Az építési projektek gyorsan dokumentációt generálnak. Megosztott rendszer nélkül a rajzok a személyes postaládákban kötnek ki, az alvállalkozók elavult fájlokat használnak, és a verziókövetést nehéz fenntartani.
Miután a mappaszerkezet a helyén van:
- Minden projekt résztvevő tudja, hol találja meg és töltheti fel a fájlokat
- A verziótörténet dokumentumonként egyetlen állandó helyen van nyomon követve
- A jogosultságok mappáról mappára, logikusan alkalmazhatók
A mappaszerkezet meghatározása
Ahol alkalmazható, igazítsa a szerkezetet a piacán használt helyi vagy nemzeti dokumentumkezelési szabványokhoz. Kezdje az org charttal, a szerződésekkel és a költségvetés bontásával, hogy azonosítsa a szakterületeket és dokumentálja a felelősségeket. Ezután kérdezze meg:
- Minden szakterülethez/szerződéshez saját mappa tartozik?
- A szerkezet minden projektfázisban következetes, így a fájlokat nem kell áthelyezni?
A jó beállítás megközelítése
A Dalux Box mappaszerkezete úgy működik, mint egy PC fájlrendszer: a mappák kategóriákat jelentenek, az almappák ezekre a kategóriákra bontanak, a fájlok pedig kiszámítható helyszíneken vannak tárolva.
Ha a szerkezet tükrözi, hogyan fut a projekt, a dokumentumok egyetlen állandó helyszínen maradnak, és a Dalux automatikusan kezeli a verziókövetést.
Tükrözze a projekt valódi szerkezetét
A mappákat a szakterületek és a szerződéses felelősségek köré szervezze, például Architect, Structural Engineer, Foundation contractor szerint, ne folyamatok vagy dátumok alapján.
Használjon számozási vagy osztályozási rendszert
A mappák számozott előtagja, például 01.Design vagy 02.Construction, következetessé teszi a navigációt a nyelvtől vagy az alfabetikus rendezéstől függetlenül.
Korlátozza a mappamélységet
Legfeljebb két-három szintre törekedjen. A mélyebb szerkezetek növelik annak kockázatát, hogy a fájlok rossz helyre kerülnek.
Tervezze meg a jogosultságokat a szerkezettel együtt
Minden létrehozott mappa egy olyan pont, ahol a hozzáférés szabályozható. Egy architect, engineer vagy designer jellemzően olvasási hozzáférést kap az összes design mappához, de írási hozzáférést csak a sajátjához. Az alvállalkozók jellemzően írási hozzáférést kapnak a saját mappájukhoz, valamint olvasási hozzáférést a munkájukhoz kapcsolódó közzétett fájlokhoz, például rajzokhoz, modellekhez és specifikációkhoz.
Kezdje egyszerűen
Határozza meg a felső szintű szerkezetet a projekt kezdete előtt, ezt később nehéz megváltoztatni, ha a munka már folyamatban van. Az alsóbb szintű mappák, például az egyes alvállalkozókhoz tartozók, később adhatók hozzá, ahogy a szerződéseket odaítélik és a felelősségek egyre világosabbá válnak.
Hogyan hozza létre a mappaszerkezetét
A Beállítások alatt kiindulhat egy céges szabványból vagy a Dalux szabványból az A104 dokumentumkezelés alapján. Amikor új projektet állít be céges szabvány nélkül, a Dalux egy vezetett végigvezetést kínál, hogy egy menetben létrehozhasson egy mappaszerkezetet és felhasználói csoportokat. Ha inkább nulláról építene, a szerkezetet manuálisan konfigurálhatja a Boxban.
Tovább
Javasoljuk, hogy a funkciókba való mélyebb belemerülés előtt kövesse a lépésről lépésre szóló cikkeket, de ha részletesebben szeretne olvasni a mappaszerkezet beállításáról, olvassa el ezeket a cikkeket:
A kialakított mappaszerkezettel minden projekt résztvevőjének egyetlen, kiszámítható helye van a fájlok megtalálására és feltöltésére. A navigáció intuitívvá válik, jelentősen csökken az elavult fájlból való munkavégzés kockázata, és a hozzáférés mappáról mappára szabályozható, ahogy a projekt méretarányban növekszik.
A következő lépés annak meghatározása, hogy ki mihez férhet hozzá.