Distributielijsten

Distributielijsten worden gebruikt om specifieke gebruikers toegang te geven tot bestanden zonder dat deze persoon toegang hoeft te krijgen tot de mappen waarin de bestanden eigenlijk opgeslagen zijn.

Dit kan handig zijn als u bepaalde groepen toegang wilt geven tot specifieke bestanden, bijvoorbeeld relevante tekeningen en specificaties voor een bepaalde discipline of een onderaannemer. Zonder dat ze moeten gaan zoeken in diverse mappen.

Bestanden zullen ook worden vernieuwd in distributielijsten wanneer ze worden bijgewerkt in de oorspronkelijke mappen.

Hoe distributielijsten in te stellen

Distributielijsten moeten eerst worden ingeschakeld om ze in het project te kunnen gebruiken.

Om dit te doen, ga naar Instellingen Box 'Distributielijsten'.

Er verschijnt een pop-upvenster waar distributielijsten en printen geactiveerd kunnen worden. Klik op 'Opslaan' om door te gaan.

Na het activeren van distributielijsten, verschijnt er een nieuwe map in het Box menu met als naamDistributielijsten.

In dit artikel wordt een distributielijst aangemaakt in 'Gepubliceerde Bestanden'. Distributielijsten kunnen in alle bestandsgebieden worden aangemaakt met de methode die in deze handleiding wordt getoond.

Om een nieuwe distributielijst te creëren, ga naar:

Box Gepubliceerde bestanden Distributielijsten Toevoegen Noem de distributielijst 'OK'.

Wanneer de lijst is gecreëerd, zullen de instellingen voor de lijst verschijnen. De naam kan worden gewijzigd, een beschrijving kan worden toegevoegd, of het bestandsgebied kan worden veranderd. Om de distributielijst te wissen, klik Meer onderaan, en dan Distributielijst wissen.

Hoe bestanden toevoegen aan distributielijsten

Het toevoegen van bestanden aan een distributielijst kan gedaan worden in de distributielijst zelf of vanuit de weergaven van lijsten via de Box mappenstructuur. Om direct aan de lijst toe te voegen, ga naar

Box Gepubliceerde bestanden Distributielijsten Selecteer de juiste distributielijst Bestanden toevoegen.

Door op Bestanden toevoegen te klikken, wordt een pop-upvenster geopend. Selecteer de bestanden die u wilt toevoegen aan de distributielijst. Meerdere bestanden kunnen worden geselecteerd door 'Ctrl' of 'Shift' ingedrukt te houden en op meerdere bestanden te klikken.

Wanneer de bestanden zijn geselecteerd, klik op 'Selecteer' om de bestanden aan de distributielijst toe te voegen.

Bestanden kunnen ook worden toegevoegd vanuit elk Box-overzicht, door

Selecteer het bestand/de bestanden Meer Toevoegen aan Distributielijst Selecteer de distributielijst.

Alle bestanden in de distributielijst kunnen worden gezien wanneer de lijst geselecteerd is. Bestanden kunnen ook uit de distributielijst worden verwijderd, via het Meer menu.

Hoe gebruikers aan distributielijsten toewijzen

Om voor specifieke distributielijsten toegang te verlenen, moeten er permissies worden gegeven in

Instellingen Gebruikers.

Selecteer vanaf hier de Gebruikersgroep die toegang nodig heeft tot de distributielijst.

In Autorisatie, klik Toevoegen 'Distributielijsten'.

Autorisaties voor de distributielijst kunnen worden ingesteld als 'Lezen' of 'Toevoegen en bestanden afdrukken'.

'Lezen' betekent dat de bestanden bekeken kunnen worden die zijn toegevoegd aan de distributielijst.

'Toevoegen en bestanden afdrukken' zorgt ervoor dat gebruikers bestanden kunnen toevoegen en verwijderen uit distributielijst. Dit stelt gebruikers in de gebruikersgroep in staat om de distributielijst aan te passen, voor het geval zij meer of minder bestanden willen toevoegen. Gebruikers kunnen alleen bestanden toevoegen uit mappen waartoe ze toegang hebben.

Het verwijderen van bestanden uit een distributielijst verwijdert ze niet uit hun oorspronkelijke mappen.

Hoe distributielijsten te gebruiken

Toegang tot distributielijsten via de pc

De gebruikers in de gebruikersgroep met de juiste rechten voor de distributielijsten kunnen de distributielijst benaderen via

Box Gepubliceerde bestanden Distributielijsten.

Toegang tot distributielijsten via je mobiele device 

De gebruikers in de gebruikersgroep met de juiste rechten voor de distributielijsten kunnen toegang krijgen tot de distributielijst via een mobiel device.

Ga naar Box Druk op het bovenste menu (Let op, de tekst hier kan verschillen afhankelijk van welke weergave actief is, in dit voorbeeld staat er Bestanden) Distributielijsten.

Dit toont alle distributielijsten waar de gebruiker toegang toe heeft. De lijsten kunnen dan geopend worden door ze te selecteren en de bestanden in de distributielijst worden getoond.