah, lahko preberete te članke:
Ko je vzpostavljena struktura map, ima vsak udeleženec projekta eno samo, predvidljivo mesto za iskanje in nalaganje datotek. Navigacija postane intuitivna, tveganje dela z zastarelo datoteko se občutno zmanjša, dostop pa je mogoče nadzorovati mapo za mapo, ko se projekt širi.
Naslednji korak je določiti, kdo ima dostop do česa.