Egy építési projekten nem mindenkinek szabad látnia vagy megérintenie minden dokumentumot. Egy festőnek nincs szüksége műszaki rajzokra. Egy tervezőcsapatnak nem kellene rendelkeznie a fájlok jóváhagyás nélküli közzétételének jogosultságával.
A rendszergazdák ezt általában strukturált hozzáférés-vezérléssel kezelik. Ahelyett, hogy a fájlhozzáférést a „Maria from the architecture firm” személyhez adnád, add a „Architect” felhasználói csoportnak. Amikor egy új építész a projekt közben csatlakozik, egyszer frissítsd a csoportot, és a hozzáférés megszakítás nélkül folytatódik.
Miután a felhasználói csoportok és jogosultságok a helyükre kerültek:
- Minden projekt résztvevő csak azt látja, amit a beosztása megkövetel
- A mappákhoz való hozzáférés a projekt teljes ideje alatt következetes és kiszámítható marad
- A személyi változások nem igényelnek a jogosultságok vagy munkafolyamatok átszervezését
Felhasználói csoportok meghatározása
Tekintsd át a szerződéseidet, a szervezeti ábrát és a mappaszerkezetet az 1. lépésből. Minden olyan beosztáshoz, amelynek saját mappája van, saját felhasználói csoport szükséges. Tedd fel magadnak a kérdést:
- Ki tölt fel dokumentumokat, szemben azzal, ki csak felülvizsgálja őket?
- Kinek van hozzáférésre szüksége az összes mappában, szemben csak a sajátjával?
- Vannak-e olyan korlátozott mappák, mint például a szerződéskezelés?
A válaszaidat használd fel egy olyan felhasználói csoportlista összeállításához, amely azt tükrözi, ahogyan a csapatod valójában dolgozik, nem csak azt, ahogyan formálisan fel van építve.
Jó gyakorlat felhasználói csoportokhoz
A felhasználói csoportok a projekten belüli beosztásokat és felelősségeket képviselik, nem pedig egyéneket. Egy csoport képviselheti az építészt, a szerkezettervezőt, a fővállalkozót vagy egy adott alvállalkozói szakmát. Minden csoportnak megvan a maga jogosultságkészlete, amely meghatározza, hogy a tagok mit láthatnak, tölthetnek fel, szerkeszthetnek és kezelhetnek a Dalux Boxban.
A mappaszerkezet határozza meg, mi létezik. A felhasználói csoportok határozzák meg, ki és hogyan léphet vele interakcióba.
Nevezze el a csoportokat úgy, hogy illeszkedjenek a mappaszerkezethez
Használjon számozási vagy osztályozási rendszert a csoportnevekhez. Nevezze el az egyes csoportokat úgy, hogy megfeleljenek a hozzájuk tartozó mappának, ugyanazzal a számozási előtaggal, például 01.Architect vagy 02.Foundation contractor. Ez következetesen rendezetten tartja a listát, és azonnal világossá teszi, hogy az egyes csoportok hol helyezkednek el a projekt hierarchiájában.
Hozzon létre egy csoportot vállalatonként vagy szerződésenként
A csoportoknak elsődlegesen ugyanazon vállalat vagy szerződéses csomag felhasználóit kell tartalmazniuk. Ez megkönnyíti, hogy egy csoportot a feladataihoz rendeljünk, és egy adott vállalat összes felhasználóját elérjük anélkül, hogy több csoportban kellene keresgélni.
Ossza tovább szakterület vagy szakma szerint, ha egy vállalat több területet fed le
Ha egy mérnöki iroda egyszerre gépészeti és elektromos munkákat is végez, hozzon létre külön csoportokat minden szakterülethez, miközben azokat ugyanazon számozási sorrendben tartja. Ez lehetővé teszi, hogy pontosan célozza meg az információkat és a jogosultságokat, ahelyett hogy mindent az egész vállalatnak küldene.
Kezdje egyszerűen
A mappaszerkezethez hasonlóan a fő beosztásokkal kezdje: megrendelő, tervezőcsapat, kivitelezésirányítás és a kulcs alvállalkozók. Csoportokat csak akkor adjon hozzá, ha azt valódi hozzáférési különbség indokolja. Az egyszerű, következetes, idővel karbantartott szerkezet hatékonyabb, mint egy átfogó, amelyet senki sem tart naprakészen.
Álljon ellen a késztetésnek, hogy a projekt korai szakaszában minden kisebb beosztáshoz csoportot hozzon létre. A legerősebb projektek alacsonyan tartják a csoportok számát, és csak akkor adnak hozzá szerkezetet, amikor azt a valódi projektigények megkövetelik.
Felhasználói csoportok beállítása
Állítsa be a felhasználói csoportokat a projekt felhasználói beállításaiban:
Nevezze el a csoportot, és állítsa be a jogosultságokat.
Miután az elsődleges projektbeállítás befejeződött, adja hozzá a felhasználókat e-mail cím alapján. Nagy csapatok esetén használja a tömeges importálási sablont, hogy elkerülje a címek egyenkénti megadását.
Tovább
Azt javasoljuk, hogy a funkciók mélyebb megismerése előtt kövesd a lépésről lépésre útmutató cikkeket, de ha részletesebben szeretnél olvasni a felhasználói csoportokról, ezeket a cikkeket olvasd el:
A mappaszerkezet meglétével minden projekt résztvevőnek egyetlen, kiszámítható helye van a fájlok megtalálására és feltöltésére. A navigáció intuitívvá válik, az elavult fájlból való munkavégzés kockázata jelentősen csökken, és a hozzáférés a projekt bővülésével mappáról mappára szabályozható.
A következő lépés annak meghatározása, hogy ki mihez férhet hozzá.