Kaip naudoti susitikimus

Susitikimų funkcija leidžia lengvai ir efektyviai planuoti susitikimus su kitais projekto dalyviais. Naudodamiesi šia funkcija, galite suplanuoti susitikimus, pridėti medžiagą ir nustatyti tolesnius susitikimus.

Šiame straipsnyje parodysime, kaip naudoti susitikimų funkciją organizuojant susitikimus.

Kas gali kurti susitikimus?

Kai prasideda susitikimas

Galite organizuoti susitikimus, jei priklausote vartotojų grupei, kuriai leidžiama redaguoti susitikimus ir kurti tolesnius susitikimus. Kai pradėjote susitikimą, nustatykite dalyvius kaip buvusius arba nedalyvaujančius:

Tuomet parašykite savo susitikimo pastabas (1) skirtingiems susitikimo elementams:

Nustatykite susitikimo elementų statusą (2):

• Statusas „Atidaryta“ perkelia elementą į kitą tolesnį susitikimą.
• Statusas „Uždaryta“ neperkelia elemento į kitą susitikimą.

Susitikimo elementų susiejimas su užduotimis/komentarais

Galite susieti susitikimo elementus su užduotimis ir komentarais, tiek naujomis, tiek esamomis, būdami susitikime. Tam:

Paspauskite dešinėje susitikimo elemento pusėje Pasirinkite iš Nauja užduotis, Naujas komentaras, Esama užduotis, arba Esamas komentaras Pasirinkite šablono tipą arba esamą registravimą.

Ar galite tai padaryti redaguodami susitikimo elementą:

Pridėti priedus prie susitikimo elementų

Galite pridėti priedus prie susitikimo elementų, kad palengvintumėte žmonėms, kurie dalyvavo susitikime, rasti atitinkamus dokumentus ir failus, kurie yra minimi susitikimo elemente. Norėdami pridėti priedą:

Paspauskite dešinėje nuo susitikimo elemento Pasirinkite priedo tipą, kurį norite pridėti prie elemento:

Tolesni susitikimai

Kai susitikimas baigtas, ir paspaudžiate 'Baigti susitikimą', galite sukurti tolesnį susitikimą.

Tam paspauskite Sukurti naują tolesnį veiksmą.

Atidaryti susitikimo elementai, dalyviai, priedai prie susitikimo elementų, aprašymas ir visi apibrėžti laukai bus perkelti.

Vis dar turėsite galimybę redaguoti susitikimo informaciją, dalyvius ir darbotvarkę, lyg tai būtų naujas susitikimas.

Taip pat galite sukurti tolesnį susitikimą iš sąrašo rodinio. Eiti į

Field Susitikimai Sukurti 'Naujas tolesnis veiksmas'.

Susitikimo santrauka

Kai organizatorius/projekto administratorius nusprendžia baigti susitikimą, nuoroda į santrauką bus išsiųsta dalyviams el. paštu:

Susitikimų apžvalga

Galite gauti visų susitikimų, turinio ir susijusių sąrašo rodinių apžvalgą iš šoninio meniu. Susitikimų šoniniame meniu yra penkios kategorijos sąrašo rodinių:

• Visi susitikimai
• Visi susitikimo elementai
• Mano susitikimo elementai
• Vėluojantys susitikimo elementai
• Specifiniai susitikimų aplankai (po vieną kiekvienam susitikimo tipui)

Visi susitikimai

Sąrašo rodinys Visi susitikimai rodo visų susitikimų tipų projekto apžvalgą. Iš rodinio galite matyti skirtingas susitikimo rūšis ir informaciją apie:

• Susitikimo numeris ir pavadinimas
• Data, pradžios ir pabaigos laikas
• Vieta
• Statusas
• Susitikimo kategorijų ir elementų skaičius
• Dalyvių skaičius

Visi susitikimo elementai

Sąrašo rodinyje Visi susitikimo elementai rodomi elementai, esantys po visų susitikimų kategorijomis. Iš čia galite matyti, kuriam susitikimui jis priklauso ir jo statusą. Susitikimo elementams galite matyti šiuos:

• Susitikimo elemento pavadinimas
• Atsakingas
• Tipas ir prioritetas
• Galutinis terminas
• Susitikimo elemento statusas
• Ar jis susietas su užduotimi arba komentaru ir priedais

Mano susitikimo elementai

Iš Mano susitikimo elementai sąrašo rodinio galite matyti visus susitikimo elementus, už kuriuos esate (ar visi) atsakingi, ir informaciją apie susitikimo elementus.

Vėluojantys susitikimo elementai

Vėluojantys susitikimo elementai parodys visus vėluojančius susitikimo elementus projekte.

Specifiniai susitikimų aplankai

Kiekvienas konkretus susitikimo aplankas rodys tą pačią informaciją kaip Visi susitikimai sąrašo rodinys, bet tik tam konkrečiam susitikimui.

Susitikimų kalendoriaus rodinys

Kalendoriaus rodinys leidžia jums matyti visus susitikimus kalendoriuje. Taip pat galima kurti susitikimus iš kalendoriaus rodinio (susitikimai, sukurti iš kalendoriaus rodinio, kaip juodraščiai be pradžios ir pabaigos laiko, nebus rodomi kalendoriuje).

Galite pereiti prie kalendoriaus rodinio, spustelėję -ikoną.

Susitikimo ištrynimas

Jei ištrinsite suplanuotą susitikimą, visi suplanuoti dalyviai gaus pranešimo el. pašte apie atšaukimą. Atšaukimo el. pašte taip pat bus atnaujintas kalendoriaus failas, todėl galėsite atšaukti susitikimą savo kalendoriuje.