I progetti di costruzione generano rapidamente la documentazione. Senza un sistema condiviso, i disegni finiscono nelle caselle di posta personali, i subappaltatori usano file obsoleti e il controllo delle versioni diventa difficile da mantenere.
Una volta che la struttura della cartella è pronta:
- Ogni partecipante al progetto sa dove trovare e caricare i file
- La cronologia delle versioni viene tracciata in un'unica ubicazione permanente per documento
- I permessi possono essere applicati in modo logico, cartella per cartella
Definizione della struttura della cartella
Quando applicabile, allinea la tua struttura agli standard di gestione dei documenti locali o nazionali utilizzati nel tuo mercato. Inizia con il tuo organigramma, i contratti e la ripartizione del budget per identificare le discipline e documentare le responsabilità. Poi chiediti:
- Ogni disciplina/contratto ha la propria cartella?
- La struttura è coerente in tutte le fasi del progetto, così i file non devono essere spostati?
L'approccio per una buona configurazione
Una struttura della cartella in Dalux Box funziona come un file system su un PC: le cartelle rappresentano categorie, le sottocartelle suddividono queste categorie e i file sono archiviati in ubicazioni prevedibili.
Quando la struttura riflette il modo in cui il progetto viene gestito, i documenti rimangono in un'unica ubicazione permanente e Dalux gestisce automaticamente il tracciamento delle versioni.
Rifletti la struttura reale del progetto
Organizza le cartelle in base alle discipline e alle responsabilità contrattuali, come Architetto, Ingegnere strutturale, Subappaltatore delle fondazioni, non in base ai processi o alle date.
Usa un sistema di numerazione o classificazione
Anteporre numeri alle cartelle, ad esempio 01.Design o 02.Construction, rende la navigazione coerente indipendentemente dalla lingua o dall'ordinamento alfabetico.
Limita la profondità delle cartelle
Punta al massimo a due o tre livelli. Strutture più profonde aumentano il rischio che i file vengano archiviati nel posto sbagliato.
Pianifica i permessi insieme alla struttura
Ogni cartella che crei è un punto in cui l'accesso può essere controllato. Un architetto, un ingegnere o un designer di solito ottiene accesso in lettura a tutte le cartelle di design, ma accesso in scrittura solo alle proprie. I subappaltatori di solito hanno accesso in scrittura alla propria cartella e accesso in lettura ai file pubblicati come disegni, modelli e specifiche pertinenti al loro lavoro.
Inizia in modo semplice
Definisci la tua struttura di livello superiore prima che il progetto inizi: è difficile cambiarla una volta che il lavoro è in corso. Le cartelle di livello inferiore, come quelle dei singoli subappaltatori, possono essere aggiunte man mano che i contratti vengono assegnati e le responsabilità diventano più chiare.
Come creare la tua struttura della cartella
In Impostazioni, puoi partire da uno standard aziendale o dallo standard Dalux basato sulla gestione documentale A104. Quando configuri un nuovo progetto senza uno standard aziendale, Dalux offrirà una procedura guidata per aiutarti a creare una struttura della cartella e dei gruppi di utenti in un colpo solo. Se preferisci partire da zero, puoi configurare la struttura manualmente in Box.
Per saperne di più
Ti consigliamo di seguire gli articoli passo passo prima di approfondire le funzionalità, ma se vuoi leggere in modo più dettagliato come configurare la tua struttura della cartella, leggi questi articoli:
Con una struttura della cartella in atto, ogni partecipante al progetto ha un unico posto prevedibile in cui trovare e caricare i file. La navigazione diventa intuitiva, il rischio di lavorare su un file obsoleto si riduce in modo significativo e l'accesso può essere controllato cartella per cartella man mano che il progetto cresce.
Il passo successivo è definire chi ha accesso a cosa.