Come utilizzare le riunioni

La funzione riunione consente una pianificazione facile ed efficace delle riunioni di progetto, coinvolgendo efficacemente gli altri partecipanti. Questa funzionalità permette di pianificare riunioni, aggiungere allegati e impostare riunioni di follow-up.

Questo articolo illustra come utilizzare la funzione riunioni per gestire riunioni.

Chi può creare riunioni?

Quando inizia la riunione

Puoi condurre riunioni se fai parte di un gruppo utente autorizzato a modificare le riunioni e creare riunioni di follow-up. Quando hai avviato la riunione, imposta i partecipanti come presenti o assenti:

Quindi scrivi le note della tua riunione per i diversi punti della riunione:

Imposta lo stato dei punti della riunione (2):

• Lo stato 'Aperto' porterà il tema alla prossima riunione di follow-up.
• Lo stato 'Chiuso' non porterà il tema alla prossima riunione.

Collegare i punti della riunione a compiti/commenti

Puoi collegare i punti della riunione a compiti e commenti, siano essi nuovi o esistenti, durante una riunione. Per fare ciò:

Clicca a destra del punto della riunione Scegli tra Nuovo compito, Nuovo commento, Compito esistente, o Commento esistente Seleziona un tipo di modello o registrazione esistente.

Oppure puoi farlo quando modifichi il punto della riunione:

Aggiungi allegati ai punti della riunione

Puoi aggiungere allegati ai punti della riunione per rendere più facile per le persone che hanno partecipato alla riunione trovare i documenti e i file a cui si fa riferimento durante un tema della riunione. Per aggiungere un allegato:

Clicca a destra del punto della riunione Seleziona il tipo di allegato che desideri aggiungere al punto:

Riunioni di follow-up

Quando una riunione è finita e clicchi su 'Termina riunione', puoi creare una riunione di follow-up.

Per farlo, clicca Crea nuova riunione di follow-up.

I punti aperti della riunione, i partecipanti, gli allegati sui punti della riunione, la descrizione e tutti i campi definiti verranno trasferiti nella nuova riunione.

Avrai ancora la possibilità di modificare le informazioni della riunione, i partecipanti e l'agenda come se fosse una nuova.

Puoi anche creare una riunione di follow-up dalla visualizzazione ad elenco. Vai a

Field Riunioni Nuovo 'Crea nuova riunione di follow-up'.

Riepilogo della riunione

Quando l'organizzatore/l'amministratore del progetto decide di terminare la riunione, un link al riepilogo sarà inviato ai partecipanti tramite email:

Panoramica delle riunioni

Puoi avere una panoramica di tutte le riunioni, dei contenuti e delle visualizzazioni ed elenco associate dal menu laterale. Nel menu laterale per le riunioni, ci sono cinque categorie di visualizzazioni ad elenco:

• Riunioni
• Sessioni della riunione
• Oggetti della riunione
• I miei oggetti della riunione
• Punti della riunione in sospeso

Riunioni

La vista dell'elenco Riunioni mostra una panoramica dell'ultima riunione di ogni serie di riunioni a cui hai accesso. Da questa vista puoi visualizzare i diversi tipi di riunioni e le informazioni su:

• Stato della riunione
• Titolo della riunione
• Ultima riunione
• Prossima riunione
• Numero di riunioni nella serie
• Oggetti della riunione aperti
• Categorie di riunioni aperte

Sessioni della riunione

Nella vista dell'elenco Sessioni della riunione puoi visualizzare tutte le riunioni della serie di riunioni. È utile se devi trovare il verbale di una riunione specifica.

Oggetti della riunione

Dalla vista dell'elenco Oggetti della riunione puoi visualizzare tutti gli oggetti della riunione di tutte le riunioni a cui hai accesso. Questo consente di creare filtri per tutte le riunioni.

I miei punti della riunione

Dalla vista dell'elenco I miei oggetti della riunione puoi visualizzare tutti gli oggetti della riunione di cui sei responsabile.

Punti della riunione in sospeso

I punti della riunione in sospeso mostreranno tutti i punti della riunione in sospeso nel progetto.

Vista agenda per le riunioni

La visualizzazione calendario consente di vedere tutte le riunioni su un calendario. È anche possibile creare riunioni dalla visualizzazione calendario (le riunioni create dalla visualizzazione calendario come bozza senza ora di inizio e di fine, non saranno mostrate nel calendario).

Puoi passare alla visualizzazione calendario, facendo clic sull'icona .

Eliminazione di una riunione

Se cancelli una riunione pianificata, tutti i partecipanti pianificati per la riunione riceveranno una notifica di cancellazione via email. L'email di cancellazione conterrà anche un file calendario aggiornato, così potrai annullare la riunione nel tuo calendario.