Als uitvoerder is de afsluitfase van een project vaak stressvol vanwege de strakke planning.
Door een speciale workflow te creëren om de gebreken, problemen of opleverpunten te beheren en rechtstreeks met de (onder)aannemers te communiceren, wordt deze fase gemakkelijker en transparanter.
In dit artikel bespreken we een opzet die zich richt op de communicatie tussen de uitvoerder en de onderaannemer tijdens de opleverfase.
Gebrekenbeheer
Wanneer een gebrek wordt gedetecteerd, wijst de uitvoerder de exacte locatie aan en maakt hij een nieuw gebrek aan.
Ze voegen alle nodige informatie en foto's van het probleem toe, en sturen het vervolgens naar de verantwoordelijke persoon van de onderaannemer.
Onderaannemers ontvangen de taak en kunnen het vastgelegde probleem op locatie lokaliseren. Ze kunnen dan of:
- het gebrek verhelpen en het terugsturen naar de uitvoerder, of
- de taak afkeuren als het bijvoorbeeld niet voor hen bestemd is.
Het volgende artikel beschrijft dit in meer detail vanuit het perspectief van een aannemer: Hoe taken te beantwoorden.
Overzicht van gebreken
Tijdens de opleverfase heb je volledige controle over alle gebreken en kun je deze visualiseren en analyseren, ze afdrukken in verschillende lay-outs of taakherinneringen verzenden.
Gebreken per verdieping:
|
Gebreken in de loop van de tijd:
|
Gebreken per aannemer: |
|
Gebreken kunnen worden afgedrukt:
|
Voorbeeld van een lijst van gebreken:
|
Beheer
Upload 3D-modellen en 2D-tekeningen
Zorg ervoor dat de structuur van Locaties zo is opgezet dat deze zo goed mogelijk lijkt op de fysieke locaties, lees dit artikel voor een best practice-aanpak: Locaties - best practice.
Stel gebruikersgroepen in
Stel gebruikersgroepen in voor uw onderaannemers en de uitvoerder(s). Gebruikersgroepen helpen u om de diverse teams en rollen gemakkelijker te beheren.
Lees dit artikel over de best practice-aanpak: Gebruikersgroepen - best practice.
Stel een taaksjabloon in voor gebreken
Gebreken worden aangemaakt als Taken in Dalux.
Taaksjablonen stellen u in staat om datavelden toe te voegen of te wijzigen die u, als uitvoerder, invult bij het aanmaken van een gebrek.
Maak een sjabloon aan met behulp van deze gids.
Het sjabloon moet een minimum aan velden bevatten, zodat het gemakkelijk kan worden ingevuld tijdens bijvoorbeeld de opleverronde. Overweeg een deadline.
Stel workflows in
De laatste stap van het instellen van gebrekenbeheer is het definiëren van workflows. Stel werkpakketten en workflows in zoals beschreven in onze best practice-aanpak: Werkpakketten en workflows - best practice.
Tips en trucs
Zorg ervoor dat u slechts één onderaannemer per workflow toevoegt, dit helpt u om een beter overzicht te krijgen en het project gemakkelijker te maken.
A0Lees meer
Als u meer wilt leren over hoe u Dalux kunt instellen volgens best practices, lees dan dit artikel:
Gebruikersgroepen - best practice