Byggeprosjekter genererer dokumentasjon raskt. Uten et delt system havner tegninger i personlige innbokser, underentreprenører bruker utdaterte filer, og versjonskontroll blir vanskelig å vedlikeholde.
Når mappestrukturen er på plass:
- Hver prosjektdeltaker vet hvor filer skal finnes og lastes opp
- Versjonshistorikk spores på ett permanent sted per dokument
- Tilgangsrettigheter kan settes opp logisk, mappe for mappe
Definere mappestrukturen din
Der det er relevant, bør du tilpasse strukturen til lokale eller nasjonale standarder for dokumenthåndtering som brukes i markedet ditt. Start med organisasjonskartet, kontraktene og budsjettfordelingen for å identifisere disipliner og dokumentere ansvar. Deretter spør du:
- Har hver disiplin/kontrakt sin egen mappe?
- Er strukturen konsekvent gjennom alle prosjektfaser, slik at filer ikke trenger å flyttes?
Tilnærmingen for et godt oppsett
En mappestruktur i Dalux Box fungerer som et filsystem på en PC: mapper representerer kategorier, undermapper bryter ned disse kategoriene, og filer lagres på forutsigbare steder.
Når strukturen gjenspeiler hvordan prosjektet drives, blir dokumenter liggende på ett permanent sted, og Dalux håndterer versjonssporing automatisk.
Gjenspeil prosjektets virkelige struktur
Organiser mapper rundt disipliner og kontraktsansvar, som arkitekt, konstruksjonsingeniør og grunnentreprenør, ikke rundt prosesser eller datoer.
Bruk et nummererings- eller klassifiseringssystem
Å prefikse mapper med numre, som 01.Design eller 02.Construction, gjør navigasjonen konsekvent uavhengig av språk eller alfabetisk sortering.
Begrens mappedybden
Sikt på maksimalt to til tre nivåer. Dypere strukturer øker risikoen for at filer lagres på feil sted.
Planlegg tillatelser sammen med strukturen
Hver mappe du oppretter, er et punkt der tilgangen kan kontrolleres. En arkitekt, ingeniør eller designer får vanligvis leseadgang til alle designmapper, men skriveadgang kun til sin egen. Underentreprenører har vanligvis skriveadgang til sin egen mappe og leseadgang til publiserte filer som tegninger, modeller og spesifikasjoner som er relevante for deres arbeid.
Start enkelt
Definer toppnivåstrukturen din før prosjektet starter; dette er vanskelig å endre når arbeidet er i gang. Mapper på lavere nivå, som de for individuelle underentreprenører, kan legges til etter hvert som kontrakter tildeles og ansvarsområdene blir tydeligere.
Slik oppretter du mappestrukturen din
I Innstillinger kan du starte fra en firmastandard eller Dalux-standarden basert på A104-dokumenthåndtering. Når du setter opp et nytt prosjekt uten en firmastandard, vil Dalux tilby en veiledet gjennomgang for å hjelpe deg med å opprette en mappestruktur og brukergrupper i én operasjon. Hvis du foretrekker å bygge fra bunnen av, kan du konfigurere strukturen manuelt i Box.
Les mer
Vi anbefaler at du følger trinnvise artikler før du dykker ned i funksjoner, men hvis du vil lese mer om hvordan du setter opp mappestrukturen din i større detalj, les disse artiklene:
Med en mappestruktur på plass har hver prosjektdeltaker ett enkelt, forutsigbart sted å finne og laste opp filer. Navigasjonen blir intuitiv, risikoen for å arbeide fra en utdatert fil reduseres betydelig, og tilgangen kan kontrolleres mappe for mappe etter hvert som prosjektet skalerer.
Neste steg er å definere hvem som har tilgang til hva.