Come utilizzare le riunioni

La funzione riunione consente una pianificazione facile ed efficace delle riunioni di progetto, coinvolgendo efficacemente gli altri partecipanti. Questa funzionalità permette di pianificare riunioni, aggiungere allegati e impostare riunioni di follow-up.

Questo articolo illustra come utilizzare la funzione riunioni per gestire riunioni.

Chi può creare riunioni?

Quando inizia la riunione

Puoi condurre riunioni se fai parte di un gruppo utente autorizzato a modificare le riunioni e creare riunioni di follow-up. Quando hai avviato la riunione, imposta i partecipanti come presenti o assenti:

Quindi scrivi le note della tua riunione per i diversi punti della riunione:

Imposta lo stato dei punti della riunione (2):

• Lo stato 'Aperto' porterà il tema alla prossima riunione di follow-up.
• Lo stato 'Chiuso' non porterà il tema alla prossima riunione.

Collegare i punti della riunione a compiti/commenti

Puoi collegare i punti della riunione a compiti e commenti, siano essi nuovi o esistenti, durante una riunione. Per fare ciò:

Clicca a destra del punto della riunione Scegli tra Nuovo compito, Nuovo commento, Compito esistente, o Commento esistente Seleziona un tipo di modello o registrazione esistente.

Oppure puoi farlo quando modifichi il punto della riunione:

Aggiungi allegati ai punti della riunione

Puoi aggiungere allegati ai punti della riunione per rendere più facile per le persone che hanno partecipato alla riunione trovare i documenti e i file a cui si fa riferimento durante un tema della riunione. Per aggiungere un allegato:

Clicca a destra del punto della riunione Seleziona il tipo di allegato che desideri aggiungere al punto:

Riunioni di follow-up

Quando una riunione è finita e clicchi su 'Termina riunione', puoi creare una riunione di follow-up.

Per farlo, clicca Crea nuova riunione di follow-up.

I punti aperti della riunione, i partecipanti, gli allegati sui punti della riunione, la descrizione e tutti i campi definiti verranno trasferiti nella nuova riunione.

Avrai ancora la possibilità di modificare le informazioni della riunione, i partecipanti e l'agenda come se fosse una nuova.

Puoi anche creare una riunione di follow-up dalla visualizzazione ad elenco. Vai a

Field Riunioni Nuovo 'Crea nuova riunione di follow-up'.

Riepilogo della riunione

Quando l'organizzatore/l'amministratore del progetto decide di terminare la riunione, un link al riepilogo sarà inviato ai partecipanti tramite email:

Panoramica delle riunioni

Puoi avere una panoramica di tutte le riunioni, dei contenuti e delle visualizzazioni ed elenco associate dal menu laterale. Nel menu laterale per le riunioni, ci sono cinque categorie di visualizzazioni ad elenco:

• Tutte le riunioni
• Tutti gli oggetti della riunione
• I miei oggetti della riunione
• Punti della riunione in sospeso
• Cartelle di riunione specifiche (una per ogni tipo di riunione)

Tutte le riunioni

La visualizzazione di tutte le riunioni mostra una panoramica di tutte le riunioni di tutti i tipi di riunione nel progetto. Dalla visualizzazione puoi vedere i diversi tipi di riunioni e le informazioni su:

• Numero e titolo della riunione
• Data, ora di inizio e di fine
• Ubicazione
• Stato
• Numero di categorie e punti della riunione
• Numero di partecipanti

Tutti i punti della riunione

Nella visualizzazione di tutti gli oggetti della riunione, vengono mostrati gli oggetti sotto le categorie della riunione per tutte le riunioni. Da qui puoi vedere a quale riunione appartiene e lo stato della riunione. Per i punti della riunione puoi vedere i seguenti:

• Titolo del punto della riunione
• Responsabile
• Il tipo e la priorità
• Scadenza
• Stato del punto della riunione
• Se è collegato a un compito o commento e allegati

I miei punti della riunione

Dalla visualizzazione dei miei oggetti della riunione puoi vedere tutti gli oggetti della riunione per i quali sei (o tutti) responsabile e le informazioni sugli oggetti della riunione.

Punti della riunione in sospeso

I punti della riunione in sospeso mostreranno tutti i punti della riunione in sospeso nel progetto.

Cartelle di riunione specifiche

Ogni cartella di riunione specifica mostrerà le stesse informazioni della visualizzazione di tutte le riunioni ma solo per quella particolare riunione.

Visualizzazione calendario per le riunioni

La visualizzazione calendario consente di vedere tutte le riunioni su un calendario. È anche possibile creare riunioni dalla visualizzazione calendario (le riunioni create dalla visualizzazione calendario come bozza senza ora di inizio e di fine, non saranno mostrate nel calendario).

Puoi passare alla visualizzazione calendario, facendo clic sull'icona .

Cancellare una riunione

Se cancelli una riunione pianificata, tutti i partecipanti pianificati per la riunione riceveranno una notifica di cancellazione via email. L'email di cancellazione conterrà anche un file calendario aggiornato, così potrai annullare la riunione nel tuo calendario.