A projektkommunikáció ritkán marad kizárólag a dokumentumokon belül. A kérdések e-mailben folytatódnak, a döntések telefonhívások során születnek meg, és mire egy rajzot felülvizsgálnak, senki sem tudja teljesen rekonstruálni, ki mit mondott vagy mikor. Ez elszámoltathatósági hiányosságokat okoz, és megnehezíti a változások kezelését, ahogy a projekt növekszik.
Ahelyett, hogy e-mailt küldene a tartószerkezeti mérnöknek az alapozási rajzokon lévő ütközésvizsgálatról, a design menedzser közvetlenül a rajzon hoz létre egy megjegyzést a Daluxban, hozzárendeli a megfelelő felhasználói csoporthoz, és a teljes koordinációs csapat valós időben látja az állapotot.
Miután a megjegyzések és kommunikációs csatornák a helyükre kerültek:
- Minden párbeszéd közvetlenül a releváns rajzhoz, dokumentumhoz vagy modellhez kapcsolódik
- A döntések és pontosítások a projekt nyilvántartásának részeként kerülnek tárolásra
- A megfelelő érintettek vesznek részt a megfelelő beszélgetésekben
- A kommunikáció az e-mailen kívül marad, és a projekten belül zajlik
A megjegyzések előnye
A megjegyzések strukturált üzenetek, amelyek jellemzően közvetlenül egy dokumentumhoz, rajzhoz vagy BIM modellhez kapcsolódnak, és a széttöredezett külső kommunikációt nyomon követhető, dokumentumhoz kapcsolt párbeszéddel váltják fel. Egy megjegyzés tartalmazhat jelöléseket, állapotot, határidőt, felelős felet és egy teljes üzenetszálat, mindezt ahhoz a pontos helyhez kötve a dokumentumban, amelyre vonatkozik.
A megjegyzések nem csevegőeszközök. Ezek koordinációs nyilvántartások. Struktúra nélkül minden megjegyzés egyetlen, megkülönböztetés nélküli folyamként áramlik.
Használd következetesen a rendelkezésre álló mezőket
A Box Standard előre definiált megjegyzéstípusa négy mezőt tartalmaz: létrehozta, hozzárendelve, határidő és prioritás. Ha minden megjegyzésbe kitöltöd őket, biztosíthatod, hogy minden ügynek legyen egyértelmű felelőse, időkerete és sürgősségérzete, így az egész csapat számára könnyebb lesz a priorizálás és a nyomon követés.
Adj megfelelő felhasználói csoportoknak hozzáférést a megjegyzésekhez
A Box Standardban minden olyan felhasználói csoport, amely hozzáfér a megjegyzésekhez, létrehozhatja és megtekintheti az összes megjegyzést a projektben. Tekintsd át, mely felhasználói csoportoknak kell részt venniük a koordinációban, és győződj meg róla, hogy a hozzáférés megfelelően van hozzárendelve, mielőtt a csapat elkezd dolgozni.
Hogyan aktiválhatók a megjegyzések
Az új projektekben a megjegyzések alapértelmezés szerint aktiválva vannak. Ha nem, aktiváld őket a Box beállításaiban:
Ezután add hozzá az összes szerepkört, amelynek képesnek kell lennie megjegyzések létrehozására, a 'Hozzáféréssel rendelkező csoportok' közé.
Megjegyzés
A Box Standardban használhat egy előre meghatározott megjegyzéstípust, és felhasználói csoportokon keresztül adhat hozzáférést a felhasználóknak. Azoknál a projektekben, amelyek strukturált koordinációs kategóriákat igényelnek, például ütközésvizsgálati koordinációt vagy dokumentumfelülvizsgálatot, a Box Pro több kommunikációs csatornát és megjegyzéstípust támogat, így a csapat számára pontosabb kontrollt biztosít afelett, hogy ki vesz részt, és milyen megjegyzéstípusokat használnak az egyes esetekben.
A megjegyzések legjobb gyakorlata
Amikor engedélyezed a kommunikációt a projektedben, kezdetben tartsd a hozzáférést minimálisra, és szükség szerint fokozatosan növeld. A következő csoportoknak mindig hozzáféréssel kell rendelkezniük:
- Építészek és mérnökök felülvizsgálják a többi szakterület terveit, és kezelik a hozzájuk rendelt megjegyzéseket.
- Design menedzserek koordinálják a megjegyzéseket és a kérdéseket a teljes design csapattal.
- Az épület tulajdonosa felelős a megjegyzésekkel kapcsolatos végső döntések meghozataláért, amikor a döntések nem egyértelműek.
Olvass tovább
Javasoljuk, hogy a funkciók mélyebb megismerése előtt kövesse a lépésről lépésre útmutató cikkeket, de ha részletesebben szeretne olvasni a megjegyzésekről, olvassa el ezeket a cikkeket:
A mappaszerkezeteddel, felhasználói csoportjaiddal, fájlterületeiddel és kommunikációddal készen állsz arra, hogy felhasználókat hívj meg a projekthez. Az utolsó lépés a beállításaid ellenőrzése, mielőtt élesbe állsz.