Teknisk informasjon
Møtefunksjonen er tilgjengelig både i Field og i Box og kan brukes fra begge modulene. Hvis du har både Field og Box i prosjektet ditt, vil møter deles mellom modulene.
Hvis du ikke har Dalux Field i prosjektet ditt, trenger du Dalux Box Pro for å bruke møter.
Møter-funksjonen gjør det enkelt og effektivt å planlegge møter med andre deltakere i prosjektet. Ved å bruke denne funksjonen kan du arrangere møter, knytte møtepunkt, og opprette oppfølgingsmøter.
I denne artikkelen vil vi gå gjennom hvordan du kan opprette møtemaler og hvordan du setter opp møter.
Aktiver møtefunksjonen
Møter kan finnes enten i Box eller Field modulene.
For å aktivere funksjonen, gå til
Innstillinger
Box eller
Field
Legg til funksjoner
'Møter'
Aktiver.
Hvem kan opprette møter?
Brukerrettigheter
For å kunne opprette og sette opp møter, må du være prosjektadministrator, Fieldadministrator eller prosjekteringsleder (kan kun opprette maler). Brukerdefinerte brukergrupper kan få tillatelse til å redigere møter og opprette oppfølgingsmøter.
'Visning' eller 'Rediger/opprett oppfølging' rettigheter til spesifikke møter kontrolleres av brukergrupper. For å angi tillatelser, gå til:
Innstillinger
Brukere
Rull ned til 'Egendefinerte grupper'
Åpne gruppen
Legg til.
Hvordan opprette en møtemal
Med møtemaler er det mulig å gjenbruke agendaen for flere møtetyper. Malene kan opprettes av prosjektadministrator i Field/Box innstillinger.
For å opprette en mal, gå til
Innstillinger
Box eller
Field
'Møtemaler'
Legg til:
Du kan velge om du vil opprette en ny mal eller kopiere en fra et eksisterende prosjekt. Dette vil åpne et nytt vindu hvor du kan navngi malen, gi den en beskrivelse, og sette opp agendaen:
Agenda består av møtekategorier og møtepunkt. Møtepunktene vil bli automatisk nummerert og kan gis en type:
- Ingen
- Godkjennelse
- Beslutning
- Informasjon
- Handlingspunkt
og en prioritet:
- Ingen
- Lav: !
- Moderat: !!
- Høy: !!!
Opprett møter
Når du setter opp et møte, kan du opprette et møte fra bunnen av eller en eksisterende mal.
Opprett ny
For å opprette et nytt møte, gå til:
Field
Møter
Ny
'Opprett nytt møte'.
Dette vil åpne en tom kladd for et møte uten agenda eller beskrivelse. Her kan du tilpasse møtet med sted, dato, osv.
Opprett ny fra mal
Å opprette et møte fra en mal gjør det raskere å opprette møtet og gir også mulighet for standardisering av agendaen.
For å opprette et møte fra en mal, gå til:
Møter
Ny
'Opprett nytt møte fra mal'
Velg malen og begynn å fylle ut ytterligere informasjon om møtet:
Tilpasning av møtet
Når du oppretter møtet har du flere muligheter til å tilpasse det, enten det ble opprettet fra bunnen av eller fra en mal.
Du kan tilpasse:
Møteinformasjon
- Lag en tittel for møtet ditt og angi dato, tidspunkt og varighet. Du kan også velge en posisjon og legge til en beskrivelse.
Deltakere
- Velg hvem som skal delta. Deltakere vil kun ha tilgang til møteseriene av den typen de har blitt invitert til.
Agenda
- Beskriv de forskjellige møte kategoriene. Innen hver møte kategori kan du legge til møtepunkter.
Tips og triks
Tittelen på et møte kan bare endres hvis det fortsatt er i agenda-/kladde-status og ikke har blitt sendt ut til deltakerne.
Det er ikke mulig å gi nytt navn til et møte som allerede er i bruk.
Møtepunkt
Møtepunktene beskriver de forskjellige emnene innen hver kategori som må diskuteres under møtet. Når du oppretter møtepunkter, kan du redigere:
- Tittelen
- Den ansvarlige personen
- Prioriteten til saken
- En tidsfrist for elementet
- Type av element
- En beskrivelse av elementet
De forskjellige typene du kan velge mellom er:
- Ingen
- Godkjennelse
- Beslutning
- Informasjon
- Handlingspunkt
Avslutte oppsettet
Når møteinformasjonen er fylt ut, begynne å invitere deltakere:
Du er nå klar til å starte møtet.
Tips og triks
Hvis du ikke er klar til å invitere deltakere, lagre møtet som en kladd, ved å klikke nederst i vinduet
'Lagre kladd'.
Gjennomføre møter
Les mer
For å lære hvordan du gjennomfører møter, kan du lese denne artikkelen: Slik bruker du Møter.