Komunikacja projektu rzadko pozostaje ograniczona wyłącznie do samych dokumentów. Pytania trafiają do e-maila, decyzje zapadają podczas rozmów telefonicznych, a do czasu, gdy rysunek zostanie zmieniony, nikt nie jest w stanie w pełni odtworzyć, kto co powiedział i kiedy. Tworzy to luki w odpowiedzialności i utrudnia zarządzanie zmianami wraz ze wzrostem projektu.
Zamiast wysyłać e-mail do inżyniera konstrukcyjnego w sprawie konfliktu w rysunkach fundamentów, kierownik ds. designu tworzy komentarz bezpośrednio na rysunku w Dalux, przypisuje go do odpowiedniej grupy użytkowników, a cały zespół koordynacyjny widzi status w czasie rzeczywistym.
Gdy komentarze i kanały komunikacji są już dostępne:
- Cały dialog jest powiązany bezpośrednio z odpowiednim rysunkiem, dokumentem lub modelem
- Decyzje i wyjaśnienia są przechowywane jako część zapisu projektu
- Odpowiedni interesariusze są zaangażowani we właściwe rozmowy
- Komunikacja pozostaje poza e-mailem i w projekcie
Korzyść komentarzy
Komentarze są uporządkowanymi wiadomościami, zwykle powiązanymi bezpośrednio z dokumentem, rysunkiem lub modelem BIM, zastępując rozproszoną komunikację zewnętrzną możliwym do prześledzenia dialogiem powiązanym z dokumentem. Komentarz może zawierać adnotacje, status, ostateczny termin, osobę odpowiedzialną oraz pełny wątek wiadomości, wszystko powiązane z dokładną lokalizacją w dokumencie, której dotyczy.
Komentarze nie są narzędziem czatu. Są dokumentacją koordynacyjną. Bez struktury wszystkie komentarze spływają do jednego nieodróżnialnego strumienia.
Używaj dostępnych pól konsekwentnie
Zdefiniowany wcześniej typ komentarza w Box Standard obejmuje cztery pola: utworzony przez, przypisany do, ostateczny termin i priorytet. Wypełnianie ich przy każdym komentarzu zapewnia, że każde zagadnienie ma jasno określonego właściciela, ramy czasowe i poczucie pilności, co ułatwia całemu zespołowi ustalanie priorytetów i dalsze działania.
Przyznaj odpowiednim grupom użytkownika dostęp do komentarzy
W Box Standard wszystkie grupy użytkownika mające dostęp do komentarzy mogą tworzyć i wyświetlać wszystkie komentarze w projekcie. Sprawdź, które grupy użytkownika muszą być częścią koordynacji, i upewnij się, że dostęp został odpowiednio przypisany, zanim zespół rozpocznie pracę.
Jak aktywować komentarze
Komentarze są domyślnie aktywowane w nowych projektach. Jeśli nie, aktywuj je w ustawieniach Box:
Następnie dodaj wszystkie stanowiska, które powinny mieć możliwość tworzenia komentarzy, do 'Grupy z dostępem'.
Uwaga
W Box Standard możesz użyć predefiniowanego rodzaju komentarza i nadać użytkownikom dostęp za pośrednictwem grup użytkowników. W przypadku projektów wymagających uporządkowanych kategorii koordynacji, takich jak koordynacja konfliktów lub przegląd dokumentów, Box Pro obsługuje wiele kanałów komunikacji i rodzajów komentarzy, zapewniając zespołom bardziej precyzyjną kontrolę nad tym, kto uczestniczy i jakie rodzaje komentarzy są używane w każdym z nich.
Najlepsza praktyka dla komentarzy
Włączając komunikację dla swojego projektu, na początku ogranicz dostęp do minimum i stopniowo zwiększaj go w razie potrzeby. Następujące grupy powinny zawsze mieć dostęp:
- Architekci i inżynierowie przeglądają projekty z innych dziedzin i odpowiadają na przypisane im komentarze.
- Menedżerowie ds. designu koordynują komentarze i problemy z całym zespołem ds. designu.
- Właściciel budynku odpowiada za podejmowanie ostatecznych decyzji dotyczących komentarzy, gdy decyzje nie są jasne.
Czytaj więcej
Zalecamy najpierw zapoznanie się z artykułami krok po kroku przed zagłębianiem się w funkcje, ale jeśli chcesz przeczytać więcej szczegółów o komentarzach, przeczytaj te artykuły:
Gdy masz już strukturę folderów, grupy użytkownika, obszary plików i komunikację, możesz zaprosić użytkowników do projektu. Ostatnim krokiem jest sprawdzenie konfiguracji przed uruchomieniem.