Bij een bouwproject zou niet iedereen elk document mogen zien of aanraken. Een schilder heeft geen mechanische tekeningen nodig. Een designteam zou niet de bevoegdheid moeten hebben om bestanden te publiceren zonder goedkeuring.
Beheerders regelen dit doorgaans via gestructureerde toegangscontroles. Geef bestandstoegang niet aan "Maria van het architectenbureau", maar aan de gebruikersgroep "Architect". Wanneer een nieuwe architect halverwege het project begint, werk je de groep één keer bij en blijft de toegang zonder onderbreking doorgaan.
Zodra je gebruikersgroepen en gebruikersrechten zijn ingesteld:
- Elke projectdeelnemer ziet alleen wat zijn of haar functie vereist
- De toegang tot mappen blijft consistent en voorspelbaar gedurende het hele project
- Personeelswijzigingen vereisen geen herstructurering van gebruikersrechten of workflows
Je gebruikersgroepen definiëren
Controleer je contracten, organogram en mappenstructuur vanaf Stap 1. Elke functie met een eigen map heeft een eigen gebruikersgroep nodig. Vraag jezelf af:
- Wie uploadt documenten en wie beoordeelt ze alleen?
- Wie heeft toegang nodig tot alle mappen versus alleen de eigen map?
- Zijn er mappen, zoals contractadministratie, die beperkt zijn?
Gebruik je antwoorden om een lijst met gebruikersgroepen op te bouwen die weerspiegelt hoe je team echt werkt, en niet alleen hoe het formeel is gestructureerd.
Best practice voor gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen vertegenwoordigen functies en verantwoordelijkheden in het project, niet individuen. Een groep kan de architect, de constructeur, de hoofdaannemer of een specifiek vakgebied van een onderaannemer vertegenwoordigen. Elke groep heeft zijn eigen set gebruikersrechten die bepaalt wat leden kunnen zien, uploaden, bewerken en beheren in Dalux Box.
De mappenstructuur bepaalt wat er bestaat. Gebruikersgroepen bepalen wie ermee kan werken en hoe.
Geef groepen namen die overeenkomen met de mappenstructuur.
Gebruik een nummerings- of classificatiesysteem voor groepsnamen. Geef elke groep een naam die overeenkomt met de bijbehorende map, met hetzelfde nummeringsvoorvoegsel, bijvoorbeeld 01.Architect of 02.Funderingaannemer. Zo blijft de lijst consistent gesorteerd en is het direct duidelijk waar elke groep thuishoort in de projecthiërarchie.
Maak één groep per bedrijf of contract aan
Groepen moeten in de eerste plaats gebruikers van hetzelfde bedrijf of contractpakket bevatten. Zo is het eenvoudig om een groep aan zijn verantwoordelijkheden te koppelen en alle gebruikers van een bepaald bedrijf te bereiken zonder door meerdere groepen te hoeven zoeken.
Splits op in disciplines of vakgebieden wanneer een bedrijf meerdere gebieden afdekt
Als één ingenieursbureau zowel mechanisch als elektrisch werk uitvoert, maak dan afzonderlijke groepen aan voor elke discipline, terwijl u ze binnen dezelfde nummeringsreeks houdt. Zo kunt u informatie en gebruikersrechten nauwkeurig gericht versturen, in plaats van alles naar het hele bedrijf te sturen.
Begin eenvoudig
Begin, net als bij de mappenstructuur, met de kernrollen: opdrachtgever, ontwerpteam, bouwmanagement en belangrijke onderaannemers. Voeg alleen groepen toe wanneer een echt verschil in toegang dit vereist. Een eenvoudige, consistente structuur die in de loop van de tijd wordt onderhouden, is effectiever dan een uitgebreide structuur die niemand up-to-date houdt.
Weersta de neiging om al vroeg in het project groepen aan te maken voor elke kleine rol. De sterkste projecten houden hun aantal groepen beperkt en voegen alleen structuren toe wanneer echte projectbehoeften dat vereisen.
Hoe gebruikersgroepen in te stellen
Stel gebruikersgroepen in via de gebruikersinstellingen van uw project:
Geef de groep een naam en stel gebruikersrechten in.
Zodra de eerste projectinstelling is afgerond, voegt u gebruikers toe via e-mail. Gebruik voor grote teams de sjabloon voor bulkimport om te voorkomen dat u adressen één voor één invoert.
Lees meer
We raden aan eerst de stapsgewijze artikelen te volgen voordat je je verdiept in functies, maar als je meer wilt lezen over gebruikersgroepen, kun je deze artikelen lezen:
Met een mappenstructuur heeft elke projectdeelnemer één voorspelbare plek om bestanden te vinden en te uploaden. Navigatie wordt intuïtief, het risico om met een verouderd bestand te werken daalt aanzienlijk en de toegang kan map voor map worden beheerd naarmate het project schaalt.
De volgende stap is bepalen wie toegang heeft tot wat.