Projekto komunikacija retai apsiriboja tik pačiais dokumentais. Klausimai persikelia į el. laiškus, sprendimai priimami telefonu, o tuo metu, kai brėžinys pataisomas, niekas negali iki galo atkurti, kas ką pasakė ir kada. Tai sukuria atskaitomybės spragas ir apsunkina pokyčių valdymą projektui augant.
Vietoj to, kad apie neatitikimą pamatų brėžiniuose būtų rašoma konstrukcijų inžinieriui el. paštu, projektavimo vadovas Dalux tiesiogiai brėžinyje sukuria komentarą, priskiria jį atitinkamai vartotojų grupei, o visa koordinavimo komanda realiuoju laiku mato statusą.
Kai komentarai ir komunikacijos kanalai yra įdiegti:
- Visas dialogas yra susietas tiesiogiai su atitinkamu brėžiniu, dokumentu ar modeliu
- Sprendimai ir paaiškinimai saugomi kaip projekto įrašo dalis
- Reikiami suinteresuotieji subjektai įtraukiami į tinkamus pokalbius
- Komunikacija vyksta ne el. paštu, o projekto viduje
Komentarų nauda
Komentarai yra struktūruoti pranešimai, paprastai tiesiogiai susieti su dokumentu, brėžiniu ar BIM modeliu, pakeičiantys fragmentuotą išorinę komunikaciją atsekamu, su dokumentu susietu dialogu. Komentaras gali turėti anotacijas, statusą, galutinį terminą, atsakingą asmenį ir visą pranešimų giją, visa tai susieta su tiksliąja vieta dokumente, su kuriuo jis susijęs.
Komentarai nėra pokalbių įrankis. Jie yra koordinavimo įrašas. Be struktūros visi komentarai susilieja į vieną nediferencijuotą srautą.
Naudokite turimus laukus nuosekliai
Iš anksto apibrėžtas komentarų tipas Box Standard apima keturis laukus: sukūrė, priskirta kam, galutinis terminas ir prioritetas. Užpildžius juos kiekviename komentare užtikrinama, kad kiekvienas klausimas turėtų aiškų savininką, terminą ir skubos jausmą, todėl visai komandai lengviau nustatyti prioritetus ir tęsti veiksmus.
Suteikite tinkamoms vartotojų grupėms prieigą prie komentarų
Box Standard aplinkoje visos vartotojų grupės, turinčios prieigą prie komentarų, gali kurti ir peržiūrėti visus projekto komentarus. Peržiūrėkite, kurios vartotojų grupės turi būti koordinavimo dalimi, ir prieš komandai pradedant darbą įsitikinkite, kad prieiga priskirta tinkamai.
Kaip aktyvuoti komentarus
Komentarai naujuose projektuose įjungiami pagal numatytuosius nustatymus. Jei ne, aktyvuokite juos savo Box struktūros nustatymuose:
Tada pridėkite visas roles, kurios turėtų galėti kurti komentarus, į „Grupės su prieiga“.
Pastaba
Box Standard galite naudoti iš anksto nustatytą komentarų tipą ir suteikti vartotojams prieigą per vartotojų grupes. Projektams, kuriems reikalingos struktūruotos koordinavimo kategorijos, tokios kaip neatitikimų koordinavimas ar dokumentų peržiūra, Box Pro palaiko kelis komunikacijos kanalus ir komentarų tipus, suteikdamas komandai tikslesnę kontrolę, kas dalyvauja ir kokie komentarų tipai naudojami kiekvienu atveju.
Geroji praktika komentarams
Įjungdami komunikaciją savo projektui, iš pradžių apribokite prieigą iki minimumo ir palaipsniui didinkite ją pagal poreikį. Šios grupės visada turėtų turėti prieigą:
- Architektai ir inžinieriai peržiūri kitų disciplinų dizainus ir tvarko jiems priskirtus komentarus.
- Projektavimo vadovai koordinuoja komentarus ir problemas su visa projektavimo komanda.
- Pastato savininkas yra atsakingas už galutinių sprendimų dėl komentarų priėmimą, kai sprendimai nėra aiškūs.
Skaityti daugiau
Rekomenduojame pirmiausia peržiūrėti žingsnis po žingsnio straipsnius prieš gilinantis į funkcijas, bet jei norite apie komentarus paskaityti išsamiau, skaitykite šiuos straipsnius:
Kai turėsite aplanko struktūrą, vartotojų grupes, failo sritis ir komunikaciją, būsite pasiruošę pakviesti vartotojus į projektą. Paskutinis žingsnis yra patikrinti savo nustatymą prieš paleidžiant.