La comunicazione di progetto raramente rimane confinata ai documenti stessi. Le domande passano all'email, le decisioni avvengono nelle telefonate e, quando un disegno viene rivisto, nessuno può ricostruire completamente chi ha detto cosa o quando. Questo crea lacune di responsabilità e rende difficile gestire il cambiamento man mano che il progetto cresce.
Anziché inviare un'email all'ingegnere strutturale riguardo a un conflitto nei disegni delle fondazioni, il responsabile del design crea un commento direttamente sul disegno in Dalux, lo assegna al gruppo di utenti pertinente e l'intero team di coordinamento vede lo stato in tempo reale.
Una volta che i commenti e i canali di comunicazione sono attivati:
- Tutto il dialogo è collegato direttamente al disegno, al documento o al modello pertinente
- Le decisioni e le chiarificazioni sono archiviate come parte del record del progetto
- I giusti stakeholder sono coinvolti nelle giuste conversazioni
- La comunicazione resta fuori dall'email e all'interno del progetto
Il vantaggio dei commenti
I commenti sono messaggi strutturati, tipicamente collegati direttamente a un documento, un disegno o un modello BIM, sostituendo la comunicazione esterna frammentata con un dialogo tracciabile e collegato al documento. Un commento può contenere annotazioni, uno stato, una scadenza, un responsabile e un intero thread di messaggi, tutti collegati all'esatta ubicazione del documento a cui si riferisce.
I commenti non sono uno strumento di chat. Sono un registro di coordinamento. Senza struttura, tutti i commenti confluiscono in un unico flusso indifferenziato.
Usa i campi disponibili in modo coerente
Il tipo di commento predefinito in Box Standard include quattro campi: creato da, assegnato a, scadenza e priorità. Compilarli in ogni commento garantisce che ogni problema abbia un proprietario chiaro, una tempistica e un senso di urgenza, rendendo più facile per l'intero team dare priorità e fare seguito
Dai accesso ai commenti ai gruppi di utenti corretti
In Box Standard, tutti i gruppi di utenti con accesso ai commenti possono creare e visualizzare tutti i commenti nel progetto. Rivedi quali gruppi di utenti devono far parte del coordinamento e assicurati che l'accesso sia assegnato di conseguenza prima che il team inizi a lavorare.
Come attivare i commenti
I commenti sono attivati per impostazione predefinita nei nuovi progetti. Se non lo sono, attivali nelle impostazioni di Box:
Quindi, aggiungi tutti i ruoli che dovrebbero poter creare commenti a 'Gruppi con accesso'.
Nota
In Box Standard, puoi usare un tipo di commento predefinito e concedere agli utenti l'accesso tramite gruppi di utenti. Per i progetti che richiedono categorie di coordinamento strutturate, come il coordinamento dei conflitti o la revisione dei documenti, Box Pro supporta più canali di comunicazione e tipi di commento, offrendo ai team un controllo più preciso su chi partecipa e su quali tipi di commenti vengono usati in ciascuno.
Best Practice per i commenti
Quando abiliti la comunicazione per il tuo progetto, mantieni inizialmente l'accesso al minimo e aumentalo gradualmente secondo necessità. I seguenti gruppi dovrebbero avere sempre accesso:
- Architetti e ingegneri esaminano i design delle altre discipline e gestiscono i commenti assegnati loro.
- I design manager coordinano commenti e questioni con l'intero team di design.
- Il proprietario dell'edificio è responsabile di prendere le decisioni finali sui commenti quando le decisioni non sono chiare.
Per saperne di più
Ti consigliamo di seguire gli articoli passo per passo prima di approfondire le funzionalità, ma se vuoi leggere i commenti in modo più dettagliato, leggi questi articoli:
Con la tua struttura di cartelle, i gruppi di utenti, le aree dei file e la comunicazione in atto, sei pronto a invitare gli utenti al progetto. L'ultimo passo è verificare la tua configurazione prima di andare online.