Projectcommunicatie blijft zelden beperkt tot de documenten zelf. Vragen gaan naar e-mail, besluiten worden genomen in telefoongesprekken en tegen de tijd dat een tekening is herzien, kan niemand volledig reconstrueren wie wat wanneer heeft gezegd. Dit veroorzaakt hiaten in de verantwoordelijkheid en maakt het lastig om wijzigingen te beheren naarmate het project groeit.
In plaats van de constructie-engineer te e-mailen over een clash in de funderingstekeningen, maakt de designmanager rechtstreeks een opmerking op de tekening in Dalux, wijst deze toe aan de relevante gebruikersgroep en het hele coördinatieteam ziet de status in realtime.
Zodra opmerkingen en communicatiestructuren zijn ingesteld:
- Alle dialoog is rechtstreeks gekoppeld aan de relevante tekening, document of model
- Besluiten en verduidelijkingen worden opgeslagen als onderdeel van het projectdossier
- De juiste belanghebbenden zijn betrokken bij de juiste gesprekken
- Communicatie blijft uit e-mail en binnen het project
Het voordeel van opmerkingen
Opmerkingen zijn gestructureerde berichten die doorgaans rechtstreeks gekoppeld zijn aan een document, tekening of BIM-model, waardoor gefragmenteerde externe communicatie wordt vervangen door traceerbare, aan het document gekoppelde dialoog. Een opmerking kan annotaties, een status, een deadline, een verantwoordelijke en een volledige berichtenthread bevatten, allemaal gekoppeld aan de exacte locatie in het document waar de opmerking over gaat.
Opmerkingen zijn geen chattool. Ze zijn een coördinatieregistratie. Zonder structuur stromen alle opmerkingen samen in één ongedifferentieerde stroom.
Gebruik de beschikbare velden consistent
Het vooraf gedefinieerde opmerkingstype in Box Standard bevat vier velden: aangemaakt door, toegewezen aan, deadline en prioriteit. Door ze bij elke Opmerking in te vullen, heeft elk issue een duidelijke eigenaar, een tijdsplanning en een gevoel van urgentie, waardoor het voor het hele team gemakkelijker wordt om prioriteiten te stellen en op te volgen.
Geef de juiste gebruikersgroepen toegang tot opmerkingen
In Box Standard kunnen alle gebruikersgroepen met toegang tot opmerkingen alle opmerkingen in het project aanmaken en bekijken. Controleer welke gebruikersgroepen deel moeten uitmaken van de coördinatie en zorg ervoor dat de toegang dienovereenkomstig wordt toegewezen voordat het team begint te werken.
Hoe opmerkingen te activeren
Opmerkingen zijn standaard geactiveerd in nieuwe projecten. Zo niet, activeer ze dan in uw Box-instellingen:
Voeg vervolgens alle functies toe die opmerkingen moeten kunnen aanmaken aan de 'Groepen met toegang'.
Opmerking
In Box Standard kun je een vooraf gedefinieerd opmerkingtype gebruiken en gebruikers toegang geven via gebruikersgroepen. Voor projecten die gestructureerde coördinatiecategorieën vereisen, zoals clashcoördinatie of documentbeoordeling, ondersteunt Box Pro meerdere communicatiestructuren en opmerkingtypen, waardoor het team nauwkeurigere controle krijgt over wie deelneemt en welke opmerkingtypen in elk geval worden gebruikt.
Best practice voor opmerkingen
Wanneer u communicatie voor uw project inschakelt, beperk de toegang dan in eerste instantie tot een minimum en verhoog deze geleidelijk naargelang nodig. De volgende groepen moeten altijd toegang hebben:
- Architecten en Ingenieurs beoordelen ontwerpen van andere disciplines en behandelen de opmerkingen die aan hen zijn toegewezen.
- Designmanagers coördineren opmerkingen en kwesties met het hele designteam.
- De gebouweigenaar is verantwoordelijk voor het nemen van definitieve besluiten over opmerkingen wanneer de besluiten onduidelijk zijn.
Lees meer
We raden aan om eerst de stapsgewijze artikelen te volgen voordat je je in functies verdiept, maar als je meer gedetailleerd wilt lezen over opmerkingen, lees dan deze artikelen:
Met uw mappenstructuur, gebruikersgroepen, bestandsgebieden en communicatie op hun plaats bent u klaar om gebruikers uit te nodigen voor het project. De laatste stap is om uw configuratie te verifiëren voordat u live gaat.