Hoe gebruik je Vergaderingen

De vergaderfunctie maakt het gemakkelijk en efficiënt om je vergaderingen met andere deelnemers in het project te plannen en de notulen vast te leggen. Met deze functie kun je vergaderingen plannen, de agenda toevoegen en opvolgvergaderingen instellen.

In dit artikel laten we zien hoe je de vergaderfunctie kunt gebruiken om vergaderingen te organiseren.

Wie kan vergaderingen aanmaken?

Wanneer de vergadering begint

Je kunt vergaderingen houden als je deel uitmaakt van een gebruikersgroep die toestemming heeft om vergaderingen te bewerken en volgende vergaderingen aan te maken. Wanneer je de vergadering bent begonnen, stel de deelnemers in als aanwezig of afwezig:

Schrijf vervolgens je aantekeningen (1) voor de verschillende vergaderitems:

Stel de status van vergaderitems in (2):

• De status 'Open' maakt het item beschikbaar in de volgende vergadering.
• De status 'Gesloten' sluit het item.

Vergaderitems koppelen aan taken (Field)/opmerkingen (Box)

Je kunt vergaderitems koppelen aan taken (Field) en opmerkingen (Box), zowel aan nieuwe als bestaande. Om dit te doen:

Klik rechts van het vergaderitem Selecteer tussen Nieuwe taak, Nieuwe opmerking, Bestaande taak, of Bestaande opmerking Selecteer een sjabloontype of bestaande registratie.

Of je kunt het doen tijdens het bewerken van het vergaderitem:

Bijlagen toevoegen aan vergaderitems

Je kunt bijlagen toevoegen aan vergaderitems om het voor de mensen die aan de vergadering hebben deelgenomen gemakkelijker te maken de relevante documenten en bestanden te vinden die tijdens een vergaderitem worden genoemd. Om een bijlage toe te voegen:

Klik rechts van het vergaderitem Selecteer het type bijlage dat je aan het item wilt toevoegen:

Volgende vergaderingen

Wanneer een vergadering is afgelopen en je op 'Vergadering beëindigen' klikt, kun je direct de volgende vergadering aanmaken.

Om dit te doen, klik je op Nieuwe opvolging aanmaken.

Openstaande vergaderitems, deelnemers, bijlagen bij vergaderitems, de beschrijving en alle gedefinieerde velden worden overgenomen.

Je hebt nog steeds de mogelijkheid om de vergaderinformatie, de deelnemers en de agenda te bewerken alsof het een nieuwe is.

Je kunt ook een volgende vergadering aanmaken vanuit de lijstweergave. Ga naar

Field Vergaderingen Nieuw 'Nieuwe opvolging aanmaken'.

Vergaderoverzicht

Wanneer de organisator/projectbeheerder besluit om de vergadering te beëindigen, wordt een link naar de deelnemers verzonden via e-mail:

Overzicht van vergaderingen

Je kunt een overzicht krijgen van alle vergaderingen, inhoud en bijbehorende lijstweergaven vanuit het zijmenu. In het zijmenu voor vergaderingen zijn er vijf categorieën van lijstweergaven:

• Alle vergaderingen
• Alle vergaderitems
• Mijn vergaderitems
• Achterstallige vergaderitems
• Specifieke vergadermappen (één voor elk vergadertype)

Alle vergaderingen

De Alle vergaderingen lijstweergave toont een overzicht van al de vergaderingen van alle soorten vergaderingen in het project. Vanuit de weergave kun je de verschillende soorten vergaderingen en informatie over:

• Vergadering nummer en titel
• Datum, start- en eindtijd
• Locatie
• Status
• Aantal vergadercategorieën en items
• Aantal deelnemers

Alle vergaderitems

In de Alle vergaderitems lijstweergave worden de items onder de vergadercategorieën voor alle vergaderingen weergegeven. Van hieruit kun je zien bij welke vergadering het hoort en de vergaderstatus. Voor de vergaderitems kun je het volgende zien:

• Titel van vergaderitem
• Verantwoordelijke
• Het type en de prioriteit
• Deadline
• Status van vergaderitem
• Of het is gekoppeld aan een taak of opmerking en bijlagen

Mijn vergaderitems

Vanuit de Mijn vergaderitems lijstweergave kun je alle vergaderitems zien waarvoor jij (of iedereen) verantwoordelijk bent en informatie over de vergaderitems.

Achterstallige vergaderitems

De achterstallige vergaderitems tonen alle achterstallige vergaderitems in het project.

Specifieke vergadermappen

Elke specifieke vergadermap toont dezelfde informatie als de Alle vergaderingen lijstweergave maar alleen voor die specifieke vergadering.

Kalenderweergave voor vergaderingen

De kalenderweergave stelt je in staat om alle vergaderingen op een kalender te zien. Het is ook mogelijk om vergaderingen aan te maken vanuit de kalenderweergave (vergaderingen die vanuit de kalenderweergave als concepten worden aangemaakt zonder een start- en eindtijd, worden niet in de kalender weergegeven).

Je kunt schakelen naar de kalenderweergave door op het -pictogram te klikken.

Een vergadering verwijderen

Als je een geplande vergadering verwijdert, ontvangen alle geplande deelnemers van de vergadering een e-mailnotificatie over de annulering. De annulerings-e-mail bevat ook een bijgewerkt kalenderbestand, zodat je de vergadering in je agenda kunt annuleren.