Technikai információ
Az értekezletek funkció a Field és Box modulokban elérhető, és mindkét modulból használható. Ha a projektben van Field és Box, az értekezletek megosztva vannak a modulok között.
Ha a projektben nincs Dalux Field, szüksége van a Dalux Box Pro-ra az értekezletek használatához.
Az értekezlet funkció lehetővé teszi az értekezletek könnyű és hatékony megtervezését más résztvevőkkel a projektben. Ezzel a funkcióval ütemezheti az értekezleteket, anyagokat adhat hozzá, és következő értekezleteket állíthat be.
Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan használhatja az értekezletek funkciót az értekezletek lebonyolítására.
Ki hozhat létre értekezleteket?
Jogosultságok
Ahhoz, hogy létrehozhasson és beállíthasson értekezleteket, projektadminisztrátornak, Field adminisztrátornak vagy projekttervezőnek kell lennie (csak sablonokat hozhat létre). Az egyedi felhasználói csoportok számára engedélyezhető az értekezletek szerkesztése és követő értekezletek létrehozása.
További információk az értekezletek létrehozásáról és a sablonok beállításáról itt olvashatók: Hogyan állítsuk be az Értekezleteket.
Amikor az értekezlet elkezdődik
Az értekezletek lebonyolítása érdekében benne kell lennie egy felhasználói csoportban, amelynek engedélye van az értekezletek szerkesztésére és a követő értekezletek létrehozására. Amikor elindította az értekezletet, a résztvevőket jelenlévőként vagy hiányzóként kell beállítani:
Ezután írja meg az értekezletelemekhez tartozó megjegyzéseit (1):
Állítsa be az értekezletelemek állapotát (2):
- A 'Nyitott' állapot a következő értekezletére áthozza az elemet.
- A 'Lezárt' állapot nem hozza át az elemet a következő értekezletre.
Az értekezletelemek összekapcsolása feladatokkal/megjegyzésekkel
Az értekezletelemeket feladatokkal és megjegyzésekkel, akár új, akár meglévő elemekkel összekapcsolhatja, amikor értekezletet tart. Ehhez:
Kattintson az értekezletelem jobb szélére
Válasszon a következők közül
Új feladat,
Új megjegyzés,
Meglévő feladat, vagy
Meglévő megjegyzés
Válasszon egy típust vagy meglévő regisztrációt.
Vagy ezt megteheti az értekezletelem szerkesztésekor:
Csatolmányok hozzáadása az értekezletelemekhez
Csatolmányokat adhat hozzá az értekezletelemekhez, hogy megkönnyítse a résztvevők számára a releváns dokumentumok és fájlok megtalálását, amelyekre az értekezlet során hivatkoznak. A csatolmány hozzáadásához:
Kattintson az értekezleti elem jobb oldalán
Válassza ki a melléklet típusát, amelyet hozzá kíván adni az elemhez:
Tippek és trükkök
Míg az értekezlet zajlik, lehetősége van az értekezletelemek szerkesztésére vagy törlésére a értekezletelem mellett
Szerkesztés vagy
Törlés kattintásával.
Követő értekezletek
Amikor egy értekezlet befejeződik, és rákattint a 'Értekezlet befejezése' gombra, létrehozhat egy követő értekezletet.
Ehhez kattintson a Új követés létrehozása.
Az értekezletelemei, résztvevők, csatolmányok az értekezletelemein, a leírás és az összes meghatározott mező átkerül.
Továbbra is lehetősége lesz az értekezlet információinak, résztvevőknek és napirendnek a szerkesztésére, mintha új értekezlet lenne.
Következő értekezletet a listanézetből is létrehozhat. Ugorjon ide:
Field
Értekezletek
Létrehozás
'Új követő értekezlet'.
Értekezlet összefoglaló
Amikor a szervező/projektadminisztrátor úgy dönt, hogy befejezi az értekezletet, az összefoglalóra mutató hivatkozás kerül megküldésre a résztvevőknek e-mailben:
Értekezletek áttekintése
Áttekintést kaphat az összes értekezletről, a tartalomról és a kapcsolódó listanézetekről az oldalsáv menüjében. Az értekezletek oldalsáv menüjében öt kategória található az listanézetekhez:
-
Értekezletek
-
Értekezlet szakaszok
-
Értekezletelemek
-
Saját értekezletelem
-
Lejárt értekezletelemek
Értekezletek
Az Értekezletek lista nézete áttekintést nyújt az egyes értekezletsorozatok legutóbbi értekezletéről, amelyekhez hozzáférése van. Ebből a nézetből megtekintheti az értekezletek különböző típusait és a következő információkat:
- Értekezlet állapota
- Értekezlet címe
- Legutóbbi értekezlet
- Következő értekezlet
- Az értekezletsorozat értekezleteinek száma
- Megnyitás értekezletelemei
- Értekezlet kategória nyitása
Értekezlet szakaszok
Az Értekezlet szakaszok lista nézetében az értekezletsorozat összes értekezletét megtekintheti. Ez akkor hasznos, ha egy adott értekezlet jegyzőkönyvét kell megtalálnia.
Értekezletelemek
Az Értekezletelemek lista nézetében megtekintheti az összes olyan értekezlet összes értekezletelemét, amelyekhez hozzáférése van. Ez lehetővé teszi, hogy szűrőket hozzon létre az összes értekezletén.
Saját értekezletelemek
A Saját értekezletelemek lista nézetében megtekintheti az összes olyan értekezletelemet, amelyért Ön felelős.
Lejárt értekezletelemek
A lejárt értekezletelemek megmutatják az összes lejárt értekezletelemet a projektben.
Értekezletek naptárnézete
A naptár nézet lehetővé teszi az összes értekezlet megtekintését. A naptár nézetből értekezleteket is létrehozhat (a naptár nézetből létrehozott értekezletek piszkozatként, kezdési és befejezési idő nélkül nem kerülnek megjelenítésre a naptárban).
A naptár nézetre válthat a -ikonra kattintva.
Értekezlet törlése
Ha törli a tervezett értekezletet, az értekezlet összes tervezett résztvevője e-mail értesítést kap a lemondásról. Az e-mail értesítés tartalmazni fog egy frissített naptárfájlt is, így lemondhatja az értekezletet a naptárában.
Tovább
Az értekezletek beállításának megismeréséhez olvassa el ezt a cikket: Hogyan állítsuk be az Értekezleteket.