Bouwprojecten genereren snel documentatie. Zonder een gedeeld systeem belanden tekeningen in persoonlijke inboxen, gebruiken onderaannemers verouderde bestanden en wordt versiebeheer moeilijk te onderhouden.
Zodra je mappenstructuur is opgezet:
- Elke projectdeelnemer weet waar hij bestanden kan vinden en uploaden
- Versiehistorie wordt bijgehouden op één permanente locatie per document
- Gebruikersrechten kunnen logisch worden toegepast, map voor map
Je mappenstructuur definiëren
Stem je structuur waar van toepassing af op lokale of nationale normen voor documentbeheer die in jouw markt worden gebruikt. Begin met je organigram, contracten en budgetverdeling om disciplines te identificeren en verantwoordelijkheden vast te leggen. Vraag dan:
- Heeft elke discipline/elk contract zijn eigen map?
- Is de structuur consistent in alle projectfasen, zodat bestanden niet verplaatst hoeven te worden?
De aanpak voor een goede opzet
Een mappenstructuur in Dalux Box werkt als een bestandssysteem op een pc: mappen vertegenwoordigen categorieën, submappen splitsen deze categorieën verder op en bestanden worden opgeslagen op voorspelbare locaties.
Wanneer de structuur weerspiegelt hoe het project wordt uitgevoerd, blijven documenten op één permanente locatie en verzorgt Dalux het versiebeheer automatisch.
Weerspiegel de werkelijke structuur van het project
Organiseer mappen rond disciplines en contractverantwoordelijkheden, zoals Architect, Constructief ingenieur en funderingsaannemer, niet rond processen of data.
Gebruik een nummerings- of classificatiesysteem
Door mappen te voorzien van nummers, zoals 01.Design of 02.Construction, blijft de navigatie consistent, ongeacht de taal of alfabetische sortering.
Beperk de mapdiepte
Streef naar maximaal twee tot drie bouwlagen. Diepere structuren vergroten het risico dat bestanden op de verkeerde plaats worden opgeslagen.
Plan gebruikersrechten samen met de structuur
Elke map die je aanmaakt, is een punt waarop toegang kan worden geregeld. Een architect, ingenieur of ontwerper krijgt doorgaans leestoegang tot alle designmappen, maar schrijftoegang alleen tot de eigen map. Onderaannemers hebben doorgaans schrijftoegang tot hun eigen map en leestoegang tot gepubliceerde bestanden zoals tekeningen, modellen en specificaties die relevant zijn voor hun werk.
Begin eenvoudig
Definieer je structuur op hoofdniveau voordat het project begint; dit is lastig te wijzigen zodra het werk is gestart. Mappen op lagere niveaus, zoals die voor individuele onderaannemers, kunnen worden toegevoegd naarmate contracten worden gegund en verantwoordelijkheden duidelijker worden.
Hoe je je mappenstructuur aanmaakt
In Instellingen kun je starten vanuit een bedrijfsstandaard of de Dalux-standaard op basis van A104-documentbeheer. Wanneer je een nieuw project zonder bedrijfsstandaard instelt, biedt Dalux een begeleide walkthrough om je te helpen in één keer een mappenstructuur en gebruikersgroepen aan te maken. Als je liever vanaf nul begint, kun je de structuur handmatig configureren in Box.
Lees verder
We raden aan de stapsgewijze artikelen te volgen voordat je je in de functies verdiept, maar als je meer in detail wilt lezen over hoe je je mappenstructuur instelt, lees dan deze artikelen:
Met een mappenstructuur op zijn plaats heeft elke projectdeelnemer één voorspelbare plek om bestanden te vinden en te uploaden. Navigeren wordt intuïtief, het risico om met een verouderd bestand te werken neemt aanzienlijk af, en toegang kan map voor map worden geregeld naarmate het project groter wordt.
De volgende stap is bepalen wie toegang heeft tot wat.