Op een bouwplaats komen dezelfde soorten communicatie steeds opnieuw voor, of het nu gaat om het melden van een gebrek of om het vragen om verduidelijking van een tekening. Zonder een voorspelbare structuur worden taken inconsistent en glippen kritieke kwesties door de mazen van het net.
Bijvoorbeeld kan het combineren van een kwaliteitsprobleem met een verzoek om informatie in hetzelfde kanaal vertragingen veroorzaken en de data versnipperen.
Door je communicatie te standaardiseren met taaksjablonen en workflows, zorg je ervoor dat elke taak de juiste informatie krijgt en automatisch naar de juiste persoon gaat.
Voordelen van een gestructureerde taakopzet
Duidelijke verantwoordelijkheid
Elke taak volgt automatisch een vooraf bepaald pad: wie deze aanmaakt, wie reageert en wie deze goedkeurt.
Feilloze uitvoering op locatie
Het aanmaken van taken in de mobiele app is duidelijk gestructureerd en vereist minder tikken, waardoor potentiële fouten worden verminderd.
Hergebruikbare projectstructuren
Door workflows te groeperen in werkpakketten, kun je je communicatie-instelling eenvoudig kopiëren voor nieuwe onderaannemers zonder alles opnieuw op te bouwen. Dit helpt het project consistent te houden en maakt het eenvoudig om de opzet op te schalen en opnieuw te gebruiken in toekomstige projecten.
Werkpakketsjabloon voor onderaannemers
Een werkpakket is een gegroepeerde set workflows die laat zien hoe specifieke functies samenwerken. Het aanmaken van een sjabloon helpt je om communicatie met alle onderaannemers te standaardiseren.
- Aanmaken van een sjabloon voor een werkpakket voor onderaannemers
- Stel alle vereiste workflows in dit werkpakket in
- Maak taaksjablonen aan en koppel ze aan de juiste workflows
- Kopieer dit werkpakket voor elke onderaannemer
- Voeg gebruikersgroepen toe aan de workflowfuncties
De kwaliteitsworkflow
Het doel van een kwaliteitsworkflow is de snelle oplossing van kwesties op de bouwplaats. Het moet kort en bondig blijven.
- De maker (bouwmanager): identificeert het probleem op de bouwplaats, documenteert het met een foto en locatie, en stuurt het naar de onderaannemer.
- De responder (onderaannemer): Ontvangt de taak, voert de correctie uit en stuurt deze terug ter verificatie.
- De approver (bouwplaatsmanager): Zodra het werk is geverifieerd, wordt de taak afgesloten, waardoor een permanent, traceerbaar verslag van de oplossing ontstaat.
De RFI-workflow
Verzoeken om informatie (RFI) volgen doorgaans de omgekeerde logica van een kwaliteitskwestie. Ze worden gestart wanneer een onderaannemer een afwijking in het design vindt en een gedocumenteerd antwoord nodig heeft voordat het werk kan doorgaan.
Als de bouwplaatsmanager geen definitief antwoord kan geven, wordt de RFI doorgestuurd naar een derde functie, zoals de architect of ingenieur, die de technische specificatie levert.
Best practice voor taakworkflows
Scheid uw taaktypen
Houd verschillende processen gescheiden. Een kwaliteitsprobleem (correctie) heeft een andere workflow nodig dan een RFI (verduidelijking).
Breng workflows in kaart op projectfuncties, niet op namen
Voeg nooit individuele gebruikers toe aan workflowfuncties, voeg altijd een gebruikersgroep toe. Dit maakt het eenvoudiger om je project op te schalen.
Overweeg de volgende actie
Bouw korte, efficiënte workflows door altijd te vragen: "Wie moet er als volgende handelen?" Haal onnodige tussenstappen eruit om de responstijden te versnellen.
Neem de tijd om je communicatieflows te schetsen voordat je ze in Dalux instelt. In Dalux kunnen taaksjablonen worden aangepast, maar niet verwijderd. Een bewuste, eenvoudige start voorkomt een ongeorganiseerde opzet die later moeilijk door teams op de bouwplaats te navigeren is.
Lees verder
We raden aan de stapsgewijze artikelen te volgen voordat je je in de functies verdiept, maar als je meer in detail wilt lezen over werkpakketten en taaksjablonen, lees dan deze artikelen:
Ongeacht het taastype is het belangrijk om ze direct op een tekening of in het 3D-model te plaatsen. Dit maakt de plaatsing meteen duidelijk en helpt de reactietijd en voltooiingstijd te verbeteren. De volgende stap is het instellen van je Locaties, zodat je ze kunt gebruiken als een centraal navigatiehulpmiddel.