Come impostare le Riunioni

La funzione riunione consente una pianificazione facile ed efficace delle riunioni di progetto, coinvolgendo efficacemente gli altri partecipanti. Utilizzando questa funzionalità è possibile organizzare riunioni, allegare oggetti della riunione e creare riunioni di follow-up.

In questo articolo vedremo come creare modelli di riunioni e come impostare le riunioni.

Attivare la funzionalità riunioni

Le riunioni sono disponibili sia nel modulo Box che in Field.

Per attivare la funzionalità, andare a

Impostazioni Box o Field Aggiungere funzionalità 'Riunioni'Attiva.

Chi può creare riunioni?

I permessi di 'Visualizza' o 'Modifica/crea follow-up' per riunioni specifiche sono controllati dai gruppi di utenti. Per impostare i permessi, andare a:

Impostazioni Utenti Scorrere fino a 'Gruppi personalizzati' Aprire il gruppo Aggiungere.

Come creare un modello di riunione

Con i modelli di riunione, è possibile riutilizzare la stessa agenda per più tipi di riunioni. I modelli possono essere creati dall'amministratore del progetto nelle impostazioni di Field/Box.

Per creare un modello, andare a

Impostazioni Box o Campo 'Modelli di riunione' Aggiungere:

Puoi scegliere se creare un nuovo modello o copiarne uno da un progetto esistente. È possibile scegliere se creare un nuovo modello o copiarne uno da un progetto esistente:

L'agenda è composta da categorie di riunione e da temi della riunione. I temi della riunione saranno automaticamente numerati e possono avere un tipo:

• Nessuno
• Approvazione
• Decisione
• Informazioni
• Punto di azione

e una priorità:

• Nessuno
• Basso: !
• Medio: !!
• Alto: !!!

Creare riunioni

Quando viene impostata una riunione è possibile scegliere se partire da zero o da un modello esistente.

Crea nuovo

Per creare una nuova riunione andare a:

Field Riunioni Nuovo 'Crea nuova riunione'.

Si aprirà una bozza vuota per creare una riunione senza agenda o descrizione. Qui è possibile personalizzare la riunione con posizione, data, ecc.

Creare nuova riunione da modello

Creare una riunione da un modello semplifica il processo e consente la standardizzazione dell'agenda.

Per creare una riunione da un modello, andare a:

Riunioni Nuovo 'Crea nuova riunione da modello' Scegliere il modello, quindi iniziare a compilare ulteriori informazioni sulla riunione:

Personalizzazione delle riunioni

Quando vien creata una riunione sono disponibili diverse opzioni di personalizzazione, sia che sia stata creata da zero che da un modello.

È possibile personalizzare i seguenti campi:

Informazioni sulla riunione

• Permette di creare un titolo per la riunione e di impostare la data, l'ora e la durata. questi avranno accesso soltanto alla serie di riunioni dello stesso tipo di quella alla quale sono stati invitati.

Partecipanti

• Individuare i partecipanti: questi avranno accesso soltanto alla serie di riunioni dello stesso tipo di quella alla quale sono stati invitati.

Agenda

• Qui è possibile identificare le diverse categorie di riunioni. All'interno di ciascuna categoria di riunioni è possibile aggiungere temi di default per il tipo di riunione. 

Temi della riunione

I temi della riunione descrivono i diversi argomenti all'interno di ogni categoria che devono essere discussi durante la riunione. Quando vengono creati temi di riunione, è possibile modificare:

• Il titolo
• La persona responsabile
• La priorità del problema
• Una scadenza per l'oggetto
• Il tipo di oggetto
• Una descrizione dell'oggetto

I diversi tipi fra i quali è possibile scegliere sono:

• NessunoNessuno
• Approvazione
• Decisione
• Informazioni
• Punto di azione

Terminare la configurazione

Quando le informazioni sulla riunione sono state compilate, è possibile iniziare a invitare i partecipanti:

Adesso è possibile iniziare iniziare la riunione.

Gestire le riunioni