In un progetto di costruzione, non tutti dovrebbero poter vedere o toccare ogni documento. Un imbianchino non ha bisogno di disegni meccanici. Un team di design non dovrebbe avere l'autorità di pubblicare file senza approvazione.
Gli amministratori in genere gestiscono questo tramite controlli di accesso strutturati. Invece di concedere l'accesso ai file a "Maria della società di architettura", concedilo al gruppo di utenti "Architetto". Quando un nuovo architetto inizia a metà progetto, aggiorna il gruppo una sola volta e l'accesso continua senza interruzioni.
Una volta che i gruppi di utenti e i permessi sono stati definiti:
- Ogni partecipante al progetto vede solo ciò che richiede il suo ruolo
- L'accesso alle cartelle rimane coerente e prevedibile in tutto il progetto
- I cambiamenti di personale non richiedono alcuna ristrutturazione dei permessi o dei flussi di lavoro
Definizione dei gruppi di utenti
Rivedi i tuoi contratti, l'organigramma e la struttura della cartella dalla Fase 1. Ogni ruolo con la propria cartella ha bisogno del proprio gruppo di utenti. Chiediti:
- Chi carica i documenti e chi invece si limita a rivederli?
- Chi ha bisogno di accesso a tutte le cartelle e chi solo alle proprie?
- Ci sono cartelle, come l'amministrazione dei contratti, con accesso limitato?
Usa le tue risposte per creare un elenco di gruppi di utenti che rispecchi il modo in cui il tuo team lavora davvero, non solo la sua struttura formale.
Best Practice per i gruppi di utenti
I gruppi di utenti rappresentano ruoli e responsabilità nel progetto, non individui. Un gruppo può rappresentare l'architetto, l'ingegnere strutturale, l'appaltatore principale o uno specifico settore di subappalto. Ogni gruppo ha il proprio insieme di permessi che definisce ciò che i membri possono vedere, caricare, modificare e gestire all'interno di Dalux Box.
La struttura della cartella definisce ciò che esiste. I gruppi di utenti definiscono chi può interagire con essa e come.
Assegnare nomi ai gruppi per corrispondere alla struttura della cartella
Usa un sistema di numerazione o classificazione per i nomi dei gruppi. Assegna un nome a ogni gruppo in modo che corrisponda alla sua controparte di cartella usando lo stesso prefisso numerico, ad esempio, 01.Architect o 02.Foundation contractor. Questo mantiene l'elenco ordinato in modo coerente e rende subito chiaro dove appartiene ogni gruppo nella gerarchia del progetto.
Crea un gruppo per azienda o contratto
I gruppi dovrebbero contenere principalmente utenti della stessa azienda o dello stesso pacchetto di contratto. Questo rende semplice associare un gruppo alle sue responsabilità e raggiungere tutti gli utenti di una determinata azienda senza dover cercare tra più gruppi.
Suddividi per disciplina o settore quando un'azienda copre più aree
Se uno studio di ingegneria gestisce sia lavori meccanici sia elettrici, crea gruppi separati per ciascuna disciplina mantenendoli all'interno della stessa sequenza numerica. Questo ti consente di indirizzare con precisione informazioni e permessi, invece di inviare tutto all'intera azienda.
Inizia in modo semplice
Come per la struttura della cartella, inizia con i ruoli principali: cliente, team di progettazione, direzione lavori e subappaltatori chiave. Aggiungi gruppi solo quando una reale distinzione di accesso lo richiede. Una struttura semplice e coerente mantenuta nel tempo è più efficace di una completa che nessuno mantiene aggiornata.
Resisti alla tentazione di creare gruppi per ogni ruolo minore all'inizio del progetto. I progetti più solidi mantengono contenuto il numero di gruppi, aggiungendo struttura solo quando le reali esigenze del progetto lo richiedono.
Come configurare i gruppi di utenti
Configura i gruppi di utenti nelle impostazioni utente del tuo progetto:
Assegna un nome al gruppo e imposta i permessi.
Una volta completata la configurazione iniziale del progetto, aggiungi gli utenti tramite email. Per i team numerosi, usa il modello di importazione in blocco per evitare di inserire gli indirizzi uno per uno.
Per saperne di più
Ti consigliamo di seguire gli articoli passo dopo passo prima di approfondire le funzionalità, ma se vuoi saperne di più sui gruppi di utenti in dettaglio, puoi leggere questi articoli:
Con una struttura della cartella in atto, ogni partecipante al progetto ha un unico punto prevedibile in cui trovare e caricare i file. La navigazione diventa intuitiva, il rischio di lavorare da un file obsoleto diminuisce significativamente e l'accesso può essere controllato cartella per cartella man mano che il progetto scala.
Il passo successivo è definire chi ha accesso a cosa.