Hvordan sette opp oppgaver

I denne artikkelen vil du lære hvordan du setter opp og bruker oppgaver i Dalux FM.

Oppgaver opprettes og tildeles til forskjellige teams, noe som gir dem en enkel oversikt over arbeidet sitt. Oppgaver kan opprettes på egen hånd eller fra HelpDesk-innmeldinger.

Hvordan sette opp oppgaver

Dalux FM kommer klar med følgende oppsett allerede gjort:

• En standard oppgavemal
• Lave, middels, høye prioriteringsmuligheter
• Forebyggende, Opprettende, Avhjelpende, og Servicebestillingstyper

Disse kan alle tilpasses i innstillingene.

Oppgavemaler

For å endre oppgavemalen, gå til:

Innstillinger Drift & vedlikehold 'Oppgavemal'.

I oppgavemalvinduet har du følgende valgmuligheter:

• Legg til - Legg til en ny oppgavemal
• Rediger - Rediger en eksisterende oppgavemal
• Slett - Slett en eksisterende oppgavemal
• Bruk denne ikonen for å dra og slippe for å endre rekkefølgen på malene. Denne rekkefølgen vises når du oppretter en ny oppgave og velger en mal.
• Knytte til alt - Brukt for å tilknytte visse brukerdefinerte felter til alle oppgavemaler. For å lære mer om brukerdefinerte felt, les denne artikkelen: Brukerdefinerte felt.

Du kan også angi hvilken mal som bør brukes som standard når du oppretter nye oppgaver eller oppgaveserier.

Opprett ny oppgavemal

For å opprette en ny mal, klikk Legg til. Du kan da skrive inn navnet på oppgavemalen. For å redigere malen, må du klikke på 'Lagre' først.

Malen vil bli opprettet, og du kan åpne vinduet på nytt for å redigere det. For å redigere oppgavemalen, klikk Rediger. Når du redigerer malen har du følgende valgmuligheter:

• Brukerdefinerte felt - Du kan knytte brukerdefinerte felt til oppgaven ved å klikke på -ikonet. Når du tilknytter brukerdefinerte felt, vil de vises nederst i oppgavemalen.
• Tidsregistrering - For å lese mer om tidsregistrering, les denne artikkelen: Tidsregistrering i FM.
• Deadline - Angi om en deadline kreves
• Prioritet - Endre standardprioriteten for oppgaven
• Oppgavetype - Endre standard oppgavetype
• Lovfestet - Angi om oppgaven er lovfestet (kan endres i individuelle oppgaver)
• Garanti -Angi om oppgaven er garanti-relatert (kan endres i individuelle oppgaver)

Lagre oppgavemalen ved å klikke 'Lagre'.

Oppgavemalen er klar og kan brukes når nye oppgaver opprettes.

Prioriteringer

Du kan legge til, redigere og slette prioriteringer for oppgavene ved å gå til:

Innstillinger Drift & vedlikehold 'Prioriteringer'.

I prioriteringsvinduet har du følgende valgmuligheter:

• Legg til - Legg til en prioritering
• Slett - Slett en eksisterende prioritering (hold musen over en prioritering)
• Bruk denne ikonen for å dra og slippe for å endre rekkefølgen på prioriteringen. Denne rekkefølgen vises når du oppretter en ny oppgave og velger en prioritet.
• Endre farge - Når du klikker på fargefeltet ved siden av prioriteringsnavnet, åpnes et vindu for valg av farge. Du kan velge fargen fra en målestokk eller bruke RGB/HEX-koder.
• Standardverdi - Du kan angi hvilken prioritet som skal brukes når du oppretter nye oppgavemaler

Hvis du endrer eksisterende prioriteringer, vil endringene automatisk gjelde for oppgaver. Hvis du prøver å slette en prioritet som er brukt i en mal, må du velge en annen prioritet for å erstatte den.

Oppgavetyper

Du kan legge til, redigere og slette oppgavetyper ved å gå til:

Innstillinger Drift & vedlikehold 'Oppgavetyper'.

I oppgavetypevinduet har du følgende valgmuligheter:

• Legg til - Legg til en oppgavetype
• Slett - Slett en eksisterende oppgavetype (hold musen over en oppgavetype)
• Bruk denne ikonen for å dra og slippe for å endre rekkefølgen på oppgavetypen. Denne rekkefølgen vises når du oppretter en ny oppgave og velger en oppgavetype.

Du kan også angi hvilken oppgavetype som bør brukes som standard når du oppretter nye oppgaver eller oppgaveserier.

Hvis du endrer eksisterende typer, vil endringene automatisk gjelde for oppgaver. Hvis du prøver å slette en oppgavetype som er i bruk, må du velge en annen type for å erstatte den.

Hvordan begrense oppgavemaler til teams

Når du oppretter eller redigerer teams, kan du spesifisere hvilke oppgavemaler som skal være tilgjengelige. Dette gjør at du kan kontrollere hvilke typer oppgaver spesifikke teams kan opprette.

Det er viktig å merke seg at alle oppgavemaler fortsatt kan sendes til alle teams, og endringer i tilgjengeligheten påvirker bare hvilken mal teamet kan opprette oppgaver fra.

Innstillingen for tilgjengelighet av oppgavemalen gjøres ved å gå til:

Innstillinger Drift & vedlikehold 'Teams' Klikk på et team for å åpne det.

Angi 'Tilgang til oppgavemal' til 'Begrenset'. Deretter velger du hvilke oppgavemaler som skal være tilgjengelige for teamet.

Hvordan bruke oppgaver

Oppgaver kan brukes på forskjellige måter i Dalux FM.