Comment configurer les réunions

La fonctionnalité Réunions permet une planification facile et efficace de vos réunions avec d'autres participants au projet. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez organiser des réunions, joindre des sujets de réunion et créer des suivis de réunion.

Dans cet article, nous allons passer en revue comment créer des modèles de réunion et comment configurer des réunions.

Activer la fonctionnalité Réunions

Réunions peut être trouvé dans les modules Box ou Field.

Pour activer la fonctionnalité, allez à

Réglages Box ou Field Ajouter des fonctionnalités 'Réunions'Activer.

Qui peut créer des réunions ?

Les autorisations 'Voir' ou 'Modifier/créer des suivis' pour des réunions spécifiques sont contrôlées par des groupes d'utilisateurs. Pour définir les autorisations, allez à :

Réglages Utilisateurs Faites défiler jusqu'à 'Groupes personnalisés' Ouvrez le groupe Ajouter.

Comment créer un modèle de réunion

Avec les modèles de réunion, il est possible de réutiliser l'agenda pour plusieurs types de réunion. Les modèles peuvent être créés par l'administrateur du projet dans les réglages Field/Box.

Pour créer un modèle, allez à

Réglages Box ou Field 'Modèles de réunion' Ajouter:

Vous pouvez choisir de créer un nouveau modèle ou de copier un modèle d'un projet existant. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez nommer le modèle, lui donner une description et configurer l'agenda :

L'agenda se compose de catégories de réunion et de sujets de réunion. Les sujets de réunion seront numérotés automatiquement et pourront se voir attribuer un type :

• Aucun(e)
• Validation
• Décision
• Information
• Point d'action

et une priorité :

• Aucun(e)
• Bas : !
• Moyen : !!
• Haut : !!!

Créer des réunions

Lorsque vous configurez une réunion, vous pouvez créer une réunion à partir de zéro ou d'un modèle existant.

Créer nouveau

Pour créer une nouvelle réunion, allez à :

Field Réunions Nouveau 'Créer une nouvelle réunion'.

Cela ouvrira un brouillon vide pour une réunion sans agenda ni description. Ici, vous pouvez personnaliser la réunion avec un lieu, une date, etc.

Créer nouveau à partir d'un modèle

Créer une réunion à partir d'un modèle permet de créer plus rapidement la réunion et permet également de normaliser l'agenda.

Pour créer une réunion à partir d'un modèle, allez à :

Réunions Nouveau 'Créer une nouvelle réunion à partir du modèle' Sélectionnez le modèle et commencez à remplir d'autres informations sur la réunion:

Personnalisation de la réunion

Lors de la création de la réunion, vous avez plusieurs options pour la personnaliser, que ce soit à partir de zéro ou d'un modèle.

Vous pouvez personnaliser :

Informations sur la réunion

• Créez un titre pour votre réunion et définissez la date, l'heure et la durée. Vous pouvez également choisir un lieu et ajouter une description.

Participants

• Choisissez qui doit participer. Les participants n'auront accès qu'à la série de réunions du type auquel ils ont été invités.

Agenda

• Décrivez les différentes catégories de réunion. Dans chaque catégorie de réunion, vous pouvez ajouter des sujets de réunion. 

Sujets de réunion

Les sujets de réunion décrivent les différents sujets qui doivent être discutés lors de la réunion. Lorsque vous créez des sujets de réunion, vous pouvez modifier :

• Le titre
• La personne responsable
• La priorité de l'enjeu
• Une échéance pour le sujet
• Le type de sujet
• Une description du sujet

Les différents types parmi lesquels vous pouvez choisir sont :

• Aucun(e)
• Validation
• Décision
• Information
• Point d'action

Finaliser la création

Lorsque les informations sur la réunion ont été remplies, commencez à inviter des participants :

Vous êtes maintenant prêt à commencer la réunion.

Conduire des réunions