Jak korzystać ze Spotkań

Funkcja spotkania umożliwia łatwe i efektywne planowanie spotkań z innymi uczestnikami projektu. Dzięki tej funkcji możesz planować spotkania, dodawać materiały i tworzyć kontynuacje spotkań.

W tym artykule pokażemy, jak korzystać z funkcji spotkań, aby przeprowadzić spotkania.

Kto może tworzyć spotkania?

Gdy spotkanie się zaczyna

Możesz prowadzić spotkania, jeśli jesteś częścią grupy użytkowników uprawnionej do edytowania spotkań i tworzenia kontynuacji spotkań . Po rozpoczęciu spotkania ustaw uczestników jako obecnych lub nieobecnych:

Następnie zapisz notatki ze spotkania (1) dla różnych pozycji spotkania:

Ustaw status pozycji spotkania (2):

• Status 'Otwarte' przeniesie pozycję na następne spotkanie.
• Status 'Zakończone' nie przeniesie pozycji na następne spotkanie.

Łączenie pozycji spotkania z zadaniami/komentarzami

Możesz łączyć pozycje spotkania z zadaniami i komentarzami, nowymi lub istniejącymi, w trakcie spotkania. Aby to zrobić:

Kliknij po prawej stronie pozycji spotkania Wybierz spośród Nowe zadanie, Nowy komentarz, Istniejące zadanie, lub Istniejący komentarz Wybierz rodzaj szablonu lub istniejącą rejestrację.

Lub możesz to zrobić podczas edytowania pozycji spotkania:

Dodaj załączniki do pozycji spotkania

Możesz dodać załączniki do pozycji spotkania, aby ułatwić uczestnikom spotkania znalezienie odpowiednich dokumentów i plików, do których odnoszą sie do danej pozycji spotkania. Aby dodać załącznik:

Kliknij po prawej stronie pozycji spotkania Wybierz rodzaj załącznika, który chcesz dodać do pozycji:

Kontynuacja spotkania

Kiedy spotkanie się kończy i klikasz 'Zakończ spotkanie', możesz stworzyć kontynuację spotkania.

Aby to zrobić, kliknij Utwórz nowe działanie następcze.

Otwarte pozycje spotkania, uczestnicy, załączniki do pozycji spotkania, opis i wszystkie zdefiniowane pola zostaną przeniesione.

Będziesz miał również możliwość edytowania informacji o spotkaniu, uczestnikach i agendzie, jakby to było nowe spotkanie.

Możesz również stworzyć kontynuację spotkania z widoku listy. Przejdź do

Field Spotkania Nowe 'Utwórz nowe działanie następcze'.

Podsumowanie spotkania

Kiedy organizator/administrator projektu postanawia zakończyć spotkanie, link do podsumowania zostanie wysłany do uczestników drogą mailową:

Przegląd spotkań

Możesz uzyskać przegląd wszystkich spotkań, zawartości i powiązanych widoków listy z menu bocznego. W menu bocznym dotyczącym spotkań dostępnych jest pięć kategorii widoków listy:

• Wszystkie spotkania
• Wszystkie pozycje spotkania
• Moje pozycje spotkania
• Zaległe pozycje spotkania
• Specyficzne foldery spotkań (jeden dla każdego typu spotkania)

Wszystkie spotkania

Widok listy Wszystkie spotkania pokazuje przegląd wszystkich spotkań wszystkich typów w projekcie. Z widoku możesz zobaczyć różne typy spotkań i informacje o:

• Numer spotkania i tytuł
• Data, godzina rozpoczęcia i zakończenia
• Lokalizacja
• Status
• Liczba kategorii spotkań i pozycji
• Liczba uczestników

Wszystkie pozycje spotkania

W widoku listy Wszystkie pozycje spotkania wyświetlane są pozycje pod kategoriami spotkań dla wszystkich spotkań. Stąd możesz zobaczyć, do którego spotkania należy i status spotkania. Dla pozycji spotkania możesz zobaczyć następujące informacje:

• Tytuł pozycji spotkania
• Osoba odpowiedzialna
• Typ i priorytet
• Ostateczny termin
• Status pozycji spotkania
• Czy jest połączona z zadaniem lub komentarzem oraz załącznikami

Moje pozycje spotkania

W widoku listy Moje pozycje spotkania możesz zobaczyć wszystkie pozycje spotkania, za które ty (lub wszyscy) jesteście odpowiedzialni, oraz informacje o pozycjach spotkania.

Zaległe pozycje spotkania

Zaległe pozycje spotkania wyświetlą wszystkie zaległe pozycje spotkania w projekcie.

Specyficzne foldery spotkań

Każdy konkretny folder spotkania wyświetla te same informacje co widok listy Wszystkie spotkania, ale tylko dla tego konkretnego spotkania.

Widok kalendarza dla spotkań

Widok kalendarza pozwala zobaczyć wszystkie spotkania w kalendarzu. Możliwe jest także tworzenie spotkań z poziomu widoku kalendarza (spotkania utworzone z poziomu widoku kalendarza jako wersja robocza bez daty rozpoczęcia i zakończenia, nie będą wyświetlane w kalendarzu).

Możesz przełączyć się na widok kalendarza, klikając ikonę .

Usuwanie spotkania

Jeśli usuniesz zaplanowane spotkanie, wszyscy zaplanowani uczestnicy spotkania otrzymają powiadomienie e-mail o anulowaniu. E-mail o anulowaniu będzie również zawierał zaktualizowany plik kalendarza, dzięki czemu możesz anulować spotkanie w swoim kalendarzu.