Prosjektkommunikasjon forblir sjelden begrenset til selve dokumentene. Spørsmål flyttes til e-post, beslutninger tas i telefonsamtaler, og når en tegning er revidert, kan ingen fullt ut rekonstruere hvem som sa hva eller når. Dette skaper hull i ansvarsforholdene og gjør det vanskelig å håndtere endringer etter hvert som prosjektet vokser.
I stedet for å sende e-post til konstruksjonsingeniøren om en kollisjon i fundamenttegningene, oppretter designlederen en kommentar direkte på tegningen i Dalux, tildeler den til den relevante brukergruppen, og hele koordineringsgruppen ser statusen i sanntid.
Når kommentarer og kommunikasjonskanaler er på plass:
- All dialog er direkte knyttet til den relevante tegningen, det relevante dokumentet eller modellen
- Beslutninger og avklaringer lagres som en del av prosjektregistreringen
- De riktige interessentene er involvert i de riktige samtalene
- Kommunikasjonen holdes ute av e-post og inne i prosjektet
Fordelen med kommentarer
Kommentarer er strukturerte meldinger som vanligvis er knyttet direkte til et dokument, en tegning eller en BIM-modell, og erstatter fragmentert ekstern kommunikasjon med sporbar, dokumentknyttet dialog. En kommentar kan inneholde annotasjoner, en status, en frist, en ansvarlig og en fullstendig meldingsutveksling, alt knyttet til den nøyaktige plasseringen i dokumentet den gjelder.
Kommentarer er ikke et chatverktøy. De er en koordineringslogg. Uten struktur flyter alle kommentarer inn i én udifferensiert strøm.
Bruk feltene som er tilgjengelige konsekvent.
Den forhåndsdefinerte kommentartypen i Box Standard inkluderer fire felter: opprettet av, tildelt til, frist og prioritet. Å fylle dem ut i hver kommentar sikrer at hvert problem har en tydelig eier, en tidsramme og en følelse av hastverk, noe som gjør det enklere for hele teamet å prioritere og følge opp.
Gi de riktige brukergruppene tilgang til kommentarer
I Box Standard kan alle brukergrupper med tilgang til kommentarer opprette og se alle kommentarer i prosjektet. Gå gjennom hvilke brukergrupper som må være en del av koordineringen, og sørg for at tilgang er tildelt deretter før teamet begynner å arbeide.
Hvordan aktivere kommentarer
Kommentarer er aktivert som standard i nye prosjekter. Hvis ikke, aktiver dem i Box-innstillingene dine:
Legg deretter til alle roller som skal kunne opprette kommentarer, i 'Grupper med tilgang'.
Notat
I Box Standard kan du bruke en forhåndsdefinert kommentartype og gi brukerne tilgang via brukergrupper. For prosjekter som krever strukturerte koordineringskategorier, som kollisjonskoordinering eller dokumentgjennomgang, støtter Box Pro flere kommunikasjonskanaler og kommentartyper, noe som gir teamet mer presis kontroll over hvem som deltar og hvilke kommentartyper som brukes i hvert enkelt tilfelle.
Beste praksis for kommentarer
Når du aktiverer kommunikasjon for prosjektet ditt, bør du holde tilgangen på et minimum i starten og gradvis øke den etter behov. Følgende grupper skal alltid ha tilgang:
- Arkitekter og ingeniører gjennomgår design fra andre fag og håndterer kommentarene som er tildelt dem.
- Designledere koordinerer kommentarer og spørsmål med hele designteamet.
- Byggherren er ansvarlig for å ta endelige beslutninger om kommentarer når beslutningene er uklare.
Les mer
Vi anbefaler at du følger de trinnvise artiklene før du dykker ned i funksjonene, men hvis du vil lese mer om hvordan du bruker kommentarer i detalj, kan du lese disse artiklene:
Når du har satt opp mappestrukturen, brukergruppene, filområdene og kommunikasjonen, er du klar til å invitere brukere til prosjektet. Det siste steget er å kontrollere oppsettet før du går live.