Na projekcie budowlanym nie każda osoba powinna móc zobaczyć lub dotknąć każdego dokumentu. Malarz nie potrzebuje rysunków technicznych. Zespół projektowy nie powinien mieć uprawnień do publikowania plików bez zatwierdzenia.
Administratorzy zwykle robią to za pomocą ustrukturyzowanych kontroli dostępu. Zamiast przyznawać dostęp do plików „Maria z firmy architektonicznej”, przyznaj go grupie użytkowników „Architekt”. Gdy w połowie projektu pojawia się nowy architekt, zaktualizuj grupę raz, a dostęp będzie utrzymywać się bez przerwy.
Gdy grupy użytkowników i uprawnienia są już skonfigurowane:
- Każdy uczestnik projektu widzi tylko to, czego wymaga jego stanowisko
- Dostęp do folderów pozostaje spójny i przewidywalny w całym projekcie
- Zmiany personalne nie wymagają restrukturyzacji uprawnień ani przepływów pracy
Definiowanie grup użytkowników
Przejrzyj swoje umowy, schemat organizacyjny i strukturę folderów z Kroku 1. Każde stanowisko z własnym folderem potrzebuje własnej grupy użytkowników. Zadaj sobie pytanie:
- Kto przesyła dokumenty, a kto tylko je przegląda?
- Kto potrzebuje dostępu do wszystkich folderów, a kto tylko do własnych?
- Czy jakieś foldery, na przykład administracja kontraktami, są ograniczone?
Wykorzystaj swoje odpowiedzi, aby zbudować listę grup użytkowników odzwierciedlającą to, jak naprawdę pracuje Twój zespół, a nie tylko to, jak jest formalnie zorganizowany.
Najlepsza praktyka dla grup użytkowników
Grupy użytkowników reprezentują role i odpowiedzialności w projekcie, a nie osoby indywidualne. Grupa może reprezentować architekta, inżyniera konstrukcji, głównego wykonawcę lub konkretną branżę podwykonawcy. Każda grupa ma własny zestaw uprawnień określający, co jej członkowie mogą zobaczyć, przesłać, edytować i zarządzać w całym Dalux Box.
Struktura folderów definiuje, co istnieje. Grupy użytkowników definiują, kto może wchodzić z tym w interakcję i w jaki sposób.
Nazwij grupy tak, aby odpowiadały strukturze folderów
Użyj systemu numeracji lub klasyfikacji dla nazw grup. Nazwij każdą grupę tak, aby odpowiadała swojemu odpowiednikowi w folderze, używając tego samego prefiksu numeracyjnego, na przykład 01.Architekt lub 02.Wykonawca fundamentów. To utrzymuje listę w spójnym porządku i od razu jasno pokazuje, gdzie każda grupa należy w hierarchii projektu.
Utwórz jedną grupę na firmę lub kontrakt
Grupy powinny przede wszystkim obejmować użytkowników z tej samej firmy lub pakietu kontraktowego. To ułatwia dopasowanie grupy do jej obowiązków oraz dotarcie do wszystkich użytkowników z danej firmy bez przeszukiwania wielu grup.
Podziel według dziedziny lub branży, gdy firma obejmuje wiele obszarów
Jeśli jedna firma inżynieryjna zajmuje się zarówno pracami mechanicznymi, jak i elektrycznymi, utwórz osobne grupy dla każdej dziedziny, zachowując je w tej samej sekwencji numeracji. Pozwala to precyzyjnie kierować informacje i uprawnienia, zamiast wysyłać wszystko do całej firmy.
Zacznij prosto
Podobnie jak w przypadku struktury folderów, zacznij od podstawowych stanowisk: klient, zespół projektowy, zarządzanie budową i kluczowi podwykonawcy. Dodawaj grupy tylko wtedy, gdy wymaga tego rzeczywista różnica w dostępie. Prosta, spójna struktura utrzymywana z czasem jest skuteczniejsza niż kompleksowa, której nikt nie aktualizuje.
Oprzyj się pokusie tworzenia grup dla każdego drobnego stanowiska na wczesnym etapie projektu. Najlepsze projekty utrzymują niewielką liczbę grup, dodając struktury tylko wtedy, gdy wymagają tego rzeczywiste potrzeby projektu.
Jak skonfigurować grupy użytkowników
Skonfiguruj grupy użytkowników w ustawieniach użytkownika swojego projektu:
Nazwij grupę i ustaw uprawnienia.
Gdy początkowa konfiguracja projektu będzie gotowa, dodaj użytkowników za pomocą adresu e-mail. W przypadku dużych zespołów użyj szablonu importu zbiorczego, aby uniknąć wpisywania adresów jeden po drugim.
Przeczytaj więcej
Zalecamy najpierw zapoznanie się z artykułami krok po kroku, zanim zagłębisz się w funkcje, ale jeśli chcesz przeczytać więcej o grupach użytkowników, możesz przeczytać te artykuły:
Gdy struktura folderów jest już na miejscu, każdy uczestnik projektu ma jedno, przewidywalne miejsce do znajdowania i przesyłania plików. Nawigacja staje się intuicyjna, ryzyko pracy na nieaktualnym pliku znacznie spada, a dostęp można kontrolować folder po folderze wraz ze skalowaniem się projektu.
Następnym krokiem jest określenie, kto ma dostęp do czego.