Projekty budowlane szybko generują dokumentację. Bez współdzielonego systemu rysunki trafiają do prywatnych skrzynek odbiorczych, podwykonawcy korzystają z nieaktualnych plików, a kontrola wersji staje się trudna do utrzymania.
Gdy struktura folderów jest już przygotowana:
- Każdy uczestnik projektu wie, gdzie znaleźć i przesłać pliki
- Historia wersji jest śledzona w jednej stałej lokalizacji dla każdego dokumentu
- Uprawnienia można logicznie przypisywać folder po folderze
Definiowanie struktury folderów
Tam, gdzie ma to zastosowanie, dopasuj swoją strukturę do lokalnych lub krajowych standardów zarządzania dokumentami używanych na Twoim rynku. Zacznij od schematu organizacyjnego, umów i podziału budżetu, aby określić Dziedziny i udokumentować obowiązki. Następnie zadaj pytanie:
- Czy każda Dziedzina/umowa ma własny Folder?
- Czy Struktura jest spójna na wszystkich etapach Projektu, aby nie trzeba było przenosić Plików?
Podejście do dobrego przygotowania
Struktura folderów w Dalux Box działa jak system plików na komputerze PC: foldery reprezentują kategorie, podfoldery dzielą te kategorie na bardziej szczegółowe, a pliki są przechowywane w przewidywalnych lokalizacjach.
Gdy struktura odzwierciedla sposób prowadzenia projektu, dokumenty pozostają w jednej stałej lokalizacji, a Dalux automatycznie obsługuje śledzenie wersji.
Odbij rzeczywistą strukturę Projektu
Organizuj Foldery wokół Dziedzin i odpowiedzialności kontraktowych, takich jak architekt, inżynier konstruktor, wykonawca fundamentów, a nie wokół procesów lub dat.
Użyj systemu numeracji lub klasyfikacji
Dodanie numerów na początku nazw Folderów, takich jak 01.Design lub 02.Construction, zapewnia spójną nawigację niezależnie od języka lub sortowania alfabetycznego.
Ogranicz głębokość Folderów
Dąż do maksymalnie dwóch lub trzech Poziomów. Głębsze Struktury zwiększają ryzyko zapisania Plików w niewłaściwym miejscu.
Planuj Uprawnienia równolegle ze Strukturą
Każdy Folder, który utworzysz, to punkt, w którym można kontrolować dostęp. Architekt, inżynier lub projektant zazwyczaj ma dostęp do odczytu we wszystkich folderach Design, ale dostęp do zapisu tylko we własnym. Podwykonawcy zazwyczaj mają dostęp do zapisu we własnym Folderze oraz dostęp do odczytu Opublikowanych plików, takich jak rysunki, Modele i specyfikacje istotne dla ich pracy.
Zacznij prosto
Zdefiniuj swoją Strukturę najwyższego poziomu przed rozpoczęciem Projektu — później trudno ją zmienić, gdy prace są już w toku. Foldery niższego poziomu, na przykład dla poszczególnych Podwykonawców, można dodać w miarę przyznawania umów i wyjaśniania się zakresu odpowiedzialności.
Jak utworzyć strukturę folderów
W Ustawieniach możesz zacząć od standardu firmowego lub standardu Dalux opartego na zarządzaniu dokumentami A104. Podczas zakładania nowego Projektu bez standardu firmowego Dalux zaoferuje prowadzone przejście, które pomoże Ci jednocześnie utworzyć Strukturę folderów i grupy użytkowników. Jeśli wolisz budować od podstaw, możesz skonfigurować Struktury ręcznie w Box.
Czytaj więcej
Zalecamy przejście przez artykuły krok po kroku, zanim zagłębisz się w funkcje, ale jeśli chcesz przeczytać bardziej szczegółowo o tym, jak skonfigurować strukturę folderów, przeczytaj te artykuły:
Po wdrożeniu Struktury folderów każdy uczestnik Projektu ma jedno przewidywalne miejsce do znajdowania i przesyłania Plików. Nawigacja staje się intuicyjna, ryzyko pracy na nieaktualnym Pliku znacząco maleje, a dostęp można kontrolować Folder po Folderze wraz ze skalowaniem się Projektu.
Następnym krokiem jest określenie, kto ma dostęp do czego.