På et byggeprosjekt skal ikke alle kunne se eller røre hvert dokument. En maler trenger ikke mekaniske tegninger. Et designteam bør ikke ha myndighet til å publisere filer uten godkjenning.
Administratorer håndterer vanligvis dette gjennom strukturerte tilgangskontroller. I stedet for å gi filtilgang til "Maria fra arkitektfirmaet", gi den til brukergruppen "Arkitekt". Når en ny arkitekt starter midt i prosjektet, oppdaterer du gruppen én gang, og tilgangen fortsetter uten avbrudd.
Når brukergruppene og tillatelsene dine er på plass:
- Hver prosjektdeltaker ser bare det rollen deres krever
- Tilgang til mapper forblir konsistent og forutsigbar gjennom hele prosjektet
- Personellendringer krever ingen omstrukturering av tillatelser eller arbeidsflyter
Definere brukergruppene dine
Gå gjennom kontraktene, organisasjonskartet og mappestrukturen fra trinn 1. Enhver rolle med sin egen mappe trenger sin egen brukergruppe. Spør deg selv:
- Hvem laster opp dokumenter, og hvem bare gjennomgår dem?
- Hvem trenger tilgang på tvers av alle mapper, og hvem bare til sin egen?
- Er noen mapper, som kontraktsadministrasjon, begrenset?
Bruk svarene dine til å bygge en liste over brukergrupper som gjenspeiler hvordan teamet ditt faktisk arbeider, ikke bare hvordan det er formelt strukturert.
Beste praksis for brukergrupper
Brukergrupper representerer roller og ansvar i prosjektet, ikke enkeltpersoner. En gruppe kan representere arkitekten, konstruksjonsingeniøren, hovedentreprenøren eller et spesifikt fag hos en underentreprenør. Hver gruppe har sitt eget sett med tillatelser som definerer hva medlemmene kan se, laste opp, redigere og administrere på tvers av Dalux Box.
Mappestrukturen definerer hva som finnes. Brukergrupper definerer hvem som kan samhandle med det og hvordan.
Navngi grupper slik at de samsvarer med mappestrukturen.
Bruk et nummererings- eller klassifiseringssystem for gruppenavn. Gi hver gruppe navn som samsvarer med den tilsvarende mappen ved å bruke samme nummereringsprefiks, for eksempel 01.Architect eller 02.Foundation contractor. Dette holder listen konsekvent sortert og gjør det umiddelbart klart hvor hver gruppe hører hjemme i prosjekthierarkiet.
Opprett én gruppe per selskap eller kontrakt
Grupper bør primært inneholde brukere fra samme selskap eller kontraktspakke. Dette gjør det enkelt å matche en gruppe med dens ansvar og å nå alle brukere fra et gitt selskap uten å lete gjennom flere grupper.
Del opp etter fagområde eller fag når et selskap dekker flere områder
Hvis et ingeniørfirma håndterer både mekanisk og elektrisk arbeid, opprett separate grupper for hvert fagområde, samtidig som de beholdes innenfor samme nummereringssekvens. Dette lar deg målrette informasjon og tillatelser nøyaktig, i stedet for å sende alt til hele selskapet.
Start enkelt
Som med mappestrukturen, start med kjerne-rollene: kunde, prosjekteringsteam, byggeledelse og sentrale underentreprenører. Legg bare til grupper når en reell tilgangsbegrensning krever det. En enkel, konsekvent struktur som vedlikeholdes over tid, er mer effektiv enn en omfattende struktur som ingen holder oppdatert.
Motstå trangen til å opprette grupper for hver mindre rolle tidlig i prosjektet. De sterkeste prosjektene holder gruppetallet nede, og legger bare til struktur når reelle prosjektbehov krever det.
Slik setter du opp brukergrupper
Sett opp brukergrupper i brukerinnstillingene i prosjektet ditt:
Gi gruppen navn og angi tillatelser.
Når den innledende prosjektoppsettet er fullført, legg til brukere via e-post. For store team kan du bruke mal for masseimport for å unngå å skrive inn adresser én etter én.
Les mer
Vi anbefaler å følge trinnvise artikler før du går i dybden på funksjoner, men hvis du vil lese mer detaljert om brukergrupper, kan du lese disse artiklene:
Med en mappestruktur på plass har hver prosjektdeltaker ett enkelt, forutsigbart sted å finne og laste opp filer. Navigasjonen blir intuitiv, risikoen for å arbeide fra en utdatert fil synker betydelig, og tilgangen kan styres mappe for mappe etter hvert som prosjektet skalerer.
Neste trinn er å definere hvem som har tilgang til hva.