Jak skonfigurować Spotkania

Funkcja spotkania umożliwia łatwe i efektywne planowanie spotkań z innymi uczestnikami projektu. Używając tej funkcji, możesz organizować spotkania, dołączać pozycje spotkania i tworzyć kontynuacje spotkań.

W tym artykule omówimy, jak tworzyć szablony spotkań i jak ustawić spotkania.

Aktywuj funkcję spotkań

Spotkania można znaleźć w modułach Box lub Field.

Aby aktywować funkcję, przejdź do

Ustawienia Box lub Field Dodaj funkcje 'Spotkania' Aktywuj.

Kto może tworzyć spotkania?

'Wyświetl' lub 'Edytuj/utwórz kontynuację' uprawnienia do konkretnych spotkań są kontrolowane przez grupy użytkowników. Aby ustawić uprawnienia, przejdź do:

Ustawienia Użytkownicy Przewiń do 'Niestandardowe grupy' Otwórz grupę Dodaj.

Jak stworzyć szablon spotkania

Dzięki szablonom spotkań można ponownie wykorzystać agendę dla wielu rodzajów spotkań. Szablony mogą być tworzone przez administratora projektu w ustawieniach Field/Box.

Aby stworzyć szablon, przejdź do

Ustawienia Box lub Field 'Szablony spotkań' Dodaj:

Możesz wybrać, czy stworzyć nowy szablon, czy skopiować go z istniejącego projektu. Otworzy się nowe okno, w którym możesz nazwać szablon, nadać mu opis i ustawić agendę:

Agenda składa się z kategorii spotkań i pozycji spotkań. Pozycje spotkań będą automatycznie numerowane i mogą mieć nadany typ:

• Brak
• Zatwierdzenie
• Decyzja
• Informacje
• Punkt działania

i priorytet:

• Brak
• Niski: !
• Średni: !!
• Wysoki: !!!

Twórz spotkania

Podczas ustawiania spotkania możesz stworzyć spotkanie od podstaw lub z istniejącego szablonu.

Utwórz nowy

Aby utworzyć nowe spotkanie, przejdź do:

Field Spotkania Nowe 'Utwórz nowe spotkanie'.

Otworzy to pustą wersję roboczą dla spotkania bez agendy ani opisu. Tutaj możesz dostosować spotkanie, dodając lokalizację, datę itp.

Utwórz nowe z szablonu

Tworzenie spotkania na podstawie szablonu przyspiesza proces tworzenia spotkania i umożliwia standardyzację agendy.

Aby utworzyć spotkanie z szablonu, przejdź do:

Spotkania Nowe 'Utwórz nowe spotkanie na podstawie szablonu' Wybierz szablon, a następnie zacznij wypełniać dodatkowe informacje o spotkaniu:

Dostosowywanie spotkania

Podczas tworzenia spotkania masz wiele opcji, aby je dostosować, niezależnie od tego, czy zostało stworzone od podstaw, czy na podstawie szablonu.

Możesz dostosować:

Informacja o spotkaniu

• Utwórz tytuł swojego spotkania i ustaw datę, godzinę oraz czas trwania. Możesz również wybrać lokalizację i dodać opis.

Uczestnicy

• Wybierz, kto powinien wziąć udział. Uczestnicy będą mieć dostęp tylko do serii spotkań typu, na które zostali zaproszeni.

Notatka

• Opisz różne kategorie spotkań. W każdej kategorii spotkań możesz dodawać pozycje spotkań. 

Pozycje spotkania

Pozycje spotkań opisują różne tematy w każdej kategorii, które muszą być omówione podczas spotkania. Podczas tworzenia pozycji spotkań możesz edytować:

• Tytuł
• Osoba odpowiedzialna
• Priorytet zadania
• Ostateczny termin dla pozycji
• Typ pozycji
• Opis pozycji

Różne typy, które możesz wybrać to:

• Brak
• Zatwierdzenie
• Decyzja
• Informacja
• Punkt działania

Zakończenie ustawień

Gdy informacje o spotkaniu zostały wypełnione, rozpocznij zapraszanie uczestników:

Jesteś teraz gotowy, aby rozpocząć spotkanie.

Przeprowadź spotkania