Az Értekezletek használata

Az értekezlet funkció lehetővé teszi az értekezletek könnyű és hatékony megtervezését más résztvevőkkel a projektben. Ezzel a funkcióval ütemezheti az értekezleteket, anyagokat adhat hozzá, és következő értekezleteket állíthat be.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan használhatja az értekezletek funkciót az értekezletek lebonyolítására.

Ki hozhat létre értekezleteket?

Amikor az értekezlet elkezdődik

Az értekezletek lebonyolítása érdekében benne kell lennie egy felhasználói csoportban, amelynek engedélye van az értekezletek szerkesztésére és a követő értekezletek létrehozására. Amikor elindította az értekezletet, a résztvevőket jelenlévőként vagy hiányzóként kell beállítani:

Ezután írja meg az értekezletelemekhez tartozó megjegyzéseit (1):

Állítsa be az értekezletelemek állapotát (2):

• A 'Nyitott' állapot a következő értekezletére áthozza az elemet.
• A 'Lezárt' állapot nem hozza át az elemet a következő értekezletre.

Az értekezletelemek összekapcsolása feladatokkal/megjegyzésekkel

Az értekezletelemeket feladatokkal és megjegyzésekkel, akár új, akár meglévő elemekkel összekapcsolhatja, amikor értekezletet tart. Ehhez:

Kattintson az értekezletelem jobb szélére Válasszon a következők közül Új feladat, Új megjegyzés, Meglévő feladat, vagy Meglévő megjegyzés Válasszon egy típust vagy meglévő regisztrációt.

Vagy ezt megteheti az értekezletelem szerkesztésekor:

Csatolmányok hozzáadása az értekezletelemekhez

Csatolmányokat adhat hozzá az értekezletelemekhez, hogy megkönnyítse a résztvevők számára a releváns dokumentumok és fájlok megtalálását, amelyekre az értekezlet során hivatkoznak. A csatolmány hozzáadásához:

Kattintson az értekezleti elem jobb oldalán Válassza ki a melléklet típusát, amelyet hozzá kíván adni az elemhez:

Követő értekezletek

Amikor egy értekezlet befejeződik, és rákattint a 'Értekezlet befejezése' gombra, létrehozhat egy követő értekezletet.

Ehhez kattintson a Új követés létrehozása.

Az értekezletelemei, résztvevők, csatolmányok az értekezletelemein, a leírás és az összes meghatározott mező átkerül.

Továbbra is lehetősége lesz az értekezlet információinak, résztvevőknek és napirendnek a szerkesztésére, mintha új értekezlet lenne.

Következő értekezletet a listanézetből is létrehozhat. Ugorjon ide:

Field Értekezletek Létrehozás 'Új követő értekezlet'.

Értekezlet összefoglaló

Amikor a szervező/projektadminisztrátor úgy dönt, hogy befejezi az értekezletet, az összefoglalóra mutató hivatkozás kerül megküldésre a résztvevőknek e-mailben:

Az értekezletek áttekintése

Áttekintést kaphat az összes értekezletről, a tartalomról és a kapcsolódó listanézetekről az oldalsáv menüjében. Az értekezletek oldalsáv menüjében öt kategória található az listanézetekhez:

• Összes értekezlet
• Minden értekezletelem
• Saját értekezletelemek
• Lejárt értekezletelemek
• Speciális értekezlet mappák (egy minden értekezlet típushoz)

Összes értekezlet

A Összes értekezlet listanézet áttekintést nyújt a projekt összes értekezletéről. A nézetből láthatók a különböző értekezlet típusok és az információk:

• Értekezlet száma és címe
• Dátum, kezdési és befejezési idő
• Helyszín
• Állapot
• Értekezlet kategóriák és elemek száma és címei
• Résztvevők száma

Minden értekezletelem

Az Minden értekezletelem listanézetben az összes értekezlet kategória alá tartozó elemek láthatók. Innen láthatja, hogy melyik értekezlethez tartozik és az értekezlet státusza. Az értekezletelemeknél az alábbiakat láthatja:

• Értekezlet elem címe
• Felelős
• A típus és prioritás
• Határidő
• Az értekezletelem állapota
• Össze van-e kapcsolva feladattal, megjegyzéssel vagy mellékletekkel

Saját értekezletelemek

A Saját értekezletelemek listanézetből láthatja az összes értekezletelemet, amelyért ön (vagy mindenki) felelős, és az értekezletelemekkel kapcsolatos információkat.

Lejárt értekezletelemek

A lejárt értekezletelemek megmutatják az összes lejárt értekezletelemet a projektben.

Speciális értekezlet mappák

Minden konkrét értekezletmappa ugyanazt az információt fogja megjeleníteni, mint az Összes értekezlet listanézet, de csak az adott értekezletre vonatkozóan.

Naptár nézet az értekezletekhez

A naptár nézet lehetővé teszi az összes értekezlet megtekintését. A naptár nézetből értekezleteket is létrehozhat (a naptár nézetből létrehozott értekezletek piszkozatként, kezdési és befejezési idő nélkül nem kerülnek megjelenítésre a naptárban).

A naptár nézetre válthat a -ikonra kattintva.

Értekezlet törlése

Ha törli a tervezett értekezletet, az értekezlet összes tervezett résztvevője e-mail értesítést kap a lemondásról. Az e-mail értesítés tartalmazni fog egy frissített naptárfájlt is, így lemondhatja az értekezletet a naptárában.