Hvordan bruke møter

Møter-funksjonen gjør det enkelt og effektivt å planlegge møter med andre deltakere i prosjektet. Med denne funksjonen kan du planlegge møter, legge til materialer og sette opp oppfølgingsmøter.

I denne artikkelen vil vi vise hvordan du kan bruke møter-funksjonen for å gjennomføre møter.

Hvem kan opprette møter?

Når møtet starter

Du kan gjennomføre møter hvis du er en del av en brukergruppe som har tillatelse til å redigere møter og opprette oppfølgingsmøter. Når du har startet møtet, angir du deltakerne som til stede eller ikke til stede:

Skriv deretter møte notatene dine (1) for de ulike emnene som ble tatt opp på møtet:

Angi statusen for emnene som ble tatt opp på møtet (2):

• Statusen 'Åpen' vil føre elementet videre til neste oppfølgingsmøte.
• Statusen 'Lukket' vil ikke føre elementet videre til neste møte.

Knytte møtepunkter til oppgaver/kommentarer

Du kan knytte møtepunkter til oppgaver og kommentarer, enten nye eller eksisterende, når du er i et møte. Slik gjør du:

Klikk til høyre for møtepunktet Velg mellom Ny oppgave, Ny kommentar, Eksisterende oppgave, eller Eksisterende kommentar Velg en maltype eller eksisterende registrering.

Eller du kan gjøre det når du redigerer møtepunktet:

Legg ved vedlegg til møtepunkter

Du kan legge til vedlagte filer til møtepunkt for å gjøre det enklere for folk som deltok på møtet å finne de relevante dokumentene og filene som refereres til under et møtepunkt. For å tilføy et vedlegg:

Klikk til høyre for møtepunktet Velg typen vedlegg du vil legge til i møtepunktet:

Oppfølgingsmøter

Når et møte er ferdig, og du klikker 'Avslutt møte' kan du opprette et oppfølgingsmøte.

For å gjøre dette, klikk Opprett ny oppfølging.

Åpne møtepunkter, deltakere, vedlegg på møtepunkter, beskrivelse, og alle definerte felt vil bli overført.

Du vil fortsatt ha muligheten til å redigere møteinformasjonen, deltakerne og agendaen som om det var et nytt.

Du kan også opprette et oppfølgingsmøte fra listevisningen. Gå til

Field Møter Opprett 'Ny oppfølging'.

Møtesammendrag

Når arrangøren/prosjektadministratoren bestemmer seg for å avslutte møtet, vil en lenke til sammendraget bli sendt til deltakerne via e-post:

Oversikt over møter

Du kan få en oversikt over alle møtene, innholdet, og tilknyttede listevisninger fra sidemenyen. I sidemenyen for møter er det fem kategorier av listevisninger:

• Alle møter
• Alle møtepunkter
• Mine møtepunkter
• Utløpte møtepunkter
• Spesifikke møtefelt (en for hver møtetype)

Alle møter

Listevisningen Alle møter viser en oversikt over alle møter av alle typer i prosjektet. Fra visningen kan du se de forskjellige typene møter og informasjon om:

• Møtenummer og tittel
• Dato, start- og sluttid
• Posisjon
• Status
• Antall møte-kategorier og punkter
• Antall deltakere

Alle møtepunkter

I listevisningen Alle møtepunkter vises elementene under møtekategoriene for alle møter. Her kan du se hvilket møte det tilhører og møte-statusen. For møtepunktene kan du se følgende:

• Tittel på møtepunkt
• Ansvarlig
• Type og prioritet
• Tidsfrist
• Status på møtepunkt
• Om det er lenke til en oppgave eller kommentar og vedlagte filer

Mine møtepunkter

Fra Mine møtepunkter listevisning kan du se alle møtepunktene som du (eller alle) er ansvarlig for, og informasjon om møtepunktene.

Utløpte møtepunkter

De utløpte møtepunktene vil vise alle utløpte møtepunkter i prosjektet.

Spesifikke møtemapper

Hver spesifik møtemappe vil vise den samme informasjonen som Alle møter listevisning, men kun for det bestemte møtet.

Kalendervisning for møter

Kalendervisningen lar deg se alle møter på en kalender. Det er også mulig å opprette møter fra kalendervisningen (møter opprettet fra kalendervisningen som utkast uten start- og sluttid, vil ikke bli vist i kalenderen).

Du kan bytte til kalendervisning ved å klikke på -ikonet.

Slett et møte

Hvis du sletter et planlagt møte, vil alle planlagte deltakere for møtet motta en e-postbeskjed om avlysning. Avlysnings-e-posten vil også inneholde en oppdatert kalenderfil, slik at du kan avbryte møtet i kalenderen din.